Кейс12.

Опишите процесс открытие\закрытия магазина, в том числе уборку и прием мерчендайзинга перед закрытием м-на.

Один из продавцов вашей команды утверждает, что ему не выплатили часть заработной платы, это обстоятельство серьезно демотивирует его и сотрудник думает об увольнении. Как вы поступите в данной ситуации?

1. Согласно SOM:

Открытие магазина:

1. Открытие магазина всегда должно проводиться двумя штатными сотрудниками магазина, одним из которых является директор или ответственный сотрудник магазина. После открытия магазина директор или ответственный сотрудник магазина должен заполнить чек-лист открытия магазина (Приложение №8. Чек лист открытия/закрытия магазина), поставить в нём подпись, и обеспечить постановку подписи в данном чек-листе второго сотрудника, присутствовавшего при открытии магазина (1.1.1. Открытие/закрытие магазина).

2. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен убедитесь в том, чтобы каждый сотрудник магазина, сотрудник офиса компании или подрядчик зарегистрировались в Журнале регистрации учета при каждом входе/выходе на/с территории магазина. Это означает, что необходимо указывать имя и подпись, дату и время прихода/ухода в/из магазина в Журнале регистрации прихода/ухода. Журнал должен храниться на кассе магазина или в офисе директора магазина (1.1.2. Регистрация прихода и ухода) (Приложение №7. Разные документы).

3. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен организовать или произвести уборку торгового зала (1.1.7. Уборка).

4. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен подготовить магазин к открытию. Перед открытием магазина для покупателей, необходимо обойти территорию магазина и убедиться в подготовленности магазина к открытию, после чего заполнить Ежедневный гид менеджера (1.1.5. Ежедневный справочник руководителя; 1.1.4. Рабочие документы руководителя).

5. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен утром выполнить вход на информационный портал розничной сети (Communications Retail Portal, CoRP) для подготовки к проведению утреннего собрания и подготовить необходимые отчеты (1.1.21. Информационный портал розничной сети (CoRP)). Данный пункт будет применён после внедрения CoRP.

6. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен проверить продажи за предыдущий день и все KPI (1.1.3. Отслеживание ежедневных продаж и KPI).

7. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен заполнить внутренний график перерывов, а так же распределение ответственности за презентацию на текущий день (Зонирование сотрудников), перерывы и задачи для всех сотрудников магазина, озвучьте эту информацию в ходе проведения утреннего собрания (1.1.5. Ежедневный справочник руководителя; 2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю; 1.2.2. Распределение сотрудников магазина; 1.2.3. Проведение утренних собраний).

8. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен провести собрание, убедиться в том, что все сотрудники проинформированы и мотивированы и ознакомлены с показателями работы магазина, а так же задачами на текущий день (1.1.4. Рабочие документы руководителя; 1.2.3. Проведение утренних собраний).

9. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен осуществить пересчёт кассы магазина с утра и убедиться в корректности кассового остатка (соответствие фактического остатка с данными в системе магазина), после чего осуществить операцию внесения денежных средств в кассу/кассы магазина (1.3.1. Утренняя подготовка кассы).

10. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен обновить информацию на доске информации для персонала (1.2.4. Доска информации).

11. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен после открытия магазина включить музыку и видео мониторы, при наличии таковых в магазине (1.1.8. Воспроизведение музыки и видео).

Подготовьте магазин к продажам

1. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен подготовить товар к размещению в торговом зале в соответствии со стандартами визуального мерчендайзинга (1.1.4. Рабочие документы руководителя; 1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS); 1.4.2. Презентация нашей продукции).

2. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен осуществить вынос недостающего товара в торговый зал, начиная с лидеров продаж, в соответствии со стандартами визуального мерчендайзинга. Соблюдайте стандарты визуального мерчендайзинга, а так же порядок представления установленных размеров обуви, текстиля на презентации в торговом зале (1.1.4. Рабочие документы руководителя; 1.1.3. Обход с контрольной ведомостью стандартов управления розничным бизнесом компании adidas; 1.5.2. Пополнение ассортиментом торгового зала; 1.4.2. Презентация нашей продукции).

3. Каждое утро Директор магазина/ ответственный сотрудник магазина обязан организовать проверку товара, находящегося в торговом зале, на предмет наличия сенсоров и назначить ответственных сотрудников за контроль их наличия на товаре в течение всего рабочего дня.

Закрытие магазина

1. После закрытия магазина для покупателей проведите сверку и формирование всех отчетов по операциям и платежам за отчетный день (1.3.2. Закрытие кассовой смены).

2. После закрытия магазина для покупателей в случае выявления ошибок, сбоев в работе программного обеспечения, необходимо зафиксировать несоответствия или нарушения в проведении операций (1.3.2. Закрытие кассовой смены).

3. Необходимо обеспечить корректное оформление ежедневной документации (1.1.11. Документация).

4. После закрытия магазина для покупателей обойдите территорию магазина и заполните Ежедневный гид менеджера (1.1.5. Ежедневный справочник руководителя).

5. Проставьте отработанные часы сотрудников магазина в автоматизированной системе учета рабочего времени Time Keeping (1.1.2. Регистрация прихода и ухода)

6. Проведите выброс мусора в соответствии с установленными правилами (1.1.13. Выброс мусора).

7. Проведите проверку вещей сотрудников магазина на выходе в зоне видимости камер видеонаблюдения, а так же заполните ведомость проверки вещей и форму регистрации прихода/ухода (1.1.2. Регистрация прихода и ухода).

8. Магазин всегда должен закрываться двумя ответственными штатными сотрудниками, одним из которых является директор или ответственный сотрудник. Далее директор или ответственный сотрудник заполняет чек-лист закрытия магазина (Приложение №8. Чек_лист открытия_закрытия магазина), ставит в нём подпись, и обеспечивает постановку подписи в данном чек-листе другого сотрудника, присутствовавшего при закрытии магазина (1.1.1. Открытие/закрытие магазина).

2. Необходимо провести личную беседу с сотрудником. Выслушайте внимательно сотрудника, покажите, что его проблема очень важна. Помогите сотруднику разобраться в проблеме. Для начала узнайте, умеет ли сотрудник рассчитывать свою зп по текущей мотивационной схеме и рассчитайте вместе с ним его зп за тот месяц, когда ему не доплатили. Запросите у HRспециалиста расчетный лист на данного сотрудника и сравните ваши расчеты с фактом выплат. Если, вы выявите факт неправильных выплат, то далее следует определить, какая именно част ЗП выплачена не корректно. И далее связаться с HR специалистом, предоставить корректный расчет. Если же ошибка произошла из за некорректной выгрузки данных (можно проверить в отчете Отсутствие продаж), необходимо написать Служебную записку в установленной форме HR специалисту.

Важно постоянно держать сотрудника в курсе дела, чтобы сотрудник понимал, что его проблема решается.