Определение потребности в контрольно-кассовых машинах

Потребность в кассовых машинах может определяться нормативным и расчетным методами.

НОРМАТИВНЫМ МЕТОДОМ определяют потребность в машинах при новом строительстве торговых предприятий по типовым проектам, после реконструкции или капитального ремонта, если торговые залы соответствуют утвержденному типоразмеру. При подборе количества машин руководствуются Примерными нормами технического оснащения магазинов.

РАСЧЕТНЫЙ МЕТОД определения потребности в кассовых машинах применяется в тех случаях, если торговые залы предприятий после реконструкции или капитального ремонта не отвечают утвержденному типоразмеру.

Оптимальное количество кассовых аппаратов определяется исходя из объема товарооборота, примерного распределения торговой площади по товарным группам в магазине, нагрузки на 1 м² по группам товаров, средней стоимости покупки и средних затрат времени на расчеты с одним покупателем по группам товаров, технической производительности кассового аппарата, а также из интенсивности покупательских потоков (по часам торговли и дням недели). При расчетах нужного количества аппаратов учитывается также специфика работы предприятия и применяемые методы продажи товаров и обслуживания покупателей.

Общая потребность магазина в кассовых аппаратах состоит из аппаратов, необходимых для расчетов при продаже товаров за наличный расчет и в кредит, а также некоторого количества их для замены при выходе из строя (резерв).

Потребное количество в кассовых машинах (N) можно также определить упрощенно по значениям среднего числа посетителей, сделавших покупку в час наибольшей посещаемости торгового зала, и пропускной способности узла расчета. Оно выражается формулой:

где С – среднее число посетителей, сделавших покупку в час наибольшей загрузки торгового зала, чел./ч.;

П – пропускная способность узла расчета в час, чел./ч.;

Максимальная пропускная способность (П) узла расчета контролера-кассира определяется по формуле:

,

где К – коэффициент использования рабочего времени контролера-кассира;

Т – среднее время, затрачиваемое на обслуживание одного покупателя, сек.;

в – время регистрации одной операции, сек.;

п – среднее количество операций, приходящихся на покупателя.

Затраты времени в узле расчета на одного покупателя складываются и зависят от типа кассовой машины, количества единиц товара, четкости цен на товарах, количества купюр и суммы сдачи. Средние затраты времени при использовании современных контрольно-регистрирующих машин составляют 15-25 сек., а среднее количество товарных единиц у одного покупателя в зависимости от места нахождения торгового предприятия 6-8. Время регистрации стоимости одной товарной единицы на электронных контрольно-регистрирующих машинах 1, 5-3 сек. При определении потребности в контрольно-кассовых машинах расчетным путем берут во внимание еще резервные машины на случай выхода из строя действующих.

Общее количество ККТ на предприятии торговли рассчитывается как:

потребное количество ККТ + резервные ККМ (резервное количество = потребное количество * 0, 08 (для продовольственных магазинов) или 0, 05 (для непродовольственных магазинов)).

Документальное оформление кассовых операций. На каждую кассовую машину администрация заводит «Журнал кассира-операциониста» по форме контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако " Журнал кассира- операциониста» не заменяет кассового отчета. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера.

Показания суммирующих денежных и контрольных счётчиков (Z-отчёт) записываются в журнал кассира-операциониста, причем данные на начало и конец рабочего дня заверяются подписями представителя администрации и кассира-операциониста.

Таким образом, разница между показателями счетчиков на начало и конец дня, которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, является дневной выручкой; оприходование ее подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Данная сумма должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. Фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должны выяснить причину расхождений. Выявление недостачи или излишка заносится в соответствующие графы журнала кассира-операциониста. По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры в установленном порядке к взысканию ее с виновных лиц, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Ежедневно в конце рабочем дня (смены) кассир-операционист составляет справку-отчет по форме ходному ордеру вместе с выручкой старшему (главному) кассиру или представителю администрации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств - приходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

На в торговом предприятии возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользованным покупателями чекам. Причём кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на них подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чекам, выданным в данной кассе. На суммы соответствующих чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Сами чеки при этом погашаются, наклеиваются кассиром на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию. На сумму акта о возврате покупателем средств по неиспользованными и ошибочными чекам уменьшается сумма выручки.

Закончив документальное оформление кассовых документов, кассир производит подготовку кассового аппарата к следующему дню в соответствии с требованиями заводской инструкции по эксплуатации данного типа кассовых аппаратов. После проведения подготовки (технического обслуживания) кассир:

• закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив ее от электросети;

• сдает на хранение ключи от кассовой кабины, кассового аппарата и денежного ящика ответственному администратору предприятия под расписку или хранит в месте, определенном приказом по предприятию. Ответственный администратор после получения всех необходимых документов составляет сводный кассовый отчет за текущий день.

Сводный кассовый отчет вместе с актами, приходными-расходными ордерами передается в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном и опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае выявления недостачи - до окончания рассмотрения дела.

Ответственность за хранение в течение указанного срока контрольных лент несут руководители или владельцы предприятий.

После окончания установленного срока хранения контрольные ленты, распечатки уничтожаются в присутствии комиссии (из сотрудников предприятия) с составлением акта произвольной формы с подписями членов комиссии.