Вопрос 2. Отечественные HR-системы

Российская система «Босс-кадровик»

Описание решения

Система БОСС-Кадровик имеет репутацию лучшего инструмента, позволяющего оптимизировать бизнес-процесс управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях. За десятилетний период своего развития система прошла путь от заказной разработки в области учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая уже успешно используется в сотнях организаций различного профиля деятельности.

Система поддерживает следующие процедуры бизнес-процесса управления персоналом:

• Планирование структуры организации, штатного расписания, ведение множественных, в том числе неформальных, иерархических структур

• Оперативный учет движения персонала

• Ведение административного кадрового документооборота, в том числе формирование должностных инструкций

• Ведение архивов без ограничения сроков давности

• Формирование и ведение структурированных квалификационных требований к должностям (профиль должности)

• Планирование персонала

• Подбор персонала

• Оценка соискателей и сотрудников, аттестация персонала

• Обучение и повышение квалификации, стажировки персонала

• Материальная и нематериальная мотивация

• Ведение кадрового резерва и мобильного персонала

• Планирование фондов рабочего времени и учет их использования

• Управление системой оплаты труда

• Расчет заработной платы на предприятии

• Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия

• Формирование отчетности для Госкомстата, ВУС, Налоговой службы и Пенсионного фонда.

• Консолидация данных по работникам и синхронизация справочной информации с помощью встроенного механизма обмена кадровой информацией (репликации)

• Вывод отчетов и справочных данных о персонале на корпоративный портал

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

Система состоит из трех контуров. Стандартное разграничение прав доступа различных категорий пользователей заложено в каждом контуре изначально: система поставляется с заранее настроенными рабочими местами специалистов соответствующих служб предприятий. Если же заказчику необходимо скорректировать базовые настройки и привести их в соответствие с принятыми или внедряемыми в компании бизнес-процессами, то требуемую конфигурацию можно реализовать при помощи стандартных встроенных средств разграничения прав доступа.

Для работы с системой используются справочники. Справочники предназначены как для экономии времени пользователей, так и для повышения достоверности вводимой информации. В них находятся часто используемые базовые данные, необходимые для работы программного средства. Так, например, в справочнике может находиться план счетов, список должностей, перечень видов оплаты и т.д. Кроме того, БОСС-Кадровик содержит множество стандартных нормативных справочников, определенных законодательством РФ: ОКПДТР; ОКОНХ; ОКСО; ОКСМ; справочник вузов РФ; все справочники в соответствии с Налоговым кодексом и инструкциями Налоговой службы; все справочники для персонифицированного учета для ПФР (в соответствии с Постановлением ПФР " О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению)"); адресный классификатор МНС РФ (КЛАДР); ОСВД; ставки рефинансирования банка РФ; ОКИН и многие другие.

БОСС-Кадровик поставляется на двух платформах: Microsoft SQL Server и Oracle Server. В этом разделе представлены функциональные возможности системы, описанные в виде возможностей трех контуров, из которых состоит система БОСС-Кадровик. В целом функциональные возможности системы БОСС-Кадровик на платформах Microsoft SQL Server и Oracle Server одинаковы. Некоторые различия подчеркнуты в описании возможностей системы.

Учетно-вычислительный контур

Основная задача контура - описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы. Здесь вводится информация о предприятиях, входящих в состав холдинга, их организационном делении и штатном расписании.

К важным особенностям системы БОСС-Кадровик относится то, что в ней различаются понятия " работник" и " физическое лицо". Один и то же человек (физическое лицо) может быть принят на работу с любым статусом (кроме " постоянно") на любое предприятие неограниченное число раз. Исходя из каждого факта приема / перемещения / замещения / увольнения, в процессе работы работника на предприятии создается его собственная история назначений и изменений, которая не зависит от другого места его работы. Изменением в истории назначений считается не только перевод в другой отдел или на другую должность, но и изменение каких-либо параметров, например оклада. Работник может быть уволен по любому месту работы, что не отражается на других местах его работы. Но при этом личные данные заводятся в систему только один раз - на физическое лицо.

К возможностям контура относятся:

• создание и ведение корпоративной структуры предприятия или холдинга любой сложности. Вся история по расформированным предприятиям и подразделениям сохраняется в базе данных (БД)

• поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал: организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.

• создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов

• ведение и планирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и любого количества версий планируемого штатного расписания. Тем самым работа по планированию ШР может быть разделена на участки. Сохранение всей истории изменений ШР

• поддержка работы с окладами, часовыми ставками, тарифной сеткой и различными надбавками и доплатами

• выполнение групповых операций с позициями ШР, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и/или часовых тарифов)

• подготовка различных выходных документов по ШР, а также регламентированной отчетности для Госкомстата РФ

• обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: планирование структуры, учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисления/удержания по персоналу с формированием соответствующих приказов

В версии на Microsoft SQL Server для просмотра организационной структуры можно воспользоваться сервисной программой - " Графическое представление структуры предприятия". Данная программа предназначена для вывода как на экран, так и на печать графического представления структуры предприятия. Также для этих же целей можно использовать пакет Microsoft Visio.

