Управление неформальной организацией

Все формальные организации представляют собой объеди­нение неформальных групп и организаций, созданных без вме­шательства руководства. Хоторнский эксперимент доказал, что правильное руководство группами может повысить эффектив­ность функционирования организации.

Группа — это двое или более людей, взаимодействующих друг с другом таким образом, что каждый из них одновременно и оказывает влияние на другого, и испытывает его влияние.

Существуют формальные и неформальные группы.

Формальные группы - это группы созданные по воле руко­водства для организации производственного процесса. Сущест­вует три основных типа:

Формальные организации:

· командная (соподчиненная) группа руководителя - состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, кото­рые, в свою очередь, также могут быть руководителями;

· рабочая (целевая) группа — включает лиц, вместе работаю­щих над одним и тем же заданием;

· комитет — группа внутри организации, которой делегирова­ны полномочия какого-либо задания или комплекса заданий. Различают специальный и постоянный комитеты.

Специальный комитет — это временная группа, сформиро­ванная для выполнения определенной цели; постоянный коми­тет — перманентно действующая группа внутри организации, имеющая конкретную цель.

Комитеты создаются для заполнения пробелов в организа­ционных структурах таким образом, чтобы решать задачи, не входящие в компетенцию ни одного из отделов, координировать деятельность отделов и выполнять специальные функции.

Постоянные комитеты — комитеты, существующие перма­нентно, а специальные комитеты — временные образования. Комитет с линейными полномочиями не что иное, как «множе­ственный руководитель».

Комитеты наиболее эффективны в ситуациях, когда при­нимаемое решение, скорее всего, будет непопулярным и где групповое решение поднимет дух организации; где необходимо координировать деятельность различных подразделений или ко­гда нежелательно отдавать всю власть в одни руки.

Структура и тип формальной организации строятся руково­дством сознательно с помощью проектирования, в то время как

структура и тип неформальной организации возникают в резуль­тате социального взаимодействия.

Формальная организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из соци­альных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

Неформальная организация — это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели.

Специфика создания формальной организации в том, что она образовывается по заранее продуманному плану, а нефор­мальная организация скорее является спонтанной реакцией на не­удовлетворенные индивидуальные потребности.

Существуют следующие причины вступления в неформаль­ную группу:

• принадлежность — самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности, — одной из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Еще до Хоторнского эксперимен­та Э. Мейо обнаружил, что люди, чья работа не дает возможно­сти устанавливать и поддерживать социальные контакты, склон­ны быть неудовлетворенными;

• взаимопомощь — получение помощи от коллеги полезно обоим — и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В резуль­тате оказания помощи дающий приобретает престиж и самоува­жение, а получающий — необходимое руководство к действию;

• защита — осознанная потребность людей в защите за­ставляет объединяться их в группы;

• общение.— люди хотят знать, что происходит вокруг них, особенно если это затрагивает их работу. Во многих формаль­ных организациях система внутренних контактов довольно сла­ба, а руководство намерено скрывает от подчиненных информа­цию. По этому причиной создания неформальной организации является стремление получить доступ к неформальной инфор­мации. Это удовлетворяет потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности, а также облегчает доступ к необходимой информации;

• тесное общение и симпатия — люди часто присоединя­ются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют.

Процесс развития неформальных организаций и причины, по которым люди в них вступают, способствуют образованию у этих организаций свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Нефор­мальным группам и организациям свойственны:

• социальный контроль — первым шагом к установлению контроля является установление и укрепление норм — группо­вых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения;

• сопротивление переменам — люди используют нефор­мальную организацию для обсуждения перемен, которые могут произойти. В неформальных организациях наблюдается тенден­ция к сопротивлению переменам. Это объясняется тем, что пе­ремены могут нести угрозу существованию неформальной орга­низации. Люди реагируют не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их представлениям. Поэтому всякое изменение может показаться группе более опасным, чем на са­мом деле. Преодолеть сопротивление к переменам можно, разре­шая и поощряя подчиненных участвовать в принятии решений;

• наличие неформального лидера — лидер формальной ор­ганизаций имеет поддержку в виде делегированных ему офици­альных полномочий и обычно действует в отведенной ему кон­кретной функциональной области. Опора неформального лидера - признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Несмотря на то, что неформальный лидер одновре­менно является одним из членов управленческого персонала формальной организации, очень часто он занимает там сравни­тельно невысокую ступень в организационной иерархии.

Потенциальные выходы из неформальных организаций:

1. Поскольку для того, чтобы быть членом группы, надо ра­ботать в данной организации, преданность группе может перей­ти в преданность организации.

2. Многие люди отказываются от более высокооплачивае­мых должностей в других компаниях потому, что не хотят нару­шать социальные связи, которые приобрели в данной компании.

3. Цели группы могут совпадать с целями формальной ор­ганизации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых орга­низаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизволь­ных действий руководства.

4. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему ком­муникаций.

Современные теоретики считают, что неформальная органи­зация может помочь формальной организации в достижении ее целей следующим образом:

• признать существование неформальной организации и осоз­нать, что ее уничтожение повлечет за собой уничтожение и формаль­ной организации. Руководству следует признать неформальную орга­низацию, работать с ней и не угрожать ее существованию;

• выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп. Каждому руководителю надлежит знать, кто является ли­дером в каждой неформальной группе и работать с ним, поощ­ряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей орга­низации. Когда неформальный лидер противостоит своему рабо­тодателю, его широкое влияние может подорвать мотивацию и удовлетворенность выполняемой работой у сотрудников фор­мальной организации;

• перед тем, как предпринять какие-либо действия, про­считайте их возможное отрицательное воздействие на нефор­мальную организацию;

• чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, разрешите группе участвовать в принятии решений;

• быстро выдавайте точную информацию, тем самым пре­пятствуя распространению слухов.

Эффективность деятельности группы по достижению наме­ченных целей зависит от: размера группы; состава группы; групповых норм; сплоченно­сти; конфликтности, статуса членов группы; роли членов групп.

Рассмотрим каждое понятие в отдельности.

Размер группы. Самая эффективная группа - это та, чей размер соответствует ее задачам. Наиболее оптимальной яв­ляется группа в 5—8 человек.

Состав группы. Под составом понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они про­являют при решении проблемы. На базе исследования доказы­вает, что чем больше непохожих людей в группе, тем более ка­чественное решение они принимают.

Групповые нормы. Нормы, принятые группой, ока­зывают сильное влияние на каждую отдельную личность и на направление, в котором работает группа в целом. Нормы быва­ют положительной и отрицательной направленности. Положи­тельными считаются те нормы, которые поддерживают цели и задачи организации и поощряют поведение, направленное на их достижение.

Сплоченность. Это мера тяготения членов группы друг к другу или группе. Существуют высокосплоченные и плохосплоченные группы. Руководство может найти возможность увели­чить положительный эффект сплоченности тем, что:

• будет периодически проводить собрания и делать упор на глобальные цели группы;

• даст возможность каждому ее члену увидеть его вклад в достижение этих целей;

• разрешать периодические встречи подчиненных для об­суждения потенциальных или актуальных проблем, эффекта предстоящих перемен для производственной деятельности, а также новых проектов и приоритетов в будущем.

Конфликтность. Различия во мнениях обычно приво­дят к более эффективной работе группы. Однако возникает воз­можность конфликтов. Руководителю необходимо знать методы устранения конфликтов.

Статус членов группы. Исследования показывают, что члены группы, статус которых достаточно высок, могут ока­зывать большее влияние на решение группы, чем члены с более низким статусом. Чтобы принимать эффективные решения, группе необходимо прилагать совместные силы для того, чтобы мнение членов с более высоким статусом не доминировали в ней.

Роли членов групп. Для эффективной работы группы ее члены должны вести себя таким образом, чтобы способство­вать достижению ее целей и социальному взаимодействию. По­этому в группе существуют поддерживающие и целевые роли. Целевые роли — это роли, которые дают возможность отбирать групповые задачи и выделять их. Поддерживающие роли — подра­зумевают поведение, способствующее поддержанию и активиза­ции жизни и деятельности группы.

Целевые роли включают:

• инициирование деятельности — предлагать решения, новые идеи, новые постановки проблем, новые подходы к их решению, или новую организацию материала;

• поиск информации — искать разъяснение выдвинутому предложению, дополнительную информацию или факты;

• сбор мнений - просить членов группы выражать свое отношение к обсуждаемым вопросам, прояснять свои ценности или идеи;

• предоставление информации — предоставлять группе факты или обобщения, предлагать свой собственный опыт в решении про­блем группы или для иллюстрации каких-либо положений;

• высказывание мнений — высказывать мнения или убеж­дения, касающиеся какого-либо предложения, обязательно с его оценкой, а не только сообщать факты;

• проработку — разъяснять, приводить примеры, разви­вать мысль, пытаться прогнозировать дальнейшую судьбу пред­ложения, если оно будет принято;

• координирование — разъяснять взаимосвязи между идеями, пытаться суммировать предложения, интегрировать дея­тельность различных подгрупп или членов группы;

• обобщение — повторно перечислить предложения после окончания дискуссии.

Поддерживающие роли включают:

• поощрение — быть дружелюбным, душевным, отзывчи­вым по отношению к другим. Хвалить других за их идеи, согла­шаться с другими и положительно оценивать их вклад в реше­ние проблемы;

• обеспечение участия - пытаться создать обстановку, в которой каждый член группы может внести предложение. По­ощрять это, например, такими словами: «Мы еще ничего не слышали от Ивана Ивановича» или предложить всем опреде­ленный регламент для выступления, чтобы все имели возмож­ность высказаться;

• установление критериев — устанавливать критерии, ко­торыми должна руководствоваться группа, выбирая содержа­тельные или процедурные моменты, или оценивая решение группы. Напоминать группе о необходимости избегать решений, несогласующихся с групповыми критериями;

• исполнительность — следовать решениям группы, вдум­чиво относясь к идеям других людей, которые составляют ауди­торию во время групповых дискуссий;

• выражение чувств группы - обобщать то, что формиру­ется, как ощущение группы. Описывать реакцию членов группы на идеи и варианты решения проблем.