Введение. по предмету: «Технологии менеджмента в СКД»

Курсовая работа

по предмету: «Технологии менеджмента в СКД»

Организационные условия внедрения информационных технологий в структуру управления организацией

Выполнила: Левицкая Полина Сергеевна, студентка 4 курса очной формы обучения, специальности 071800 «Социально-культурная деятельность»

Тюмень, 2015

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Информатизация в области управленческой деятельности организациями культурно-спортивного профиля

1.1.Сущность и характеристика информатизации в системе управления…………………………..………………………………………..….7

1.2. Внедрение информационных ресурсов и технологий в деятельность учреждений социально-культурной сферы…………………..……..…….…....12

Глава 2. Технология применения информационных систем в деятельности коммерческих и государственных учреждений культурно-спортивного профиля

2.1. Применение информационных технологий в практической деятельности СК «GEOsport»………………………………………………………………....20

2.2. Использование информационных ресурсов в управленческой работе Дома Культуры «Водник…………….……………………...……………..…..25

2.3.Сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере на примере СК «GEO sport» и Дома Культуры «Водник»………………………………………………………….. 29

Заключение………………………..……………………………………………...31

Список литературы………………………..……………………………………..32

Приложение………………………………..……………………………………..35

Введение

Актуальность исследования. Успех каждой организации зависит главным образом от уровня квалификации персонала предприятия, от его желания и умения качественно и продуктивно работать. Поэтому, вопрос продуманного управления персоналом должен занимать одно из ключевых мест в общем плане развития организации.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии – это комплекс взаимосвязанных, технологических, научных и инженерных дисциплин, которые изучают методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации, вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов. В современной высоко конкурентной среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках.

Любое предприятие с помощью автоматизации стремится повысить эффективность своей работы, потому что успех организации в современном быстроменяющемся мире зависит от выбора используемых информационных технологий.

В настоящее время ни одна организация не обходится без электронно-вычислительных машин и информационных систем, автоматизирующих какой-либо важный процесс. Ведение учета достаточно трудоемкая задача, поэтому мы можем наблюдать, что с развитием информационных систем осуществлялась разработка программных продуктов, которые автоматизируют общие учетные задачи для большинства организаций. Это следующие процессы: ведение бухгалтерского и налогового учета, документооборот, консолидация, работа с кадрами, учет платежей и т. д.

Однако для удовлетворения потребностей современных организаций автоматизации только ряда каких – либо учетных задач будет недостаточно. Задачи учета, отражающие специфику деятельности, наиболее востребованы, так как автоматизация данных задач, позволяет с меньшими временными и трудовыми расходами производить анализ накопленных данных, что позволяет прогнозировать уровень спроса, издержки и своевременно реагировать на изменяющиеся внешние условия с минимизацией потенциального ущерба.

Фитнес – клубы и другие организации, осуществляющие физкультурно- оздоровительную деятельность в последние пять-шесть лет становятся все более популярными. В связи с этим сильно поднялся спрос на информационные системы, позволяющие решать не только типовые, но и специфические учетные задачи.

Цель данной работы состоит в том, чтобы выявить условия внедрения информационных технологий в структуру управления организациями культурно-спортивного профиля.

В связи с поставленной целью, необходимо решить следующие задачи:

1)Изучить сущность и характеристику информатизации в системе управления;

2)Выявить роль внедрения информационных технологий в деятельность учреждений СКС;

3)Рассмотреть применение информационных технологий в практической деятельности СК «GEOsport»;

4)Рассмотреть использование информационных ресурсов в управленческой работе ДК «Водник»;

5)Провести сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере.

Объект исследования: управленческая деятельность организаций спортивно-культурного профиля

Предмет исследования: организационные условия внедрения информационных технологий в деятельности учреждений спортивно-культурного профиля

Гипотеза: управление коммерческим и некоммерческим предприятием станет более эффективным, если оно будет основываться на использовании современных технологий.

Методологическая база исследования: Михеева Е.В., Гаскаров Д.В., Душин В.К., Козырев А.А.

База исследования: фитнес-центр «GEOsport», ДК «Водник»

Теоретическая значимость исследования: состоит в том, что на основе системного подхода к управлению предприятием проведено исследование проблем эффективного применения информационных систем в управлении организацией.

Практическая значимость: результаты данной работы могут быть использованы руководителями в организации системной работы с информационными ресурсами

Исходные понятия:

Управленческая деятельность- это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения;

Информационные технологии- совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления;

Информатизация -организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;

Структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных управленческих подразделений и отдельных должностей, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого;

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Данная работа состоит из введения, 2-х глав, заключения, списка литературы, примечания. Во введении определяются: актуальность, цель, объект, предмет, гипотеза исследования, а также методы и методологическая база исследования

В первой теоретической главе «Информатизация в области управленческой деятельности организациями СК» раскрываются:

Сущность и характеристика информатизации в системе управления, а также

Внедрение информационных ресурсов и технологий в деятельность учреждений СК.

Во второй главе «Технология применения информационных систем в деятельности коммерческих и государственных учреждений культурно-спортивного профиля» раскрываются, применение информационных технологий в практической деятельности СК «GEOsport», а также использование информационных ресурсов в управленческой работе ДК «Водник» и приведён сравнительный анализ использования информационных технологий в коммерческой и бюджетной сфере

В заключении сформированы основные выводы и итоги проведения исследования.

