Документ - явление сложное.

Теперь немного напишу о документе, потому что работа документоведа в основном связано с документами. Документ - явление сложное и древнее. Его появление предъявляемые к его оформлению. И весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин.

В статье понятие «документ» имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. В них одно общее: они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Документ связан с информацией. Понятие «информация» сложно, чем «документ» и в его определении есть много вариантов и определений. Данной статья данным в Федеральным законе «Об информации, информатизации и защите информации». В нем информация определяется как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления». Естественная потребность человека - сообщить о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает человека к размышлению, к осмысливанию событий, фактов, к поступкам, действиям. Я могу сказать, что информация является побудителем к любому действию. Сейчас мир переживает информационный бум, что связано с развитием человечества и научно - технической революции. Документ, зафиксировав информацию передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Законы должны узнать все, и поэтому в древности они высекались на камне. В XVIII веке до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе высотой 2, 25м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской. Для переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Еще и появляется бумага, в с XIXв. Начинают развиваться новые носители информации. Это - фото, фоно, кинодокументы, потом в XXв. начинают появляться магнитные ленты, цифровые носители информации.

Документ сопровождает человека всю его жизнь - от рождения до смерти, - и в нем фиксируются важнейшие события его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Даже сейчас наши сбербанковские карточки являются документами, потому что там имеются все наши данные и там закреплена магнитная лента на обратной стороне карточки. Документ и появляется для того, чтобы закрепить и подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть. Документ стал нужен для учета скота, имущества, денег, для передачи распоряжений правителя. Поэтому документ может выполнять много функций. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе «Документоведение».

Информация является основанием для принятия управленческих решений и является материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда, и как результат труда и закрепляются документе.

Документация связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций и документирование является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Принятый 25 января 1995г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает, что «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы: правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Один документ - это единичный акт документирования. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлении», составляет систему документации.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся прогнозирование и планирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найден отражение специфика той или иной сферы деятельности.

Некоторые системы документации будут являться предметом отдельного изучения в процессе подготовки документоведа, например, бухгалтерская, статистическая, таможенная и т.д.

В настоящее время все работы по составлению и оформлению документов, их обработке и хранению проводятся с внедрением компьютерных технологий и требуют специальных знаний и умений.

Документы: договора, жалованные, ссудные грамоты и другие документы, показывают, что их составление уже требовало определенных навыков и умения. Их не мог составить любой человек. В Судебнике 1550г. И Соборном уложении 1649г. Имеются статьи, посвященные порядку составления документов.

В процессе становления и укрепления Российского централизованного государства складываются и единая система центральных и местных правительственных учреждений, выполнявших административные, военные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы связаны с высшим государственным органом - Боярской думой - и между собой. Они постоянно обмениваются документами: от вышестоящих и между равностоящими. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению документов, но и работе с ними. В XVI веке слово «дело» начинает употребляться как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г. В XVII веке первоначально в устной речи появляется термин «делопроизводство», означающий сам процесс решения (производство) дела, «дело производить», решать вопрос.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов. Естественно, что работа с ними требует больших трудозатрат и увеличивается количество людей, занятых в этой сфере. Рост объемов документов в сфере управления начинает отчетливо прослеживаться в середине XIX века. Управленческий аппарат в XX веке резко увеличивается, и в нем все большее значение играет своевременная обработка информации, зафиксированной в документе. В сферу управления начинают внедряться различные средства механизации. Но они не успевают обработать растущие объемы документов. Настоящей революцией в сфере управления можно считать внедрение электронно-вычислительных машин, которые внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов.

Требования к работникам, занятым в сфере информационно-документационного обеспечения управления, резко возросли.

С самого начала появления официального документа, его оформление и составление, хранение требовало специальных знаний.

Заключение

В ходе выполнения данной курсовой работы была рассмотрена история профессии документоведа в разные исторические эпохи. Я рассмотрела именно должности дьяков и подьячих, как прообразов современного документоведа в XVI – XVII в должности в сфере делопроизводства XIX – начале XX в. и история профессии документоведа в советский и постсоветский период. Еще написала немного о самой документе т.к, работа документоведа тесно связано с документами.

Я думаю, что документоведы в настоящее время очень нужны. Потому что в любом организации имеются документы, их надо хранить и делать. Любой город развивается, и, документы становится все больше и больше. Мне очень помогли материалы из книги и журналов Кузнецовой Т.В. В этих журналах все было написано четко и понятно.

В курсовой работе написано не только про истории профессии документоведа, но и о самой документе. Курсовая работа с одной стороны учит кто такой документовед, и как возникло профессия документоведа. Отсюда наше поколение научит многому и мы сами. Вот например, я сама делая эту курсовую работу много узнала. Еще написала в рамках статьях о документе. И это тоже обязательно знать!

Таким образом, появление на свете профессии документоведа – играет очень важную роль в нашей жизни. Без документоведов не было бы порядков в документах, благодаря им хранятся документы в долгие годы и благодаря им с помощью документов мы создаем для себя разные дела: например берем кредиты, с помощью документов поступаем в высшие учебные заведения. И все это – профессиональная работа документоведа.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 4-е изд. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.

2. Кузнецова Т.В, Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

3. Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и К», 2004.

4. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие. Изд. 3-е, испр. и доп. – Ростов н/Д: Фениес, 2009.

5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002.

6.Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: РГГУ, 1993.

7.Басаков М.И, Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. Изд. 4-е, испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2006

8.Кузнецова, Т.В. История профессии документоведа в советский и постсоветский период. - 2003. - № 2.- С. 59 – 66.

9.Кузнецова, Т.В. Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» (Введение в специальность). – 2002. - № 1. – С. 16 – 19.

[1] Басков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), - с.6, 7.

[2] Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), - с. 21.

[3] Басков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления), с.15.

[4] Басков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления), с.17, 18.

[5] Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: РГГУ, 1993.