Первичное наблюдение, документация и учетные регистры

Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Документация – совокупность носителей первичной информации, отражающей хозяйственную деятельность предприятия.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Специальная статья 9 посвящена составлению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат учетными первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный документ – письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть также зафиксирована на разных материальных носителях. Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. Их использование зависит от степени оснащенности предприятия средствами оргтехники.

Любой документ должен содержать ряд показателей, - реквизитов, которые являются обязательными элементами оформления официального документа. Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:

- номер документа;

- расчетные счета организации;

- основание для совершения хозяйственной операции и т.д.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией самостоятельно, должны содержать обязательные реквизиты.

К первичным документам относятся: счета-фактуры, накладные, платёжные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и т.п.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или, если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Все первичные документы, оформляющие операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В другие первичные документы исправления вносятся методом корректуры, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документ, с указанием даты исправления.

Документы бухгалтерского учета могут изготавливаться ручным или электронным способом, но в последнем случае они должны иметь бумажный носитель с подлинными подписями и печатями.

Учетные регистры – документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними.

Учетные регистры классифицируются по ряду признаков:

1. По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы:

- бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата и различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение: одна сторона отводится для дебетовых, другая - для кредитовых записей, например, Главная книга и книга складского учета;

- карточки – отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Карточки разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На них надписываются шифры или названия счетов и другие обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и группировок учетных данных. Виды карточек: контокоррентные (имеют колонки дебета и кредита), материальные (графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы), многоколонные (содержат несколько колонок);

- свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).

2. По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные:

- хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей (например, регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций);

- систематические регистры служат для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и регистры аналитического учета;

- комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке.

3. По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические:

- в синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров;

- аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежный и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, книги, ведомости.

4. По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей (табл. 2.1).

Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете.

Таблица 2.1

Пример оформления одностороннего регистра

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит) (табл. 2.2).

Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций.

Таблица 2.2

Пример оформления двустороннего регистра

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей в рамках аналитического учета. Учет движения материалов отражается в целом по предприятию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по предприятию, подразделениям и в разрезе статей затрат.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки (например, журналы-ордера № 10, 10/1, 11, 13 и Главная книга).

Способы исправления ошибок. При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (√) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие - нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправительные записи должны быть оговорены и заверены подписью бухгалтера.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в бухгалтерской проводке в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) используется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах. Способ «красное сторно» применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

За организацию документооборота отвечает главный бухгалтер предприятия. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

- на первом этапе документы проверяются по существу, устанавливаются целесообразность и законность указанной в документе операции, определяются место и сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

- второй этап - производится формальная проверка документа, то есть определяется, выписан ли документ на бланках установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операций и оформлении документов;

- третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке. Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки - подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка – перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель – осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка – совершение в первичном документе бухгалтерской записи, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

- разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

- составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

- составляется график документооборота в организации;

- создаются технологии обработки учетной информации;

- разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

- проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.