Роль современных информационных технологий в деловой переписке

Информационные технологии (ИТ, также — информационно-коммуникационные технологии) — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

В широком понимании информационные технологии охватывают все области создания, передачи, хранения и восприятия информации и не только компьютерные технологии. При этом ИТ часто ассоциируют именно с компьютерными технологиями, и это не случайно: появление компьютеров вывело ИТ на новый уровень, как когда то печатное дело.

Использование в делопроизводстве информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с " докомпьютерными" технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий.

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – это набор правил и средств, которые нужно знать, чтобы грамотно составлять любые документы. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деятельности организации и граждан.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

· факсимильная связь;

· телефон и мобильный телефон;

· электронная почта;

· интернет;

Рассмотрим на примере ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» роль современных технологий в деловой переписке. В данном учреждении актуальна электронная почта (detsad127@gmail.com).В настоящее время деловая электронная переписка постепенно вытесняет бумажную благодаря своей скорости, простоте и экономичности. Часто первый деловой контакт, да и все последующие тоже, происходит через электронное письмо. Электронная почта – особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако напряжение общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов.

В данном учреждении существует единый стандарт оформления электронных писем, включающий требования к структуре письма, правила обращения к клиенту, реквизиты “подпись” и “данные отправителя” (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, этот стандарт может включать запрет на использование так называемых смайлов (графических элементов, служащих для передачи эмоций), не относящихся к деловой сфере.

Типовая структура делового электронного письма имеет следующий вид:

· «шапка», выполненная в соответствии с корпоративным стилем;

· приветствие;

· содержание, цель обращения;

· прощание;

· личная подпись с указанием контактов;

· ссылка на сайт компании;

· логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма обязательно заполняются поля:

· тема;

· кому;

· важность письма, при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится электронный адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса вводят поочередно через запятую. Обязательно заполняется поле «Тема», в противном случае письмо может быть удалено как нежелательная почта.

Правилами электронной переписки определяется объем делового письма: оно должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую значительный объем, принято составлять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения.

Для уверенности в получении письма адресатом можно отправить электронное послание с уведомлением о получении. При этом используется языковая формула: Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам.

Еще одной неотъемлемой частью деловой переписки в ГУ «ЛДУУЯСКТ №127» является факс. Современный факсовый аппарат в конкретном сеансе передачи факсимильного сообщения может выступать как приёмник или как передатчик. В данной организации факсимильная связь вытесняется электронной почтой, однако ее роль в фирме уменьшается достаточно медленными темпами. Помимо удобства и простоты этого вида связи, значительную роль играет распространенность факсимильных аппаратов, возможность передачи цветных изображений. Кроме того, современные факсы имеют возможность использовать обычную писчую бумагу взамен использовавшейся ранее специальной термобумага.

2.2. Подготовка, оформление и отправка деловых писем в ГУ«ЛДУУЯСКТ №127»

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. Рассмотрим оформление деловых писем на примере документации ГУ «ЛДУУЯСКТ №127».

В данной организации существует три вида исходящих писем:

· информационное письмо (приложение 3);

· гарантийное письмо (приложение 4);

· сопроводительное письмо (приложение 5).

При составлении письма детально рассматривается, с какой целью составляется письмо, и на что рассчитывать в результате его рассмотрения. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления исходящих писем:

· изучение существующего вопроса;

· подготовка и написание текста письма;

· согласование письма;

· подписание у председателя ЖСК/руководителя отдела;

· регистрация;

· отправка.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Рассмотрим создание сопроводительного письма.

Создание сопроводительных писем в ЖСК " Правый берег" осуществляется в отделе продаж. Составлением исходящих писем занимается делопроизводитель данной организации (приложение 6).

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Сопроводительное письмо выполняет три важных функции:

· подтверждает факт отправки;

· предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

· благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя.

Рассмотрим наиболее подробно создание сопроводительного письма по основной деятельности средствами MS OFFICE WORD.

Параметры страницы при составлении сопроводительного письма: верхнее поле – 2 см, левое – 3 см, нижнее – 3 см, правое – 1, 5 см.

В сопроводительном письме от имени юридического лица (в шапке документа) жирным шрифтом, центрованным способом указываются реквизиты организации, а именно:

· наименование организации;

· справочные данные об организации;

· номер и дата

Далее слева от поля угловым способом указывается реквизит номер и дата исходящего письма. Справа указывается реквизит адресат.

Далее через 2 интервала, по центру указывается наименование вида документа «Сопроводительное письмо».

Затем через два интервала, с большой буквы, с красной строки, оформляется текст документа. Текст документа оформляется через один интервал.

В первой части с красной строки указывается:

· «Во исполнение… направляем вам…»,

· «Высылаем вам…»,

· «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). В данном документе используется клише «направляем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений, которые будут приложены к данному письму.

Через три интервала оформляется реквизит подпись. Реквизит содержит должность отправителя, его подпись и ИОФ.

В целом сопроводительное письмо в ЖСК " Правый берег" является:

1. Официальным по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресным, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальным, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективным и достоверным, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительным, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полным и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Грамотное составление делового письма является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера.