Этапы работ по внедрению

Проект по разработке и внедрению ИСУ на предприятии, как правило, делится на три фазы:

1. Обследование компании.

2. Проектирование.

3. Ввод в действие.

Обследование компании

На первой фазе взаимодействия (обследование) проводится сбор данных и анализ деятельности компании (корпоративного центра и согласованного набора типовых структурных подразделений), строится модель бизнес-процессов «как есть», определяются основные элементы системы и технологии управления, вырабатывается видение будущей ИСУ, строится модель бизнес-процессов «как должно быть», определяются требования к будущей ИСУ. На основе этих требований вырабатывается концепция развития ИСУ: этапы создания ИСУ, их содержание, способы адаптации действующих автоматизированных систем управления, модель внедрения (разработка заказной системы либо адаптация готового программного пакета, либо гибридная модель – часть системы разрабатывается на заказ, часть охватывается готовым пакетом).

Проектирование

Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления компанией могут быть определены по окончании первой фазы взаимодействия, когда будет проведено исследование бизнеса компании, определены и согласованы пути реорганизации системы управления и пути развития информационных технологий.

Эскизный проект создается на основе технического задания (ТЗ), укрупненно описывает управленческие и информационные взаимосвязи в систем. После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес-процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очередностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации.

Основная работа, необходимая для разработки технического задания будет проведена при выборе системы, то есть на этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся подсистем. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет порядок создания и требования к подсистеме.

Пробное внедрение предполагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности. По результатам опробования производится необходимые изменения.

Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утвержденным техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель бизнес-процессов будущей системы управления. Технический проект подробно описывает рабочие места ИСУ, выполняемые на них бизнес-операции, соответствующие им проводки, структуры обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объемах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей ИСУ и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.

Ввод интегрированной системы в действие

На данном этапе проводится реализация/настройка программного продукта, осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно-справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.

С самого начала работ по настройке/реализации интегрированной системы управления проводится обучение проектной группы заказчика, которая впоследствии будет сопровождать создаваемую систему.

Пробные пуско-наладочные работы проводят на стендовом (обособленном) оборудовании с тем, чтобы не мешать текущему процессу управления. Для проведения пробной пуско-наладки от компании назначают освобожденную группу, состоящую из перспективных сотрудников, которые освобождаются от текущей производственной нагрузки. Освобожденная группа в дальнейшем участвует в обучении остальных сотрудников и распространении настроенного пакета по всем рабочим местам.

Пробная пуско-наладка включает следующие этапы:

- обучение освобожденной группы;

- техническая настройка типовых рабочих мест;

- пробная конвертация данных и дополнительные работы;

- пробный ввод в действие.

Основной задачей этапа опытной эксплуатации является доводка настроенного при пробных работах пакета модулей и распространение его по всем рабочим местам компании.

Основные пусконаладочные работы включают следующие стадии:

- обучение пользователей рабочих мест;

- доводка технической настройки на рабочих местах;

- промышленная конвертация данных;

- проведение опытной эксплуатации.

По результатам опытной эксплуатации составляется акт о сдаче в промышленную эксплуатацию. На этом проект внедрения ИСУ на предприятии, как правило, считается завершенным. В дальнейшем в течение нескольких месяцев производится поддержка эксплуатации ИСУ силами собственных и приглашенных специалистов до тех пор, пока интеграционная система не станет рутинной практикой управленческих служб предприятия.

Итак, говоря о внедрении систем класса ERP (это относится и к системам ERP II), нельзя не отметить необходимость сближения бизнес-процессов организации с теми моделями, которые заложены внутри ERP-системы. Осуществляться это может двумя основными способами: во-первых, путем перестройки всей деятельности компании – переходу с функционально ориентированной деятельности к процессной, выстраиванию горизонтальных связей внутри организации и т. д.; во вторых, путем подгонки ERP-систем под существующие в организации бизнес-процессы.

Однако в этом процессе крайности недопустимы. Полная автоматизация неформализованного процесса управления предприятием, построенного на личных связях, опыте и других личных качествах руководителя, представляет собой практически невыполнимую задачу. Кроме того, в подобном случае положительный эффект от внедрения ERP-системы будет сведен к минимуму – если вы будете продолжать работать так, как работали, вы будете получать то, что получали[5].

С другой стороны, в большинстве западных ERP-систем (а отечественных систем данного класса не существует) заложены стандартные модели бизнес-процессов, не учитывающие ни отраслевой специфики компании, ни особенности российского законодательства, которые при прямом перенесении на российские предприятия, скорее всего, окажутся неработоспособными.

В этой ситуации единственным выходом является одновременная работа по обоим направлениям. От того, какая в этом вопросе принята пропорция, будет зависеть и выбор конкретной ERP-системы. Например, система R/3 немецкой компании SAP AG лучше внедряется на предприятиях Западной Европы, где предпочитают изменять бизнес-процессы в соответствии с заданной логикой, а система Oracle Applications традиционно держит лидерство на рынке США, где стандартные функции предпочитают подстраивать под требования имеющихся бизнес-процессов.

Существенным аргументом в пользу реинжиниринга бизнес-процессов является сокращение затрат на внедрение ERP-системы, которые для систем класса R/3 могут достигать нескольких миллионов долларов. Одним из самых современных способов экономии средств на внедрении подобной системы является аренда ERP-систем.

На рисунке 8.4 показана схема, демонстрирующая такую ситуацию. ERP-система реализуется в виде трех уровней:

- клиентский уровень, обеспечивающий ввод первичной информации и просмотр результатов (отчетов);

- сервер приложений, отвечающий за осуществление всей бизнес-логики системы;

- сервер базы данных.

Два последних уровня могут быть установлены на оборудовании провайдера данной услуги, и тогда пользователи ERP-системы инсталлируют на свои компьютеры лишь клиентские приложения системы и работают с удаленным сервером приложений через Интернет.

При этом провайдер ERP-системы может специализироваться на некоторых вертикальных рынках. То есть предоставляемая им система будет настроена на бизнес-модели конкретных промышленных отраслей. В этом случае предприятие получает доступ к системе, смоделированной с учетом специфики конкретной индустрии, поэтому полностью пропускает долгий и не всегда успешный этап внедрения ERP-системы.

Клиентами подобной системы могут быть малые и средние компании, которые не могут позволить себе купить первоклассную ERP-систему, но и не желают по мере своего развития постоянно менять одну за другой дешевые системы с меньшими возможностями.

Современные информационные и коммуникационные технологии предоставляют предприятиям широкий спектр возможностей по автоматизации бизнес-процессов – от покупки дешевых «коробочных» программных продуктов, рассчитанных на выполнение какой-либо одной функции, до внедрения полномасштабной ERP-системы. В этом вопросе главное, чтобы информатизация деятельности была не просто следованием современной моде, а вела к реальному повышению эффективности деятельности организации.