Управленческая отчетность и ее использование для принятия управленческих решений.

Одной из важнейших задач управленческого учета является оценка результатов функционирования организации в целом, а также отдельных ее структурных подразделений и различных бизнес-проектов. Выполнение этой задачи непосредственно связано с составлением управленческой отчетности.

Управленческая отчетность - это система взаимосвязанных показателей, которые характеризуют условия и результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его частей за отчетный период.

Основная цель составления внутрихозяйственной отчетности заключается в удовлетворении информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления данных в натуральном и стоимостном выражении, позволяющих не только производить оценку фактов хозяйственной жизни организации и контроль за ними, но и разрабатывать прогноз и план деятельности структурных подразделений предприятия либо отдельных направлений его деятельности. Именно цели составления управленческой отчетности являются критерием, определяющим ее содержание, набор показателей, периодичность, порядок предоставления.

По своему содержанию, информационной базе управленческая отчетность существенным образом отличается от финансовой отчетности. Управленческая отчетность не регламентируется какими-либо нормативными актами. Содержание управленческой отчетности, ее состав, сроки представления являются прерогативой самой организации. В связи с этим управленческая отчетность носит конфиденциальный характер. Однако независимо от специфики функционирования организации при составлении отчетности для целей управления предприятием необходимо использовать единые подходы к формированию объектов управленческого учета, их оценке, к системе их показателей и отражению последних в системе управленческой отчетности и системе бюджетирования.

Кроме того, при составлении управленческой отчетности на конкретном предприятии должны быть разработаны регламенты, предусматривающие содержание управленческой отчетности, направления ее использования и информационную базу составления различного рода отчетов.

Управленческая отчетность используется, в частности, для выявления степени выполнения управленческих решений. Для этих целей в управленческой отчетности отражаются прежде всего те показатели, которые максимально могут выразить установленные конкретные цели организации. Цели функционирования организации должны быть четко сформулированы и количественно выражены. В противном случае контроль за их выполнением крайне затрудняется.

При формировании управленческой отчетности необходимо иметь в виду, что при разработке управленческих решений возможны определенные допущения, которые должны быть установлены на будущие периоды как по всей организации, так и по центрам ответственности. Такого рода допущения должны быть четко сформулированы, и в процессе функционирования организации необходимо непрерывное наблюдение за планами, при разработке которых использовались определенные допущения.

Такой подход к оценке выполнения управленческих решений позволяет осуществить контроль их обоснованности, а также корректировку допущений и, соответственно, планов. В условиях инфляции, как правило, предприятия сталкиваются с необходимостью в течение планируемого периода корректировать планы, при разработке которых были приняты допущения о размерах инфляции, объявленных в начале года соответствующими статистическими органами.

Управленческая отчетность необходима для осуществления контроля за выполнением планов организации, использованием трудовых ресурсов в процессе производства продукции, работ, услуг, а также для контроля за текущей деятельностью организации, которая характеризуется показателями эффективности работы (нормативы эффективной работы, уровень рентабельности и др.). Для руководителя организации существенный интерес представляют системы показателей, характеризующие достижение установленных целей для организации в целом. Поэтому в системе управленческой отчетности выстраивается такая совокупность процедур формирования отчетных данных применительно к каждому этапу управления, которая предполагает, что оперативные управленческие решения, принимаемые на низших уровнях, по максимуму отражаются в отчетности данного этапа. К высшим уровням управления объем информации сокращается, а значимость принимаемых решений увеличивается.

Обследование ряда российских предприятий на предмет содержания управленческой отчетности, соблюдения единых подходов к ее составлению на различных уровнях управления организации позволило выявить следующие недостатки:

1) наличие избыточной информации в отчетности наряду с важными сведениями о деятельности структурных подразделений, которая не используется на последующих уровнях управления организации;

2) обобщение информации в отчетности отдельных структурных подразделений производится, в основном, по показателям объема продаж или уровня издержек, т.е. имеет место недостаточность информации для других подразделений организации, деятельность которых оценивается по уровню дохода либо другим показателям;

3) составление отчетности на оперативном уровне управления по многим показателям, и соответственно отбор необходимой информации для анализа и разработки управленческих решений, направленных на повышение эффективности работы данного структурного подразделения, представляет собой сложный процесс;

4) отсутствие четко разработанных адресатов получения управленческой отчетности приводит к ситуациям, при которых последняя поступает работникам организации, не являющимся ответственными за выполнение тех или иных управленческих задач.

Содержание управленческой отчетности, ее сущность оказывают влияние на ее формы. Однако в экономической литературе данный вопрос не получил достаточного освещения. Проектом рекомендаций по управленческому учету, разработанным Минэкономразвития России, предусматриваются следующие отчеты:

Отчеты об операционной деятельности, включающие отчеты:

- о производстве продукции (работ, услуг);

- продаже продукции (работ, услуг);

- закупках товарно-материальных ценностей;

- запасах сырья и комплектующих изделий;

- запасах готовой продукции;

- затратах в незавершенном производстве;

- движении денежных средств;

- дебиторской (кредиторской) задолженности.

