Предварительный контроль

Предварительный контроль - контроль, который осуществ­ляется перед выполнением хозяйственных операций. Основны­ми средствами его осуществления выступает реализация опреде­ленных правил, процедур и линий поведения. Поскольку прави­ла и линии поведения вырабатываются для обеспечения выпол­нения планов, то их строгое соблюдение - есть способ убедить­ся, что работа развивается в заданном направлении. Аналогич­но, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в ад­министративный аппарат управления квалифицированных лю­дей, то вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано, будет возрастать. В организациях предварительный контроль используется по отношению к чело­веческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и от­бора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и реко­мендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения пси­хологических тестов, а также при помощи многочисленных со­беседований с работником в период перед его наймом. Во мно­гих организациях предварительный контроль человеческих ре­сурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что дополнительно нужно доба­вить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предвари­тельного обучения повышает вероятность того, что нанятые ра­ботники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допус­тимых уровней качества и проведения физических проверок со­ответствия поступающих материалов этим требованиям.

Материальные ресурсы - предметы труда: сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты, топливо, неза­вершенное производство и отходы производства, а также запас­ные части машин, предназначенные для ремонта оборудования, тара и тарные материалы.

Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техниче­ским условиям. К методам предварительного контроля материаль­ных ресурсов относится также создание в организации их запасов на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых материаль­ные ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Финансовые ресурсы - совокупность фондов денежных средств, находящихся в распоряжении государства, предприятия, организации;

создаются в процессе распределения и перераспределения совокупно­го общественного продукта и национального дохода.

Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потре­буются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволя­ют тем самым какому-либо отделу или организации в целом ис­черпать свои наличные средства до конца.