• ведение полной информации о персонале и осуществление операций с ним, включая прием и увольнение работников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, ведение личных карточек, трудовых книжек, стажа (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных. Объем хранимой информации полностью соответствует форме Т2 и даже существенно превосходит ее требования.

При необходимости хранить данные о персонале, не предусмотренные базовой поставкой системы, существует механизм дополнительных атрибутов, позволяющий объявить абсолютно любые атрибуты, характеризующие работника, должность, строки ШР, родственников работника, подразделения, предприятия и многие другие объекты.

• с работником, кандидатом, строкой ШР могут быть связаны дополнительные документы (инструкции, резюме, копии дипломов, сертификатов и т.д.)

• автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению, перемещению работника (версия Microsoft SQL Server), либо автоматическое выполнение действий с работниками, кандидатами, строками ШР при проведении соответствующих приказов (версия Oracle Server). Реализованы все необходимые типовые формы, регламентированные Госкомстатом. При необходимости формы документа могут быть легко изменены

• формирование большого числа различных справок, аналитических отчетов, статистических форм

• неограниченное по времени хранение информации по персоналу. Возможность в любой момент получить любую информацию по давно уволенному персоналу, расстановке персонала на любую дату в прошлом и прочую архивную информацию

• учет кандидатов на работу и всех необходимых персональных данных по ним

• ведение учета мероприятий по аттестации и переподготовке кадров

• формирование и планирование кадрового резерва

• учет рабочего времени как суммарно за месяц, так и ежедневно. Автоматическое формирование табелей на основании планирования графиков работы, систем оплаты труда работников с последующим вводом отклонений

• отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и используется в качестве исходных данных для автоматического начисления заработной платы

• система поставляется с более чем 150 преднастроенными типовыми видами оплаты (ВО). Алгоритмы расчета ВО доступны для настройки, и при необходимости может быть реализован ВО любой сложности

• расчет как повременной, так и сдельной оплаты труда (индивидуальные и бригадные наряды) с любыми методами распределения сумм.

• расчет аванса, отпусков и больничных, межрасчетных выплат. Начисление и расчет различных доплат и удержаний

• расчет основных налогов (единый социальный налог и налог на доходы физических лиц) в соответствии с законодательством

• корректный с бухгалтерской точки зрения перерасчет заработной платы прошлых периодов

• возможность проводить расчет заработной платы несколько раз в месяц (любое число раз) с автоматическим формированием платежных и отчетных документов (расчет налогов, платежные ведомости, проводки) отдельно по каждому такому расчету

• настройка шаблонов и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с автоматическим разбиением сумм в разрезе 6 стандартных и 7 произвольных уровней аналитики

• большое количество отчетных документов, в том унифицированные формы Госкомстата, автоматическое и в полном объеме формирование отчетности для Налоговой службы и ПФР

Контур предназначен для следующих работников и специалистов:

• экономистов планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы

• инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу

• для руководителей различного уровня, в т.ч. и высшего руководства

• табельщиков и сотрудников табельных бюро

• мастеров и начальников цехов

• бухгалтеров расчетной части и главных бухгалтеров предприятий.

Контур управления кадровыми процессами

Многие предприятия, решившие вопросы, связанные с организацией автоматизированного учета кадров и расчета заработной платы, включают в перечень своих приоритетных задач разработку и внедрение различных процедур управления персоналом (процедуры оценки персонала, обучения и т.п.). Но для эффективного массового использования таких процедур необходима автоматизированная система. Контур управления кадровыми процессами системы БОСС-Кадровик как раз и является таким инструментом службы управления персоналом современного российского предприятия, который позволяет охватить весь персонал в едином процессе, нацеленном на решение глобальных задач предприятия. Базовые функциональные возможности:

• формирование должностных инструкций и структурированных квалификационных требований к должностям (профиль должности) и их оперативная актуализация

• формирование и оперативная актуализация критериев:

- оценки уровня квалификации (компетентности) кандидатов на должность и сотрудников на должности

- оценки выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей

• осуществление подбора кандидатов на вакантную должность как из числа сотрудников, так и из числа внешних кандидатов. Имеется возможность настроить внешний доступ для кандидатов. В этом случае появляется возможность их " самообслуживания". Кандидаты могут самостоятельно заполнить персональные данные и провести самооценку на основании требований, предъявляемых к вакантным должностям, в том числе и через Интернет

• формирование профиля сотрудника и отслеживание с его помощью текущего состояния уровня квалификации (компетентности) сотрудника

• проведение оперативной оценки и сравнение уровней квалификации (компетентности) сотрудника, занимающего эту должность, или группы сотрудников для принятия административно-кадровых решений (например, при формировании кадрового резерва), с использованием профиля должности и профиля сотрудника

• проведение оценки текущего уровня квалификации (компетентности) сотрудников в ходе аттестационных мероприятий. Обеспечение проведения экспертной оценки сотрудников или оценки с помощью внешних тестовых систем

