Действие 1. Заполнение приходного кассового ордера по форме № КО-1

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступ­ления денег в кассу как при применении методов ручной обработки, так и при обработке информации с применением средств вычисли­тельной техники.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей или ПК). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается (п. 2.1 Порядка ведения кассовых операций).

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.98 № 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» до передачи в кассу организации приходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № К.О-3).

Посте заполнения и регистрации бухгалтером приходный кассовый ордер и квитанция подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, кассиром.

Также указывается расшифровка подписи — инициалы и фамилия.

Согласно п. 3.2 Порядка ведения кассовых операций при получении приходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии: - руководителя на документе и ее соответствие имеющемуся образцу;

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами сумме наличных денег, записанной прописью;

- наличие перечисленных в документе приложений.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, что вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, yказанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Согласно п. 3.3 Порядка ведения кассовых операций при ведении юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) кассовых операций с применением ККТ по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный кассовый ордер 0310001 на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом, банковским платежным агентом помимо приходного кассового ордера, указанного в предыдущем абзаце, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Согласно п.5.2 Положения о порядке ведения кассовых опера­ций по каждому приходному кассовому ордеру кассиром осуществ­ляются записи в кассовой книге 0310004.

Следует помнить, что при осуществлении организациями и инди­видуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, в случаях продажи ими товаров, выполнения работ или оказания услуг, должна приме­няться контрольно-кассовая техника (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

Приходный кассовый ордер и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению в кассу организации денежных средств