Отчеты об инвестиционной деятельности, к которым относятся отчеты:

- о движении основных средств;

- движении нематериальных активов;

- долгосрочных финансовых вложениях;

- планируемых капитальных вложениях;

- выполнении инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности, а именно отчеты:

- о краткосрочных финансовых вложениях;

- привлечении обслуживания заемного капитала;

- привлечении и обслуживании акционерного капитала;

- управлении денежной наличностью.

Как показывает практика, способы представления управленческой отчетности разнообразны. Управленческая отчетность, основанная на использовании единого формата и общей структуры, не может быть разработана вследствие различий в подходах к ее содержанию, формам и срокам представления.

Вместе с тем при разработке управленческой отчетности нельзя допускать неоднозначного толкования приведенных сведений о состоянии объекта управленческого учета. Формулировка названий форм управленческой отчетности, ее разделов должны быть ясны для понимания не только исполнителя, но и пользователя. Содержание же отдельных разделов управленческой отчетности должно отвечать информационным потребностям предполагаемого потребителя отчетности.

Детализация информации зависит, прежде всего, от того, на каком уровне составляется управленческая отчетность и на каких конкретно сведениях и показателях должно быть зафиксировано внимание исполнителя с целью полного и правильного понимания и восприятия отчетных данных и показателей. Разработка управленческих отчетов в соответствии со стандартным форматом, утвержденным для данного предприятия, упрощает их использование на разных уровнях управления. Составление управленческой отчетности с применением компьютерной техники позволяет обеспечить достаточно быстрое, системное и взаимосвязанное формирование отчетных данных и показателей в любом необходимом для управления разрезе.

К составлению управленческой отчетности предъявляются следующие требования: целесообразность, объективность, надежность, своевременность, достаточность, сопоставимость, адресность и экономичность.

Целесообразность означает, что информация внутренней отчетности должна быть уместной (релевантной) в отношении цели, для достижения которой она предоставлена. Неуместная информация приводит, как правило, к принятию неверного решения.

Объективность предполагает отсутствие каких-либо предвзятых оценок, ошибок в формировании отчетности, а также субъективного мнения об объектах управленческого учета. Поскольку содержание отчетов часто затрагивает будущее хозяйственной деятельности организации, то в этом смысле возникает некоторая неопределенность, что не позволяет надеяться на абсолютную объективность управленческой учетной информации. В связи с этим при составлении управленческой отчетности необходимо давать обоснование исходных предположений, используемых при формировании информации.

Надежность означает, что информация должна быть достаточно точной для определенной цели. Полная надежность, как и объективность, вряд ли возможна в отношении информации, связанной с будущим. Поэтому и в данном случае необходимо обоснование основополагающих предположений, выделение любых областей существенной неопределенности в предоставляемой информации. Отметим, что надежность не требует всех существующих подробностей. Так, стратегическая информация, несомненно, будет значительно менее подробной и точной, чем тактическая или оперативная, хотя это не уменьшает ее ценности для руководства.

Своевременность означает, что информация должна быть представлена к сроку, когда она является необходимой для принятия решения. В зависимости от целей варьируются и сроки представления информации.

Достаточность означает, что данные управленческих отчетов должны быть достаточно полными для принятия решения и в то же время не должны содержать излишней информации.

Сопоставимость означает, что отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия. В случае изменения базы сопоставления информации должна производиться корректировка ранее представленных данных. Корректировка должна сопровождаться соответствующими пояснениями. В противном случае такие сведения управленческой отчетности в процессе анализа приведут к ошибочным результатам.

Адресность управленческой отчетности состоит в том, что она должна быть доведена до ответственного руководителя и других заинтересованных лиц только при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации.

Экономичность управленческой отчетности предполагает, что издержки, связанные с составлением различных управленческих форм, должны соответствовать эффекту от их использования. Это требование подтверждает, что всякая информация является ресурсом и, соответственно, имеет стоимость, которая может быть определена. Затраты на составление отчетности включают оплату услуг консультантов, приобретение программного обеспечения для расчетов по обоснованию решений, оплату труда управленческого персонала и другие затраты.

Содержание управленческой отчетности должно соответствовать целям анализа и оперативного контроля, что делает необходимым наличие в отчетах первичной аналитической информации (отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.д.). Оптимальные сроки представления отчетности находятся в прямой зависимости от назначения информации и возможности принятия решения, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Частота представления периодических отчетов определяется, прежде всего, периодом, в течение которого содержащаяся в них информация может быть актуальной и полезной для принятия оперативных управленческих решений.