Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в тот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рассмотрения обращений граждан, который исчисляется с момента получения документа, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней.

Конверты от поступающих обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения и в некоторых других случаях.

Письменные обращения, не содержащие подписи граждан с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Д-23).

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, на предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например, Д-23-1, Д-23-2.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй помещается в контрольную картотеку.

Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, направленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». Контроль завершается только после вынесения решения и принятии исчерпывающих мер по разрешению обращения.Если даются промежуточные ответы, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях.

Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего рассмотрения).

Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленного срока хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.