Сущность и необходимость контроля

Контроль — четвертая и заключительная функция менедж­мента. На практике, при этом, он служит основой планирования на новый отчетный период, уже начавшийся или только начи­нающийся. Объекты, временные интервалы и точные моменты контроля определяются уже на стадии планирования. В процес­се контроля одновременно следует осуществлять активный кон­троль достижения промежуточных целей, намеченных на раз­ные отрезки времени, и максимально быстро реагировать на откло­нения — как положительные, так и, в особенности, отрицательные.

Планы не всегда выполняются так, как было задумано, по­скольку люди зачастую не принимают делегированные им права и обязанности, а руководству не удается должным образом мо­тивировать людей на достижение поставленных целей. Меняют­ся условия окружающей среды, и организация должна соответ­ственно к ним адаптироваться. Достичь этой цели помогает кон­троль, при помощи которого руководство организации опреде­ляет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в из­вестной корректировке.

Контроль представляет собой процесс, обеспечивающий дос­тижение организацией поставленных целей.

Процесс контроля состоит из. установки стандартов, изме­рения фактически достигнутых результатов и проведения кор­ректировок в том случае, если достигнутые результаты сущест­венно отличаются от установленных стандартов.

Руководство начинает осуществлять функцию контроля с того момента, когда оно сформулировало цели и задачи и созда­ло организацию. Без контроля невозможно успешное функцио­нирование организации. Сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распре­деляя усилия тем или иным образом. Контроль — важнейшая функция менеджмента. Согласно П. Друкеру: «Контроль и оп­ределение направления - это синонимы».

Необходимость контроля обусловлена следующим.

1. Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации. Планы и организацион­ные структуры - это лишь картины того, каким хотелось бы ви­деть будущее руководству. Множество разнообразных обстоя­тельств может воспрепятствовать реализации целей организа­ции. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на изменения среды, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них возможных перемен, которым и является контроль.

2. Контроль предупреждает о возникновении кризисных си­туаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуа­ции внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

В настоящее время в отечественной экономике распростра­ненной является ситуация, при которой организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в дру­гой. При этом большинство достаточно опытных менеджеров считает, что в их бизнесе такое состояние неизбежно. Действи­тельно, некая случайная ситуация может развиваться слишком быстро, чтобы организация сразу могла зафиксировать ее и вы­работать линию поведения, однако в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно прибегать к методам анти­кризисного управления.

Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти про­блемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необхо­димости осуществления контроля состоит в том, что любая ор­ганизация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

3. Контроль поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланирован­ными, т.е. отвечая на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает воз­можность определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи, неудачи и их причины, ме­неджеры получают возможность достаточно быстро адаптиро­вать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить, тем самым, наибольшие темпы продвижения к при­оритетным целям организации.

Контроль — важная и сложная функция менеджмента. Одна из важнейших его особенностей, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть все­объемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой ис­ключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ран­га, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть сво­их должностных обязанностей, даже если никто ему специально это не поручал.

Контроль как функция менеджмента пронизывает все сфе­ры жизни общества. Ниже перечислены некоторые виды кон­троля, даже беглый взгляд на которые дает представление о его значимости и актуальности.

Банковский контроль — контроль, осуществляемый банками за целевым расходованием выданных кредитов, если это огово­рено кредитным договором, либо за расходованием средств не­платежеспособного должника, до признания его банкротом.

Контроль безопасности — системные просмотр, изучение журналов и наблюдение за функционированием системы с це­лью определения достаточности средств ее контроля на соответ­ствие принятой методике безопасности и процедурам обработки данных, обнаружение нарушений безопасности и выработка ре­комендаций по изучению средств контроля и процедур безопас­ности. Управление данным механизмом включает выбор собы­тий безопасности, заносимых в журнал безопасности, включе­ние и отключение регистрации событий безопасности и подго­товка отчетов о безопасности системы.

Бюджетный контроль - органическая составная часть госу­дарственного финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его рассмотрения и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.

Валютный контроль — 1) система, посредством которой го­сударство регулирует порядок приобретения иностранной валю­ты и проведения операции с ней. Как правило, лицензии на проведение операций с иностранной валютой уполномочены выдавать министерство финансов страны или ее центральный банк; 2) контроль за перемещением через таможенную границу страны (за исключением периметров свободных таможенных зон и свободных складов) национальной валюты, ценных бумаг, ва­лютных ценностей; 3) контроль за валютными операциями, свя­занными с перемещением через таможенную границу страны товаров и транспортных средств; 4) составная часть единой об­щегосударственной политики в области организации контроля и надзора за соблюдением законодательства страны в сфере валютных, экспортно-импортных и иных внешнеэкономических операций; 5) контроль за соблюдением резидентами и нерези­дентами государственного законодательства и ведомственных нормативных актов, регулирующих совершение валютных опе­раций, и за выполнением резидентами обязательств перед госу­дарством в иностранной валюте. Валютный контроль в России осуществляется в соответствии с российским законодательством и Таможенным кодексом Федеральной службой России по ва­лютному и экспортному контролю, а также таможенными орга­нами во главе с Государственным таможенным комитетом РФ в пределах их компетенции.

