Министерское делопроизводство

В начале XIX века в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав государственных учреждений с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров и Государственный совет. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения – Сенат, Комитет Министров и Государственный совет–они сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении. Делопроизводство в них велось с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета. В начале нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерства. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия.

Единоначалия – это управленческие решения принимались единолично должностным лицом в его компетенции. Второй принцип – принцип иерархии– предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, и обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло конкретную меру ответственности, определенную законом. Внедрение принципа иерархии означало последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц – от нижестоящих к вышестоящим.

Управления министерства согласно Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, отделения – на столы. В каждом департаменте был совещательный орган, включающий директора департамента и называемый общим присутствием. Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока: «переписка министерства» и «переписка департамента».

Как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков

ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

Подготовка документа начиналась в одном из столов, затем он передавался в департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы были общими и частными. В структурных подразделениях проводились «ревизия дел», и был систематический контроль за исполнением документов. В результате составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Документы в XIX века обязательно подписывались и скреплялись: подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

В протяжении XIX века были развиты и другие системы документации. Но некоторые из них приобретают четко регламентированную форму – в виде Уставов, в которых установлен состав документов системы, правила их оформление. Характерным явлением для XIX века было стремление к сокращению объема документооборота. Было закреплено в специальных актах, изданных в 1831, 1852, 1860гг, называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм.

Большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов.