Реквизит документа

Реквизит документа – элемент оформления документа.¹

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, " Название вида документа" и " Справочные данные об организации". Реквизит " Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:

· формуляр-образец,

· типовой,

· индивидуальный.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» (5).

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.

Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.

Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Индивидуальным может быть как произвольный, так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме, если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.

Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными.

Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».

В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.