Внутрибанковский контроль — система обеспечения пра­вильности совершения кассовых, расчетных, кредитных и других операций в учреждениях банка.

Внутрихозяйственный контроль — контроль, который осуще­ствляется за хозяйственными операциями и процессами, проис­ходящими в производственных объединениях, на предприятиях, фирмах, акционерных обществах.

Государственный контроль — одна из форм осуществления государственной власти, обеспечивающая соблюдение законов и других правовых актов, издаваемых органами государства.

Оперативный контроль за исполнением Федерального бюдже­та — контроль за выполнением закона о федеральном бюджете. Основной контроль осуществляет Счетная палата Федерального собрания, которая в процессе исполнения федерального бюдже­та, контролирует полноту и своевременность денежных поступ­лений, фактическое выделение бюджетных ассигнований в сравнении с законодательно утвержденными показателями фе­дерального бюджета, выявляет отклонения и нарушения, прово­дит их анализ, вносит предложения по их устранению. Счетная палата, ежеквартально, по установленной форме, представляет Федеральному Собранию РФ оперативный отчет о ходе испол­нения федерального бюджета, в котором приводятся фактиче­ские данные о формировании доходов и произведенных расхо­дах в сравнении с утвержденным федеральным Законом о феде­ральном бюджете на текущий год показателями за истекший пе­риод. Квартальная форма отчета утверждается Государственной Ду­мой по согласованию с Советом Федерации. Данные оперативного контроля используются при планировании ревизий и проверок.

Контроль за состоянием государственного внутреннего и внешнего долга РФ и за использованием кредитных ресурсов — кон­троль, осуществляемый Счетной палатой за: управлением и об­служиванием государственного внутреннего и внешнего долга РФ; законностью, рациональностью и эффективностью использова­ния иностранных кредитов и займов, получаемых Правительст­вом РФ от иностранных государств и финансовых организаций; эффективностью размещения централизованных финансовых ресурсов, выдаваемых на возвратной основе; предоставлением государственных кредитов, а также предоставлением средств на безвозмездной основе иностранным государствам и междуна­родным организациям.

Контроль за состоянием запасов - изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического на­значения, изделий народного потребления и др. с целью выяв­ления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений. Контроль состояния запасов мо­жет проводиться на основе данных учета запасов, переписей ма­териальных ресурсов, инвентаризаций, проводимых на регуляр­ной основе или по мере необходимости.

Государственный контроль и надзор за сертификацией — кон­троль, осуществляемый Госстандартом РФ, иными специально уполномоченными государственными органами РФ (должност­ными лицами этих органов). Контролю и надзору подлежит и сама сертификация продукции.

Метрологический контроль и надзор — деятельность, осуществляемая органом государственной метрологической службы (государственный метрологический контроль и надзор) или метрологической службой юридического лица в целях проверки соблюдения установленных метрологических правил и норм.

Иммиграционный контроль — осуществляемая Федеральной миграционной службой России и ее территориальными органа­ми деятельность по регулированию миграции и осуществлению, в пределах своей компетенции, мер по предупреждению некон­тролируемой миграции на территории Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства.

Инспекционный контроль — контроль, осуществляемый спе­циально уполномоченными лицами за правильностью действий подведомственных органов и лиц.

Кредитный селективный контроль — инструмент денежно-кредитной политики государства, призванные стимулировать или ограничивать использование кредита в конкретной отрасли, сфере деятельности экономических агентов (например, государ­ственное регулирование условий кредита на те или иные цели, выдача разрешений на выпуск ценных бумаг и т.д.).

Маркетинговый контроль — приемы определения эффектив­ности мероприятий маркетинга. Предусматривает формулирование целей и задач контроля, использование различных форм и методов контроля. Контроль должен носить всесторонний, по­следовательный и объективный характер с учетом внешних ус­ловий, продаж и прибыльности фирмы, отношения покупателей к ее деятельности.

Контроль материнской компании над дочерней компанией — возможность компании-инвестора определять долговременную производственную и финансовую политику другой компании;

формально для этого необходимо владеть более чем половиной акций дочерней компании.

Контроль над заработной платой — политика в области за­работной платы и цен, которая в законодательном порядке ус­танавливает максимально допустимые размеры повышения за­работной платы и цен в какой-либо период времени.

Контроль над иностранной валютой — контроль, который может установить правительство над спросом граждан и фирм данной страны на иностранную валюту и над валютными курса­ми с целью ограничить свои внешние платежи (устранить дефи­цит платежного баланса).

Контроль над ценами — государственное регулирование цен на некоторые виды товаров.

