Состав и оформление реквизитов письма

Бланк письма

Для составления служебных писем используется специальный бланк¹. Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать ­следующие реквизиты:

• 03 – эмблема или товарный знак организации (01 – Государственный герб РФ или 02 – герб субъекта РФ);
• 08 – наименование организации;
• 04 – код организации;
• 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
• 09 – справочные данные о предприятии (среди справочных данных обычно указывают юридический адрес, телефон, факс, адрес ­интернет-сайта и электронной почты);
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа².

Реквизит «10 – наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма, то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не по­требуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.

На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4³. См. Пример 1.

Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).

Пример 1

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов

Пример 2

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Пример 3

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки

Реквизит «18 – заголовок к тексту»

Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну–три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок должен:

• грамматически согласовываться с наименованием вида документа и
• отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?»,
• писаться с прописной («большой») буквы и
• без кавычек,
• точка в конце не ставится.

Вот примеры формулирования заголовка. Как видите, все они ­лаконичны и отвечают на вопрос «письмо – о чем?»:

• Об оказании материально-технической помощи;
• О предоставлении информации;
• О невыполнении договорных обязательств.

Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.

Реквизит «11 – дата документа»

Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).

Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок.

И если реквизит «11 – дата документа» допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:

• письмом от 28.07.2007 № 25/3923 «О списании транспортных средств» либо
• письмом от 28 июля 2007 г. № 25/3923 «О списании транспортных средств».

Реквизит «12 – регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.

Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления ­делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.

Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».

Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так ­и получателя вашего письма.

Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в текс­те письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:

• В связи с вашим предложением…;
• В соответствии с вашими рекомендациями…;
• Сообщаем, что с вашим предложением о закупке выпускаемой ­продукции с учетом сезонных скидок мы ознакомлены…;
• Благодарим вас за приглашение…;
• В ответ на ваш запрос сообщаем…;
• Подтверждаем получение документов…;
• Поддерживаем ваше предложение (обращение)…;
• На условиях, предложенных вами…;
• Согласно договору о поставках…

Реквизит «15 – адресат»

При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа (см. Пример 13). При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:

• инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
• наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
• иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, ­установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
• улица,
• номер дома,
• офис или квартира (в случае наличия в адресе),
• населенный пункт (обычно это город),
• могут указываться район и область,
• может стоять наименование страны,
• почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации ­(филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.

А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:

• организации (см. Пример 4) с указанием почтового адреса;
• ее структурному подразделению (см. Пример 5);
• должностному лицу (см. Пример 6);
• частному лицу (см. Пример 7) с указанием его почтового адреса.

Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).

В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается ­и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.

Пример 4

Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012

Пример 5

Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы

Пример 6

Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову

или

ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной

Пример 7

Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098

Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям:

• адресовать его обобщенно или
• направить каждому отдельно.

В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».

Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».

Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должност­ного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие – запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.

Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии.

1. Русские и иностранные фамилии, которые оканчиваются на согласный звук, склоняются, если принадлежат лицам мужского пола (Лерман – Лерману, Народович – Народовичу, Цайзер – Цайзеру, Ниденс – Ниденсу, Петреляк – Петреляку). Но не склоняются, если принадлежат женщинам (Марии Лерман, Елене Народович, Ксении Цайзер, Валерии Ниденс, Анне Петреляк). Исключением из правила могут быть фамилии, принадлежащие мужчинам при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж).
2. Фамилии финно-угорской языковой группы не склоняются (Юрию Сакнынь, Владимиру Кайконен).
3. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на ударный гласный звук (Игорю Вайно), и фамилия Фонда не склоняются.
4. Славянские (польские и чешские) фамилии на -ски, -ы не склоняются (Леониду Левински, Анне Закорны).
5. Грузинские и японские фамилии как правило, склоняются (Окуджаве, Куросаве).
6. Фамилии на -аго (-яго), -ово, -ых (-их) не склоняются (Белых, ­Задорожных, Непраго).
7. Украинские фамилии на -ко (-енко) не склоняются (Нечипуренко, Саенко).
8. В корейских, вьетнамских, бирманских именах и фамилиях склоняется последняя часть, если она оканчивается на согласный звук (Ким Ир Сену).
9. В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия (Соловьеву-Седову), и не склоняется, если не является фамилией (Арсению Билль-Белоцерковскому, Виктории Грум-Гржимайло).