Список литературы содержит 35 источников.

Глава I. Информатизация в области управленческой деятельности организациями социально-культурного профиля

1.1.Сущность и характеристика информатизации в системе управления

Под информационной технологией понимается совокупность методов и технических средств организации, сбора, хранения, обработки, передачи и представления информации, расширяющая знания людей и развивающая их возможности по управлению техническими и социальными процессами.

Информационная технология в своем развитии прошла несколько этапов. До второй половины XIX в. основу технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская бумага. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационно обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную; помимо счетов, суммируемых также вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «меxаническая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты – все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40-60-е годы XX в. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге (типа ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.

Появление во второй половине 60-х годов больших производственных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.

Новая информационная технология (НИТ) – информационная технология, в которой используются последние достижения информатики. В настоящее время НИТ – это компьютерная информационная технология.[20.3]

По словам Е.В.Михеевой: «Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных теxнологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии. Примером такого критерия может служить пользовательский интерфейс (совокупность приемов взаимодействия с компьютером)».

Неотъемлемой частью информационной технологии является электронная почта, которая представляет собой набор программ, позволяющий хранить и пересылать сообщения между пользователями.

Классифицируя информационную технологию по типу носителя информации, можно говорить о бумажной (входные и выходные документы) и безбумажной (сетевая технология, современная оргтехника, электронные деньги, документы) технологиях.

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний.

Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров. Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы.

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.

Основными характеристиками ИС являются:

· поддержка полного цикла управления в масштабах корпорации;

· значительные масштабы системы и объекта управления;

· неоднородность составляющих технического и программного обеспечения компонентов ИС управления;

· единое информационное пространство выработки управленческих решений (управление финансами, персоналом, управление производством, логистика, маркетинг);

· функционирование в неоднородной операционной среде на нескольких вычислительных платформах;

· управление в реальном масштабе времени;

· высокая надежность, открытость и масштабируемость информационных компонентов.

Теxнические средства для информационных технологий делятся на классы:

1)Средства сбора и регистрации информации:

o персональные компьютеры для ввода информации документов и запись на машинный носитель. При вводе информации применяются аппаратные и программные методы контроля достоверности, в том числе контроль на диапазон значений, контроль формата значений и другие;

o сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразования в текст;

o автоматические датчики информации для формирования сигналов наступления контролируемых событий и их преобразования в цифровое представление.

2) Комплекс средств передачи информации (технические и программные средства компьютерных сетей):

o локальные вычислительные сети (ЛВС) ограниченного масштаба, с большими скоростями передачи данных, ограничением количества и местоположения пользователей;

o региональные вычислительные сети (РВС) расширенного масштаба/специализированного назначения, с относительно высокими скоростями передачи данных, расширением количества пользователей сети;

o глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет, для всемирных коммуникаций и создания информационных сообществ (например, пользователей информационных ресурсов Web, участников электронной коммерции, пользователей электронной почты, IP-телефонии и др.), с неограниченным кругом пользователей;

o intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использования в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.

3) Средства хранения данных. Базы данных ИС хранятся на серверах БД, файловых серверах, локальных компьютерах. В качестве носителей информации используются: магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски DVD (цифровые видеодиски).

4)Средства обработки данных. Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:

o микрокомпьютеры — используются автономно в виде персональных компьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современными микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим техническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;

o мини-компьютеры — машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);

o большие и сверхбольшие компьютеры — машины специального применения в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5) Средства вывода информации. Для отображения и вывода информации используются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления. Основные комплексы задач:

o финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и другие;

o анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и другие;

o маркетинг — анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг и другие;

o управление проектами — календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по, исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и другие;

o управление документооборотом — система управления документами и организации документооборота И С, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие.[20.13]

Современные информационные технологии по формированию и применению ИР привели к созданию информационной индустрии, которая соответственно своим масштабам и экономическим показателям опередила прочие индустрии. Она связана как конкретно с поиском и предоставлением информации, так и с разработкой программного и технического обеспечения и продажей его все большему числу пользователей. При этом появилась проблема экономической оценки как самих ИР, так процессов их хранений и передачи. Появились множественные службы и организации по управлению и распространению ИР, а также программных и технических средств их хранения, переработки и доставки.

1.2. Внедрение информационных ресурсов и технологий в деятельность учреждений СКС

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное действие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру компании. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что должен делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

- каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

- что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

- в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

- какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.[11.102]

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено нередко делегирует надлежащие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство предприятием должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, необходимо точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта:

1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;

2) ИТ как интегральная составная часть продукта;

3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

В соврeменных условиях функционирования компании совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. К примеру, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит исполнять контроль за производством на уровне производственных смет.

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая возможность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело утверждать, что она равна нулю. То, что создано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях считается отражением вчерашних взглядов управленческого персонала компании и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если организация решила ориентироваться на готовые системы - то ей нужно решить, с кем она будет работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20 - 25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учeтом. Мы считаем, что крупным предприятиям нужно ориентироваться на западные системы.