Косвенный контроль над юридическим лицом — возможность юридического или физического лица определять решения, при­нимаемые юридическим лицом, через третьих лиц, по отноше­нию к которым первое обладает одним или несколькими сле­дующими правами или полномочиями: распоряжаться, в том числе совместно с иными лицами в результате соглашения (со­гласованных действий), более чем 50% от общего количества голосов, приходящихся на акции (вклады, доли), составляющие уставный (складочный) капитал юридического лица; определять, в том числе совместно с иными лицами, условия ведения пред­принимательской деятельности юридического лица или осуще­ствлять функции его исполнительного органа; назначать более 50% состава исполнительного органа и (или) Совета директоров (наблюдательного совета) юридического лица; участвовать со­вместно с одними и теми же физическими лицами в исполни­тельном органе и (или) Совете директоров (наблюдательном со­вете) двух и более юридических лиц, представляя более 50% со­става их органа управления.

Прямой контроль над юридическим лицом — возможность юридического или физического лица определять решения, при­нимаемые юридическим лицом, посредством одного или не­скольких следующих действий: распоряжения, в том числе со­вместно с иными лицами в результате соглашения, более чем 50% от общего количества голосов, приходящихся на акции, со­ставляющие уставный капитал юридического лица; получения права определять, в том числе совместно с иными лицами, ус­ловия ведения предпринимательской деятельности юридическо­го лица или осуществлять функции его исполнительного органа; получения права назначать более 50% состава исполнительного органа и (или) Совета директоров (наблюдательного совета) юридического лица; участия совместно с одними и теми же фи­зическими лицами в исполнительном органе и (или) Совете ди­ректоров (наблюдательном совете) двух и более юридических лиц, представляя более 50% состава их органа управления.

Операционный контроль - контроль продукции или процес­са во время выполнения или после завершения технологической

операции.

Контроль поставок — отслеживание поставки, начиная с подтверждения поставщиком получения заказа, согласования условий поставки и кончая проверкой своевременности отгруз­ки и доставки заказанной продукции. В ходе контроля поставок проверяются соблюдение поставщиком своих договорных обяза­тельств по ассортименту, количеству и качеству продукции и т.д., перевозчиком — соблюдение сроков доставки, отсутствие повреждений и недостач и т.п.

Приемочный контроль — контроль готовой продукции, осу­ществляемый органами приемки.

Производственный контроль — сопоставление показателей производственного планирования с фактическими данными, а также анализ отклонений. Производственный контроль охваты­вает, в частности, количественные и временные аспекты произ­водственного процесса, Контроль качества, использование мощностей, а также издержек производства. Важный аспект производственный контроля — контроль (слежение) за соблюде­нием заданных сроков работ. Различают регулярное (повторяю­щееся) слежение и разовый контроль, контроль за внешними, внутренними операциями предприятия и т.д. Вспомогательным инструментом контроля срока служит «технологическая карта», определяющая время прохождения работ (заказа) по цехам с от­ражением сроков графическими методами. Организационной формой контроля и регулирования производственного процесса могут быть диспетчерские пункты — своего рода информацион­ные центры.

Сплошной контроль — контроль, охватывающий все едини­цы продукции, товара; полный контроль.

Таможенный контроль — проверка в соответствии с тамо­женным кодексом соблюдения правил перемещения через госу­дарственную границу различных грузов, товаров, валюты и ва­лютных ценностей, драгоценных металлов и изделий из них. Таможенный контроль осуществляется в сочетании с погранич­ным контролем.

Фактический контроль — контроль, который состоит в уста­новлении действительного, реального состояния объекта путем пересчета, взвешивания, обмера, лабораторного анализа и дру­гих методов установления фактического состояния объекта. К объектам фактического контроля относятся: наличные деньги в кассе, основные средства, материальные ценности, готовая про­дукция, незавершенное производство.

Хозяйственный контроль — система мероприятий, обеспечи­вающих проверку по хозяйственным вопросам, а также проверку хозяйственно-финансовой деятельности предприятий, учрежде­ний и организаций.

Ценовой контроль — вводимые государством ограничения на цены потребительских товаров и их периодическая проверка.

Экологический контроль — система контроля и надзора за состоянием окружающей природной среды, состоящая из госу­дарственной службы наблюдения за состоянием окружающей природной среды, а также государственного, общественного и производственного контроля. Экологический контроль пред­ставляет собой наблюдение за состоянием окружающей природ­ной среды и ее изменением под влиянием хозяйственное и иной деятельности: проверку выполнения планов и мероприятий по охране природы, рациональному использованию природных ре­сурсов, оздоровлению окружающей природной среды, соблюде­нию требований природоохранительного законодательства и нормативов качества окружающей природной среды. Государст­венный экологический контроль осуществляется высшими за­конодательными и исполнительными органами власти феде­рального, республиканского, краевого, областного и местного уровня, а также специально уполномоченными государственные органами в области охраны природы, санитарно-эпидемиоло-гического надзора.

Экспортный контроль — система мер по запрету, ограничению или контролю над экспортом «стратегических товаров» и др.

Контроль лежит в основе процесса менеджмента. Ни пла­нирование, ни создание организационных структур, ни мотива­цию нельзя рассматривать в отрыве от контроля, поскольку, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способ­ствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к заданным. Различие состоит только во вре­мени осуществления (см. рис. 7.1).

Рис. 7.1. Время осуществления основных видов контроля