Инструкция по делопроизводству как аргумент в судебных спорах

• Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Необходимо обращать более серьезное внимание на содержание локальных нормативных актов, в т.ч. регламентирующих порядок работы с документами. Положения инструкций по делопроизводству организаций достаточно часто используются при рассмотрении различных судебных споров. Например, несоблюдение их правил обработки документов может привести к тому, что действия организации могут был признаны незаконными. Кроме того, положения этой инструкции позволяют разобраться в вопросе о том, насколько точно сотрудники организации исполняют свои должностные обязанности, а также оценить правомочность привлечения их к дисциплинарной или административной ответственности.

Так, Судебная коллегия по гражданским делам Ямало-Ненецкого автономного округа вынесла апелляционное определение от 24.06.2013 по делу № 33-1271/2013 исходя из того, что способ отправки почтового сообщения не соответствовал положениям «Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», и признала незаконными действия судебного пристава-исполнителя по извещению должника. Нарушение заключалось в том, что судебный пристав направил гражданину копию постановления о возбуждении в отношении него исполнительного производства простым почтовым отправлением, а должен был это сделать регистрируемым почтовым отправлением с уведомлением о вручении (п. 4.8.3.4 Инструкции).

Гражданин письмо не получил, поэтому не смог вовремя заплатить недоимку по транспортному налогу за 2009 год и пени, а узнал о своих «задолженностях» только в феврале 2013 года, после того, как судебный пристав наложил арест на его имущество – денежные средства, находящиеся на вкладе «Я надежен» в ОАО «Запсибкомбанк». Их списание со счета повлекло досрочное расторжение договора банковского вклада и лишило гражданина возможности получить проценты по нему.

В итоге действия судебного пристава были признаны незаконными.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Коми в июне 2012 года рассмотрела дело, в котором работник филиала ОАО «ФПК» пытался оспорить лишение его премии (см. определение № 33-2204АП/2012). Но совокупный анализ его трудового договора, положения о премировании его подразделения и инструкции по делопроизводству привел суд к выводу о правоте работодателя.

Работодатель наказал ведущего юрисконсульта за то, что претензия в адрес ЗАО «Пассажир-Сервис» была зарегистрирована им лично без ведома секретаря в журнале исходящей корреспонденции и до ее подписания начальником вагонного участка Сыктывкар. При этом он внес в графу «дата отправления» журнала учета исходящей корреспонденции сведения о том, что претензия уже направлена, а на самом деле претензия была передана на подпись начальству только на следующий день.

Судебная коллегия по гражданским делам Пермского краевого суда в декабре 2012 года, вынося решение по делу № 33-11328, обосновала свою позицию именно положениями «Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры РФ».

С 15.11.1993 гражданка работала в Соликамской городской прокуратуре. В январе 2012 года ей приказом был объявлен выговор за неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. В феврале 2012 года ей объявили аналогичный выговор из-за нарушения требований пунктов 2.2.2, 2.3.8, 2.5.1 инструкции по делопроизводству.

Сотрудница подала иск в суд о признании незаконными приказов о наложении дисциплинарных взысканий и компенсации морального вреда.

До применения дисциплинарных взысканий прокуратура получила объяснения сотрудницы. Ею не оспаривались выявленные в ходе проверки недостатки:

• неправильное формирование надзорных производств по жалобам за 2011 год;
• выдача ряда надзорных производств по уголовным делам без регистрации письменного запроса, присвоения входящего номера, наличия штампа, рассмотрения прокурором и его соответствующего решения.

Кроме того, судом было установлено, что с требованиями, изложенными в инструкции по делопроизводству, сотрудница была ознакомлена. Возложенные на нее обязанности соответствовали должностной инструкции. Суд пришел к выводу о том, что у прокуратуры имелись основания для наложения на сотрудницу дисциплинарных взысканий.