Правила написання тексту документів.

При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватися таких

правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному

сприйняттю тексту документа.

2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні

аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання пев-

ної управлінської дії, вживаються такі синтаксичні конструкції: У порядку на-

дання технічної допомоги...У порядку науково-технічного співробітництва... У

порядку обміном досвіду...У зв'язку з проведенням спільних робіт з... У відповідності до попередньої домовленості й рішенням... Відповідно до Вашого прохання... Відповідно до постанови міністерства... Відчуваючи гостру необхідність...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття

службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не

витрачати час на пошуки формулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові;

означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова; вставні слова – на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок іде поперед підмета) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

Поряд із цим необхідно пам'ятати, що в діловому мовленні часто вжива-

ються складнопідрядні речення. Поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися із проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, складнопідрядні речення надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

У службових документах складнопідрядні речення вживаються, як пра-

вило, для висловлення причиново-наслідкових зв'язків. При побудові цих ре-

чень слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення з сполучниками що, який, якщо, за умови, унаслідок того, що, щоб, де, як.

Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного

речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово

головного речення, то воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення відноситься до групи присудка в головному рече-

нні, або до всього головного речення, тоді розрізняють два випадки: підрядне стоїть перед головним, коли акцентуються обставини виконання дій, і після головного, коли пояснює основну ідею складного речення. Наприклад: “З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше, ніж годину”. Або: “Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що...”

4. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти,

за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття

того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: “Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий до затвердження проект...”

5. Замінювати займенники іменниками.

6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладе-

ного явища.

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (су-

б'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа).