Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Тема реферата: «История становления и развития делопроизводства»

Контрольные вопросы к теме:

1. Охарактеризуйте делопроизводство как вид деятельности.

2. Опишите роль документа в сфере государства и права.

3. Дайте определение понятию «документ».

4. Назовите свойства документа.

5. Охарактеризуйте свойство документа – «юридическая сила».

6. Охарактеризуйте свойство документа – «оригинальность документа».

7. Охарактеризуйте свойство документа – «подлинность документа».

8. Охарактеризуйте свойство документа – «копийность документа».

9. Назовите и охарактеризуйте классификационные признаки документа.

10. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу по делопроизводству.

11. Дайте определение понятию «стандартизация».

12. Дайте определение понятию «унификация».

13. Дайте определение понятию «трафаретизация».

ПЛАН ЗАНЯТИЯ

Дисциплина: «Делопроизводство в юридической практике»

Тема: «Документирование как один из видов деятельности юриста»

Тип занятия: вводная лекция

Цель: ознакомить студентов с основными понятиями курса «Делопроизводство в юридической практике»; определить сущность документа, его назначение и свойства; дать характеристику нормативно-методической базе по делопроизводству; рассмотреть понятия «стандартизация», «унификация», «трафаретизация»; сформировать у студентов представление об истории становления и развития делопроизводства.

Межпредметные связи: «Украинский язык (по профессиональной направленности)», «Трудовое право», «Гражданское и административное право».

Литература:

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – Ч.1. – Ведення загальної документації. – К.: Вид-во Європейського університету. – 2003

2. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Муніципальне Діловодство. – Навч.посібник. – К.: Либідь. – 2003

3. Организация работы с документами / под редакцией Кудряева В.А. и др. – М.: ИНФРА-М. – 1998

4. Гваева И.В. Делопроизводство: курс лекций / И.В.Гваева, А.А.Тепляков. – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. – 231 с. – (Система открытого образования).

СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ:

1. Организационная часть

2. Сообщение темы, цели занятия

2.1. Тема занятия: «Документирование как один из видов деятельности юриста»

2.2. Цель занятия: сформировать у студентов понятие о делопроизводстве как системе, ознакомить с основными понятиями и определениями делопроизводства

3. Мотивация учебной деятельности студента

4. Изложение нового материала

5. Систематизация знаний

6. Сообщение домашнего задания

Рассмотреть вопросы темы, вынесенные для самостоятельного изучения:

- Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов.

Тема реферата: «История становления и развития делопроизводства».

Преподаватель Ю.Н.Выборнова