Картотеки архивного фонда

Схема объектов, для которых необходимо хранить архивные данные, представленная на рисунке позволяет выделить следующие основные наборы данных – картотеки архивного фонда:

1. Участник конкурса

2. Заявка

3. Грант – описание исследования

4. Грант – отчет

5. Руководитель

6. Организации

Рассмотрим требования к данным картотек архивного фонда.

1. Картотека «Участник конкурса МКД» предназначена для хранения данных об участниках всех ранее проведенных и проводимых в настоящее время (и в будущем) конкурсов.

Для участника конкурса (заявителя) должна быть сформирована учетная запись, которая используется для привязки ко всем поступившим от него данным и материалам, передаваемым на хранение в архивный фонд (ключевое поле ID_Person). Формирование более одной записи для одного физического лица не допускается и должно контролироваться системными средствами. Параметры контроля – личные учетные данные:

- ФИО (изменения могут быть);

- дата рождения (константа);

- номер паспорта (изменения могут быть);

- номер диплома кандидата/доктора наук (константа, на момент первого входа в систему может отсутствовать).

В картотеке участников конкурса предусмотрено поле (Pers_Konk) для фиксации данных об их участии в конкурсах, выигранных грантах и других решениях по заявкам и грантам данного физического лица.

Для формирования картотеки «Участники конкурса МКД» использованы данные, обязательные для заполнения при подаче заявки. Кроме этой информации предусмотрена возможность фиксации изменений, которые вносились самим участником в учетные данные на различных этапах информационного обмена, в том числе при неоднократном участии в конкурсах грантов (поле Data_Change) (см. таблицу 3).

Таблица 3- Структура данных картотеки «Участник конкурса МКД»

2. Картотека «Заявка МКД» предназначена для хранения данных о заявках, поступивших на конкурс.

Каждой заявке должен быть присвоен уникальный ключ, сформированный из следующих элементов данных:

- год конкурса;

- вид конкурса (допустимые значения - МК или МД);

- порядковый номер, присвоенный по мере формирования комплектов документов.

Для формирования картотеки «Заявки МКД» использованы данные – описание исследования, обязательные для заполнения при подаче заявки.

Поиск документов по картотеке «Заявки МКД» архивного фонда выполняется по специальному коду, который должен быть присвоен заявке (поле Arch_Kod). Данный код – указатель места хранения, например, номер стеллажа и папки. В одну папку будут вложены для хранения несколько наборов документов, поэтому такой код не является уникальным (может быть присвоен более чем одной заявке и более чем одному документу в составе заявки или гранта). Код будет присвоен при передаче материалов в архивный фонд (таблица 4).

Таблица 4.Структура данных картотеки «Заявка МКД»

3. Картотека «Грант МКД» предназначена для хранения данных о грантах, выигранных участниками конкурсов.

Каждому гранту должен быть присвоен уникальный ключ, сформированный из следующих элементов данных (таблица 5):

- год конкурса;

- вид конкурса (допустимые значения - МК или МД);

- секция, по числу секций соответствующих тематическим направлениям конкурса;

- порядковый номер, присвоенный по мере формирования комплектов документов.

Таблица 5.Структура данных картотеки «Грант МКД»

Поиск документов по картотеке «Гранты МКД» архивного фонда выполняется по специальному коду, который должен быть присвоен гранту (поле Arch_Kod). Данный код – указатель места хранения, например, номер стеллажа и папки. В одну папку будут вложены для хранения несколько наборов документов, поэтому такой код не является уникальным (может быть присвоен более чем одному документу). Код будет присвоен при передаче материалов в архивный фонд.

4. Картотека «Отчеты МКД по грантам» предназначена для хранения данных об отчетных материалах, представленных исполнителями работ по грантам.

Таблица 6 - Структура данных картотеки «Отчеты МКД по грантам»

5. Картотека «Руководители МК»

Таблица 7 предназначена для хранения данных о руководителях молодых ученых – кандидатов наук, представивших заявку на грант.

Таблица 7 - Структура данных о руководителях гранта

6. Картотека «Организации МКД»

Таблица 8 - Структура данных организаций МКД по грантам

Кроме основных картотек – таблиц, необходимы вспомогательные таблицы, которые по существу являются приложениями и рассматриваются в привязке к основным параметрам описания объектов. К таким таблицам относятся:

- календарный план;

- смета;

- экспертные оценки;

- финансирование гранта.

Ниже приведен состав данных этих таблиц.

7. Таблица «Смета МКД»

Таблица «Смета МКД» предназначена для хранения данных о расходах по статьям бюджетного финансирования.

Таблица 9 – Смета МКД

8. Таблица «Экспертиза МКД»

Таблица 10 – Экспертиза МКД

Связи или отношения разработанных картотек – таблиц ИПС архивного фонда представлены на схеме рисунка 9.

Рисунок 9 - Связи или отношения картотек – таблиц ИПС архивного фонда