Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

- предварительную договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);

- написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);

- написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);

- согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

- передачу заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);

- при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текс дополнений или изменений, согласование их сюрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

- составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;

- визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

- информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);

- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку учета кадров;

- внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;

- внесение необходимых изменений в первичные бухгалтерские документы;

- внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Заявление о переводе имеет следующую форму, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.

(Место для резолюции)

Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.

Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи)

или

Прошу перевести меня на должность инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».

Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости - руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности(профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).

Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.

Например:

«2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ЕТС.

Основание: контракт от _____№_____, заявление Г.А. Петрова от_____ с резолюцией ______ от _______, докладная записка заведующего планово-финансового отдела Л.Д. Ефимова от______.

С приказом ознакомлен: роспись, дата».

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 (приложение 4) или № Т-5а (приложение 5). Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с сопоставлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.