• проведение оценки исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей в ходе аттестационных мероприятий, на основании должностной инструкции

• выявление несоответствия квалификации сотрудника установленным требованиям к должности и на основе этого планирование его дополнительного обучения или повышения квалификации

• определение необходимого уровня и направлений подготовки для сотрудника из состава кадрового резерва, планируемого для занятия конкретной должности

• организация и управление мероприятиями по проведению оценки, аттестации и обучению персонала. А также по результатам их проведения автоматизированное планирование последующих мероприятий

• отслеживание актуального состояния и истории всех данных, получаемых в ходе проведения мероприятий

• планирование и учет обучения и повышения квалификации работников предприятия. Отслеживание прохождения практики, получения сертификатов

• осуществление мотивирующих воздействий на сотрудников через формирование и управление социальными и компенсационными пакетами

• проведение анкетирования работников

Контур предназначен для следующих работников и специалистов:

• руководителей высшего звена

• линейных менеджеров и руководителей структурных подразделений

• специалистов служб управления персоналом

• непосредственно самих работников предприятия

Контур анализа кадровых процессов

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, исключительно важна. Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного работника. Поэтому даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом, встает задача - оценить, а в какой степени поставленные цели достигнуты в целом по всему предприятию, холдингу, объединению. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных.

Базовые функциональные возможности:

1) для наиболее важных (с точки зрения именно данного предприятия) кадровых процессов настройка численных критериев, определяющих степень проявления этих процессов. Такими процессами могут быть:

• укомплектованность персоналом

• формирование качественного состава персонала

• движение персонала

• дисциплина и производительность труда

• затраты на содержание персонала

2) задание граничных значений критериев для базовых кадровых процессов с целью дальнейшего анализа в рамках всего холдинга или отдельных предприятий. Граничные значения определяют состояния, когда ситуация на предприятии может считаться нормальной, приемлемой, критичной и т.д.

3) формирование для каждого граничного значения базы знаний, определяющей возможные управленческие решения, способные нормализовать ситуацию. Причем система при проведении анализа может предлагать соответствующие решения автоматически

4) анализ ситуации может проводиться не просто по соответствующим настроенным критериям, но и в любом разрезе, предоставляемом учетными данными (по полу, возрасту, уровню образования, должностям, подразделениям, по времени, категориям работников и т.д.)

5) представление результатов как в табличном виде (с выделением цветом граничных значений), так и в виде графиков и диаграмм

Контур предназначен для следующих работников и специалистов:

• специалистов служб управления персоналом

• аналитиков из числа руководителей среднего и высшего звена

• руководителей высшего звена

Широкие возможности настройки системы БОСС-Кадровик

Для быстрого и успешного внедрения на предприятиях любой формы собственности и сферы деятельности в системе реализованы различные возможности по ее настройке:

• большое число глобальных настроек, вынесенных в интерфейс системных переменных, определяющих многие особенности поведения системы. Например, такие, как: способ учета отработанного времени, методы расчета различных ВО, взаимодействие между модулями и т.д.

• гибкая настройка разграничения прав доступа к данным и определение рабочих мест для пользователей.

Разграничение прав доступа может быть настроено: по предприятиям, по ролям, по пользователям, по подразделениям, по доступным пунктам меню и многим другим объектам системы. В том числе можно ограничить доступ пользователей к отдельным полям или строкам данных. В версии Oracle Server реализовано также разграничение доступа к группам работников (пользователю указывается, какие работники ему доступны)

• открытая логика системы. В типовой поставке доступны все алгоритмы по расчету начислений и удержаний, а при установке средства разработки и вся бизнес-логика

• настройка шаблонов для приказов и других документов

• во всех списках в системе реализована возможность добавить любое количество дополнительных действий, применяемых к записям в списке и расширяющих функции системы без ее доработки

• настройка оповещений, когда пользователи системы, а также просто работники предприятия могут получать сообщения о различных событиях, произошедших в системе

• настройка регламента распределенной работы (при репликации данных)

• настройка произвольных отчетов, позволяющая разместить в системе любое количество дополнительной отчетности и даже новые функциональные возможности, не затрагивая объекты базовой версии, и, кроме того, разграничить доступ к ним различных пользователей. При установке новых версий системы указанные настройки не уничтожаются, что существенно упрощает сопровождение системы

• в версии Microsoft SQL Server - механизм дополнительных сегментов. Он позволяет гибко настраивать и изменять базовую бизнес-логику системы, фактически не затрагивая сами настраиваемые объекты

• в версии Oracle Server - возможность подмены любой экранной формы или отчета. Возможность конфигурирования собственных модулей на базе объединения существующих

• возможность полного аудита в системе (как экранных форм, так и изменений в БД)

• в версии Oracle Server - возможность работы некоторых модулей в трехзвенной архитектуре (Internet browser-Oracle Application Server - Oracle Database Server)

Сервисные возможности

В данном разделе представлен ряд уникальных возможностей, реализованных в системе БОСС-Кадровик. К ним относятся: