Внутренний обмен информацией

5.5.3.1. В СТО и Картах процессов ООО " Агентство АВИА ЦЕНТР" определены способы передачи информации о функционировании процессов и качестве услуг, а также по вопросам результативности СМК.

Обмен информацией включает:

- передачу информации в структурные подразделения оргоанизации;

- получение владельцами процессов документированной информации по мониторингу, измерению и результативности процессов, ее обобщение, анализ и передача вышестоящему руководителю;

- получение информации о качестве услуг, обобщение, анализ владельцами процессов и высшим руководством и передача информации исполнителям;

- передача информации по анализу СМК исполнителям и заинтересованным лицам.

5.5.3.2. В ООО " Агентство АВИА ЦЕНТР" определены различные способы и средства, обеспечивающие результативный обмен информацией между сотрудниками, включая высшее руководство, а именно:

- регулярные совещания на уровне Генерального директора организации;

- предоставление отчетов о деятельности структурных подразделений;

- обмен информацией в рамках системы общего делопроизводства с использованием электронного документооборота (приказы, распоряжения, служебные записки, и др.);

- телефонная связь;

- электронная почта в локальной информационной системе;

- web-сайта ООО " Агентство АВИА ЦЕНТР" в Интернете (www.a-ctr.ru);

- электронный сетевой ресурс СМК на сервере ООО " Агентство АВИА ЦЕНТР", содержащий копии документов СМК;

- использование информационных систем (специальные внешние информационные электронные базы: Сирена, Amadeus. Saber. Gabriel и др., внутренняя информационная программа СОФИ);

- информационные стенды;

- ознакомление с вводимой в действие нормативной внешней и внутренней документации, приказами, распоряжениями (с заполнением Листа ознакомления);

- ознакомление сотрудников, поступающих на работу в ООО " Агентство АВИА ЦЕНТР", с документами СМК.

При необходимости, совещания протоколируются, протоколы передаются исполнителям и заинтересованным лицам (в электронном виде или на бумажном носителе).

5.5.3.3. Обеспечению эффективного внутреннего обмена в организации способствует соблюдение основных принципов и требований, предъявляемых к средствам и методам обмена информацией: безопасность, ответственность и уважение к коллегам, точность, доступность и качество передаваемой информации, компетентность в выборе и использовании каналов связи.

Анализ со стороны руководства

Общие положения

5.6.1.1. Генеральный директор организации анализирует СМК для гарантии её постоянной пригодности, адекватности и результативности. Анализ включает оценку возможностей улучшения и необходимости внесения изменений в документацию СМК, включая политику и цели в области качества.

5.6.1.2. Анализ СМК проводится ежегодно на совещаниях Генерального директора. Дату проведения и состав совещания назначает Генеральный директор по предложению ПРК.

5.6.1.3. Записи об анализе со стороны руководства, включающие Отчет о функционировании СМК и Протокол совещания, поддерживаются в рабочем состоянии в соответствии с требованиями СТО-СМК-03.

5.6.1.4. Отчет о функционировании СМК содержит следующие разделы: анализ актуальности Политики в области качества; анализ достижения целей в области качества; результаты внутренних и внешних аудитов; обратная связь от клиентов; оценка функционирования процессов; качество оказываемых услуг; статус предупреждающих и корректирующих действий; изменения, влияющие на СМК; рекомендации по улучшению СМК.

5.6.1.5. Сбор информации и подготовку Отчета о функционировании СМК осуществляет ПРК на основании данных, полученных от руководителей подразделений по запросам ПРК.

5.6.1.6. Оригиналы Отчета о функционировании СМК и Протокола совещания хранятся у ПРК, копии размещает ПРК на электронном сервере организации.