Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Свернуть

• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2012
• Рубрика Современное делопроизводство

Согласование проектов документов на опыте Госкорпорации «Росатом»

• Каменева Екатерина Михайловна | Главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»
• Вождаев Михаил Валерьевич | начальник Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»

В рамках конкурса «Инновационные решения в документационном обеспечении управления» возникла идея рассказать о некоторых решениях, которые позволили повысить эффективность согласования проектов документов в Госкорпорации «Росатом» и о которых пока нигде не говорилось. Вот лишь некоторые из них: определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа; как использовать протокол разногласий; «очередь согласования» в действии. Кроме того, опубликованы некоторые формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование.

Согласование проектов документов «по общим правилам»

Большинство проектов организационно-распорядительных документов должно быть согласовано. Под согласованием (или визированием) проекта документа понимается анализ руководителями (работниками) проекта документа с целью получения экспертного мнения и оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта документа¹ действующему законодательству и локальным нормативным актам организации.

Согласование начинается с передачи проекта документа согласующему или нескольким согласующим лицам². Согласующий анализирует проект документа и затем оформляет визу, которая выражает согласие или несогласие с содержанием проекта документа.

При наличии замечаний согласующий прилагает их к проекту документа. В свою очередь исполнитель ³, как правило, должен создать новую версию проекта документа, устранив замечания, и передать проект документа на повторное согласование.

В случае отсутствия замечаний у согласующих проект документа передается на подписание.

В настоящее время согласование проектов документов может осуществляться двумя способами:

• электронным с использованием специализированного программного обеспечения и
• так называемым традиционным, при котором передача проекта документа и оформление результатов согласования осуществляются на бумаге.

Признано, что традиционный способ согласования длителен, трудоемок, неэффективен, а также имеет ряд других недостатков. Приведем сравнение традиционного и электронного способов согласования по нескольким параметрам (см. Таблицу на следующей странице).

Отметим, что в Госкорпорации «Росатом» для организационно-распорядительных документов, а также для некоторых других видов документов автоматизирован весь их жизненный цикл. Работа с документами осуществляется с использованием единой отраслевой системы электронного документооборота (далее – ЕОСДО), в ней же мы осуществляем согласование проектов документов в электронном виде.

Маршрут согласования по рецепту Росатома⁴

Известно, что при согласовании может использоваться один из следующих вариантов маршрута движения проекта документа:

• параллельный маршрут – направление проекта документа на согласование одновременно всем согласующим. При использовании такого маршрута согласующие могут знакомиться с его содержанием и ставить свои визы в любой последовательности;
• последовательный маршрут – направление проекта документа на согласование, при котором следующий согласующий получает проект документа после согласования предыдущим согласующим;
• параллельно-последовательный (комбинированный) маршрут – сочетание параллельного и последовательного маршрутов согласования, при котором согласующие включаются в несколько очередей (групп), и согласование внутри одной очереди осуществляется параллельно, а между очередями – последовательно.

Таблица

Сравнение традиционного и электронного способов согласования проектов документов

Свернуть

Рисунок

Согласование проекта документа в Госкорпорации «Росатом» на специальной закладке карточки документа в ЕОСДО

Свернуть

Как было отмечено выше, при традиционном способе согласования, когда в состав визы согласования входит собственноручная подпись, как правило, используется только последовательный маршрут. А так как традиционный способ согласования намного «старше» электронного, то в большинстве методических документов и учебных пособий, посвященных делопроизводству, подробно не рассматривается использование параллельно-последовательного маршрута.

При электронном способе согласования возможно использование любого из перечисленных маршрутов, однако параллельно-последовательный маршрут согласования часто является наиболее оптимальным. Например, параллельно-последовательный маршрут позволяет сначала осуществить согласование с руководителем подразделения, в котором создан проект, а после этого направить проект документа одновременно на согласование руководителям других подразделений.

В Госкорпорации «Росатом» при проектировании и разработке ЕОСДО возможность использования параллельно-последовательного маршрута согласования была тщательно проанализирована. В результате в ЕОСДО был реализован функционал, который существует не во всех СЭД и который позволяет эффективно организовать процесс согласования. Перечислим некоторые возможности ЕОСДО, связанные с созданием маршрута согласования:

1. Использование очередей согласования.
   Маршрут согласования каждого проекта документа в ЕОСДО состоит из одной или нескольких очередей согласования (см. Рисунок на предыдущей странице). При этом в одну очередь согласования могут быть включены от одного до нескольких согласующих. Лица, включенные в одну очередь, согласуют проект одновременно. Согласование между разными очередями осуществляется последовательно.
   То есть использование очередей согласования позволяет удобно настраивать в ЕОСДО любой вариант маршрута согласования (параллельно-последовательный, параллельный или последовательный) и наглядно отображать его в системе.
2. Использование разных типов очередей согласования.
   Каждая очередь согласования, включенная в маршрут согласования, имеет определенный тип. Использование разных типов очередей позволяет назначить согласующим, включенным в «специальные» типы очередей, дополнительные права по работе в системе (например, изменение маршрута или сроков согласования проектов документов, добавление/редактирование файлов и/или полей карточки документа и т.д.).

Пример 1

Два типа очереди согласования, которые чаще всего используются при согласовании проектов организационно-распорядительных документов

Свернуть

Очередь «Согласование» – согласующие, указанные в очереди данного типа, обладают правами, необходимыми для согласования проекта документа: просмотр карточки документа и файлов, содержащих проект документа и приложений к нему (включая все версии проекта документа), ввод в карточку документа визы согласования и при необходимости – замечаний к проекту документа, направление проекта документа для анализа работникам, находящимся в непосредственном подчинении, и т.д.

В маршруте согласования проекта документа может быть одна или несколько очередей, имеющих тип «Согласование».

Очередь «Контроль согласования» – «специальная» очередь, в которой указывается высококвалифицированный работник Управления документационного обеспечения, контролирующий полноту и корректность выбора согласующих лиц, а также сроки согласования проекта документа. В маршруте согласования может быть только одна очередь с типом «Контроль согласования».

Очередь «Контроль согласования» имеет большое значение. Это связано с тем, что состав согласующих проекта организационно-распорядительного документа зависит от тематики проекта и вида документа. Поэтому в ЕОСДО или иной СЭД нельзя настроить «универсальный» маршрут согласования, и исполнитель должен формировать или дополнять состав согласующих для создаваемого проекта. А так как исполнитель заинтересован получить минимум замечаний и быстрее передать документ на подписание, в функции службы ДОУ должен входить контроль полноты и корректности составления маршрута согласования проектов организационно-распорядительных документов. Очередь «Контроль согласования» позволяет это сделать: работник, указанный в данной очереди, обладает в ЕОСДО дополнительными правами⁵, позволяющими вносить изменения в маршрут согласования проекта документа.

Отметим, что в локальном нормативном акте Госкорпорации «Ростом» определено, при согласовании каких проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» должна включаться в маршрут согласования. А в настройках ЕОСДО для ряда проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» добавлена по умолчанию, и исполнитель при создании проекта не может удалить ее.

1. Возможность в настройках ЕОСДО для проектов отдельных видов организационно-распорядительных документов указывать очереди согласования и/или конкретных согласующих лиц, которые всегда добавляются в карточку создаваемого документа и которых исполнитель не может удалить.
2. Возможность указания срока согласования для каждой очереди согласования, указанной в карточке документа.

В заключении раздела статьи отметим, что большинство СЭД поддерживают параллельно-последовательный маршрут согласования, но при этом не во всех из них наглядно отображаются очереди согласования и отсутствует возможность по использованию разных типов очередей.