Схема формирования базы данных заявок

Делопроизводство по грантам полностью ориентировано на постоянное информационное сопровождение на основе информационной технологии, которая поддерживает все этапы подготовки документов, от заполнения заявочных материалов до представления отчетов по установленным формам. Разработанная информационная система формирует базу данных, в которой содержится вся информация о заявителях и грантополучателях, финансировании, содержании и результатах научных исследований.

Проведение конкурсного отбора по грантам и последующее сопровождение НИР сопровождается большим потоком документов, заданных регламентом конкурса и жизненным циклом гранта. Все документы, как заявочные, так и по выполнению исследования по выигранному гранту, должны поступать в к грантодателю, где происходят экспертные мероприятия конкурса, отбор, организация финансирования, а также информационно-аналитическая обработка данных, анализ статистики, презентация результатов и т.п.

На первом этапе, по завершении документооборота в рамках конкурсных процедур, образуются два массива документов: заявки, по которым принято решение о предоставлении гранта – победители конкурса, и отклоненные заявки, по которым делопроизводство прекращается.

Материалы заявок и договоров на выполнение работ по выигравшим заявкам представляют собой архивный фонд конкурса, который поступает на хранение в конкурсный центр в бумажном виде.

Рассмотрим на рисунке 7 схему формирования архивного фонда по заявкам и документам, поступающим на хранение по завершении требуемых этапов конкурсного документооборота. На схеме показано, что для формирования структуры и состава параметров описания материалов заявок (а также и других документов, относящихся к НИР, выполняемой по гранту) использована конкурсная документация. Разработанная на ее основе инфологическая модель данных, в свою очередь, позволяет разработать даталогическую модель и программные средства СУБД, которая используется при проведении конкурсных мероприятий и в процессе дальнейшего сопровождения работ по грантам. Занесение данных в систему выполняет сам абонент системы (соискатель гранта) в режиме удаленного доступа через компьютер на своем рабочем месте, информация вводится через специально разработанные экранные формы. Подготовка документов осуществляется путем формирования pdf файлов по шаблонам, заложенным в систему в соответствии с формами, представленными в конкурсной документации.

Рисунок 7 - Схема формирования архивного фонда по заявкам и документам

Интерактивная система, в которой реализованы функции подготовки документов, обеспечивает:

- ввод данных документов – заявок, приложений (форм) заявки, отчетов и т.д.;

- просмотр и корректировку данных;

- формирование документов в виде pdf файлов и их просмотр на рабочем месте абонента системы;

- распечатку документов по заданным формам (из pdf файлов) на рабочем месте абонента системы.

Особенностью разработанной схемы ввода данных и формирования комплектов заявочной документации является то, что документы формируются в два этапа: первоначально абонент интерактивной системы заносит информацию в окна, предназначенные для ввода отдельных параметров описания заявки (учетные данные, содержание исследования и т.д.), а затем система автоматически формирует документы для печати, раскладывая введенные данные в соответствии с заданным шаблоном каждого документа (заявка, формы). При этом экранные формы разработаны с учетом требований по эргономике, содержат подсказки по порядку выполнения действий, справочную информацию и т.п, т.е реализуют «дружественный интерфейс», освобождая абонента от рутинных операций заполнения в текстовом редакторе.

В процессе заполнения экранных форм система формирует новые записи в базах данных и заполняет их поступающей информацией.

Из схемы следует, что на выходе системы образованы три информационных потока:

- распечатанные документы, оформленные заявителем/грантополучателем и принятые грантодателем – заказчиком работ, они содержат подписи и печати, сброшюрованы;

- электронные документы в pdf формате, которые являются прообразом оформленных распечатанных документов (подписанных и заверенных печатями) и отличающиеся от них только отсутствием подписей и печатей;

- база данных, содержащая записи с данными по всем содержательным позициям документов, занесенными участниками конкурсов и исполнителями работ по грантам.

Отметим, что разработанная структура таблиц базы данных отличается от структуры документов, выводимых на печать, база данных также содержит справочные и вспомогательные данные, необходимые для работы СУБД при установлении связей и заполнении специальных полей форм документов.

При формировании архивного фонда следует учесть, что предметом хранения являются не только заявочные материалы конкурсов, но и документы, относящиеся к другим этапам жизненного цикла гранта, которые используются при победе в конкурсе и выполнении исследования по гранту, а именно документы договора на выполнение работ и на финансирование, отчеты грантополучателя. Схема, представленная на рис. 1, в полной мере соответствует процессам формирования всех документов, которые готовит грантополучатель. Заказчик работ формирует со своей стороны документы на финансирование – распоряжения, причем эта функция реализована в информационной системе (но без участия грантополучателя), и эти данные также поступают в архивный фонд.

Очевидно, для работы с архивным фондом требуется информационно – поисковая система (далее ИПС архивного фонда), которая позволит работать как с данными заявок и выполняемых научных исследований, так и с документами, представленными на конкурс и поступающими в архивный фонд.

Требования к ИПС архивного фонда

Информационной основой архивного фонда являются данные и документы, подготовленные на этапе формирования заявок, а затем и в процессе выполнения проектов по грантам.

