Протокол разногласий к проекту документа

Теперь поделимся с вами другой нашей идеей, которую мы уже успешно обкатали у себя на практике. Она пригодится при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа (например, когда замечание согласующего противоречит мнению исполнителя или замечания двух согласующих невозможно учесть одновременно, и никто из участников процесса согласования не готов менять свою позицию). Что делать тогда?

Одним из вариантов решения данной проблемы является подготовка и подписание протокола разногласий к проекту документа⁹. У нас, в Госкорпорации «Росатом», его составляет исполнитель в случае появления неурегулированных замечаний к проекту документа.

Унифицированной формы протокола разногласий не существует: форма протокола разногласий не закреплена в нормативных актах или методических документах, посвященных делопроизводству. Соответственно, организация может разработать удобную ей форму протокола разногласий (образец оформления протокола, который используем мы в Госкорпорации «Росатом», показан в Примере 2).

Пример 2

Протокол разногласий к проекту организационно-распорядительного документа (пример создан специально для статьи и не содержит данных Госкорпорации «Росатом»).

Свернуть

В ЕОСДО сформированный протокол разногласий прикладывается к проекту документа. Протокол разногласий подписывается руководителями, имеющими неурегулированные замечания к проекту документа. Процесс создания и подписания протокола разногласий полностью автоматизирован в ЕОСДО и связан с процессом согласования «основного» проекта документа. На период создания и подписания протокола разногласий согласование «основного» проекта документа приостанавливается, а после подписания протокола разногласий «основной» проект документа вместе с протоколом разногласий автоматически направляется на следующую очередь согласования в соответствии с маршрутом согласования, в случае отсутствия следующей очереди согласования – на подписание.

Что это дает? Во-первых, протокол разногласий помогает при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа продолжать согласование и не останавливать процесс подготовки документа. Во-вторых, все последующие согласующие лица могут ознакомиться с различными точками зрения и их аргументацией. В-третьих, все это видит и руководитель, подписывающий документ; именно он принимает решение о том, как должен быть изложен пункт или абзац документа, по которому имеются неурегулированные замечания.

* * *

В заключении статьи приведем некоторые формулировки требований, которые связаны с «работой» согласующих и которые можно использовать при разработке локального нормативного акта:

Пример 3

Возможные формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование

Свернуть

Согласующий анализирует направленный ему проект документа в полном объеме и принимает решение о результате согласования в пределах своего направления деятельности и функциональных обязанностей в течение срока, установленного в маршруте согласования.

Согласующий имеет право запросить экспертную оценку проекта документа у любого работника организации, находящегося в его подчинении, в срок, не превышающий установленного в маршруте срока согласования проекта документа.

По результатам анализа проекта документа согласующий принимает одно из следующих решений:

• согласовать проект документа;
• отклонить проект документа.

Результат внутреннего согласования оформляется визой согласования в системе электронного документооборота (СЭД).

В случае отклонения проекта документа согласующий обязан указать причину отклонения и точно сформулированные замечания в карточке документа в СЭД.

При формировании замечаний к проекту документа согласующий должен придерживаться следующих формулировок:

• при внесении изменений в текст проекта документа указать: «В связи (изложение причины внесения изменения) текст пункта … изложить в следующей редакции: (изложение новой редакции)»;
• при исключении отдельных частей (пунктов, подпунктов) из проекта документа указать: «В связи (изложение причины исключения) исключить пункт (абзац)...»;
• при добавлении отдельных частей в проект документа указать: «В связи с (изложение причины дополнения) дополнить пункт … подпунктом (абзацем)... следующего содержания: (текст дополнения)».

Допускается формулировать замечания к проекту документа в целом при отсутствии целесообразности издания документа предложенного содержания, необходимости изменения наименования вида документа или его структуры, а также в иных случаях, когда замечание нельзя связать с конкретным разделом или пунктом проекта документа.

При согласовании очередной версии проекта документа (повторном согласовании) согласующий может сформулировать замечания исключительно к измененному тексту проекта документа.

В случае отклонения проекта документа с замечаниями, сформулированными не в соответствии с вышеизложенными требованиями, решение об отклонении проекта документа может быть отозвано по согласованию с руководителем службы документационного обеспечения управления в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента проставления визы. При этом проект документа повторно направляется на согласование работнику, чья виза была отозвана».

Итак, в данной статье мы рассмотрели несколько новых решений, используемых в Госкорпорации «Росатом» и связанных с согласованием проектов организационно-распорядительных документов. Надеемся, что они пригодятся и вам.

• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
• Рубрика Современное делопроизводство