Реквизит «20 – текст документа»

Главная цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.

При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, ­то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.

Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.

Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:

• В связи с тем что…;
• Ввиду поступления с большим опозданием…;
• На основании приказа от… №…;
• Согласно договору от… №…;
• Нами рассмотрены Ваши предложения…;
• В соответствии с Вашей просьбой…;
• В порядке обмена…;
• В порядке исключения…

В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.

Какую форму обращения выбрать?

При обращении к группе работников или ко всему коллективу ­компании используется форма обращения:

• Уважаемые господа!
• Уважаемые коллеги!

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:

• Уважаемый господин председатель!
• Уважаемый господин мэр!
• Уважаемый господин депутат!

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:

• Господин Смирнов!
• Уважаемый господин Чернов!

При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):

• Уважаемый Виктор Сергеевич!
• Павел Александрович!
• Уважаемый Андрей!

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть);
• от третьего лица единственного числа (компания не возражает).

Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:

• когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);
• когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.

При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.

Существуют два основных способа композиции текста письма: ­исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.

Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста ­используются следующие обороты:

• Сопроводительное письмо:
• Отправляем Вам…; Направляем Вам…;
• В соответствии с Вашей просьбой направляем…;
• Согласно достигнутой договоренности предлагаем…
• Напоминание:
• Напоминаем Вам, что…;
• По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.
• Подтверждение:
• Департамент капитального строительства подтверждает получение…;
• Подтверждаем, что оборудование получено…;
• С благодарностью подтверждаем…
• Извещение:
• Сообщаем Вам, что…;
• Ставим Вас в известность, что …;
• Извещаем Вас о том, что…;
• Считаем необходимым поставить Вас в известность…
• Просьба:
• Мы будем благодарны, если Вы сможете…;
• Нам хотелось бы получить…;
• Мы крайне заинтересованы в решении этого вопроса;
• К сожалению, в связи с временными трудностями мы вынуждены…;
• В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…
• Благодарность:
• Мы признательны Вам за…;
• Выражаем благодарность за…

В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.

В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), ­но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:

– Оказать содействие (а не содействовать);

– Произвести учет (а не учесть);

– Осуществить деятельность по… (а не сделать).

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:

Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.

Рекомендуется использовать в письмах вводные слова и конструкции (по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно). Это помогает избегать категорических высказываний.

Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы изаканчивайте письма этикетными формулами:

• Мы ценим наше сотрудничество. Благодарим вас!
• Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;
• Мы надеемся на успешное продолжение сотрудничества;
• Будем признательны Вам за оперативное решение вопроса;
• Надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;
• С наилучшими пожеланиями;
• Добро пожаловать на наш семинар.

Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза ­«С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.

В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 – 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.

На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.

Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма, в которых используется ­одинарный межстрочный интервал.

Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два–четыре межстрочных интервала.

Ссылка на приложение, названное в тексте письма, оформляется ­следующим образом:

Пример 8

В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).

В случае если приложение сброшюровано, количество листов ­не указывается, например:

Пример 9

В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:

Пример 10

Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение – только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Пример 11

Реквизит «22 – подпись»

Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:

• наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать и наименование предприятия;
• личной подписи и
• ее расшифровки (инициалов с фамилией).

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.

Реквизит «25 – оттиск печати»

Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.

Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования ­должности и при возможности – край личного росчерка.

Реквизит «27 – отметка об исполнителе»

Данный реквизит включает:

• инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и
• номер его телефона.

Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.

Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей ­мы используем кегль 10).

Пример 12

Пример 13

А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными нами реквизитами:

Пример 14