Для создания ИПС архивного фонда рассмотрим объекты предметной области и основные функциональные задачи, которые должны быть решены с использованием информации и документов архивного фонда при помощи создаваемой ИПС.

В предметную область конкурсов грантов входят следующие объекты:

- заявитель / грантополучатель, физическое лицо, претендент на выполнение исследования по гранту и исполнитель проекта в случае победы в конкурсе;

- научный руководитель заявителя – участника конкурса;

- организация – юридическое лицо, от имени которого подается заявка на грант и в дальнейшем, в случае победы в конкурсе, выполняется научное исследование, что сопровождается организацией финансирования работ через бухгалтерию организации;

- конкурсная заявка на грант – комплект документов, представляемый заявителем от имени организации;

- научное исследование, выполняемое по гранту;

- отчет по гранту – научный отчет с результатами научного исследования, выполненного по гранту и финансовый отчет;

- заключение экспертной комиссии.

Известно, что информационно-поисковые системы бывают двух видов: документальные (документографические) и фактографические.

Документальная (документографическая) информационная поисковая система - это система, в которой объектом сохранения и обработки являются собственно документы. В такой ИПС каждому присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ документа (ПОД). Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам, которые содержат информацию (адрес) о местонахождении документа. По данной схеме выполняется поиск книги в библиотеке - сначала находят карточку в каталоге, а потом по шифру, указанному на ней, отыскивается и сама книга. Различия документографических ИПС определяются тем, как устроен поисковый образ документа и возможны решения, при которых нет однозначного соответствия между поисковым образом документа и самим документом.

Фактографическая информационная поисковая система хранит не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. При этом объектом или сущностью является то, что представляет в предметной области многосторонний интерес (сотрудник, договор, изделие, НИР и т.п.). Хранимые факты могут быть извлечены из различных документов и связываются между собой системой отношений, которая в ИПС носит название тезауруса предметной области. Тезаурус используют для поиска ответов на запросы.

Функциональные задачи разрабатываемой ИПС архивного фонда должны быть ориентированы на работу как с документами, так и содержащимися в них данными, поэтому особенностью проектируемой системы является необходимость сочетания свойств документографической и фактографической ИПС.

ИПС архивного фонда предназначена для управления электронной документацией и данными о документах архивного фонда.

Основные функции ИПС архивного фонда:

1. Ввод, регистрация документов, поступающих в архивный фонд в бумажном виде, фиксация адреса (места) хранения документов, фиксация изменений в содержании документов и составе комплектов документов. При этом необходимо обрабатывать и представлять следующую информацию:

- состав комплекта документов;

- электронная версия комплекта документов;

- атрибуты объектов и документов.

2. Ввод новых записей в базу данных при передаче документов в архивный фонд.

3. Поиск и просмотр информации, предоставление данных об объектах и документах архивного фонда, в том числе:

- документ и его атрибуты;

- объект и его атрибуты;

- история изменения в данных (параметрах описания) объектов.

4. Реализация поисковых запросов по базе данных:

- подбор данных в соответствии с параметрами запроса;

- подбор данных и выполнение расчетов и преобразований;

- представление результатов запросов в виде таблиц, графиков, диаграмм.

5. Ведение справочников и/или картотек по объектам предметной области и классификаторам:

- заявители – участники конкурсов;

- грантополучатели – победители конкурсов;

- организации – юридические лица, через которых осуществляется взаимодействие с заявителями и грантополучателями;

- федеральные округа, регионы, города.

6. Ведение классификатора областей знания, экспертных групп, экспертов.

Сотрудники, работающие с ИПС архивного фонда, делятся на следующие группы:

- пользователи;

- операторы;

- администраторы.

Каждая из групп сотрудников имеет разные права на операции в ИПС архивного фонда. Наибольшими правами обладают администраторы; операторы обладают правами, позволяющими осуществлять загрузку и изменение данных; пользователи обладают правами на просмотр данных архивного фонда. Пользователи системы занимаются только просмотром информации в ИПС архивного фонда.

Способ взаимодействия пользователей в целом аналогичен взаимодействию с бумажным архивом и картотеками. ИПС архивного фонда, в отличие от традиционного архива, позволяет пользователям быстро и удобно получать доступ к документации в электронном виде, а так же получать информацию о составе комплектов документов.

Возможности пользователей в ИПС архивного фонда:

- поиск и просмотр документов архивного фонда в электронном виде;

- просмотр состава комплектов документов помещенных в архивный фонд;

- подбор материалов с помощью справочников и картотек при отработке запросов;

- получение информации о документах посредством отчетов ИПС архивного фонда;

- реализация типовых запросов, представленных в меню системы.

Операторы системы осуществляют ввод и изменение всех не административных данных в системе (документация по заявкам и грантам, содержание справочников, состав комплекта документов).

Операторы системы реализуют в ИПС архивного фонда:

- регистрацию документов и присвоение архивных кодов;

- регистрацию и прием на хранение электронной версии документов;

- формирование состава комплекта документов в электронном виде;

- регистрацию и прием новых версий измененных документов;

- ведение структуры и элементов справочников.

Администраторы системы выполняют мониторинг функционирования системы, ее обслуживание и вводом и изменением всех административных данных, в том числе занимаются резервированием/восстановлением данных, добавлением и изменением атрибутов справочников, картотек и т.д.