Ведение трудовых книжек

Как говорилось выше, кадровик досконально должен знать порядок внесения записей в трудовые книжки.

Перечислим нормативные правовые акты, устанавливающие статус, а также регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

- Трудовой кодекс РФ;

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 " О трудовых книжках". Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;

- Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, утвердившее Инструкцию по заполнению трудовых книжек;

- Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н " О трудовых книжках".

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике;

- о выполняемой им работе;

- о переводах на другую постоянную работу;

- об увольнении работника;

- основания прекращения трудового договора;

- сведения о награждениях за успехи на работе;

- сведения о работе по совместительству (вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).

Обратите внимание! Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Работодателем организация признается, только если между ней и работником имеются трудовые отношения и заключен трудовой договор. Трудовыми называются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Если с работником заключается гражданско-правовой договор на выполнение определенных работ или оказание услуг (например, договор подряда, договор оказания услуг), трудовая книжка не ведется.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника при условии, что работник проработал у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в его трудовую книжку не делается. Трудовая книжка ведется работодателем только по основному месту работы.

Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, ее вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

2.1. Назначение лица, ответственного

за ведение трудовых книжек

Непосредственно ведение трудовых книжек осуществляет работник, уполномоченный на это приказом руководителя организации (п. 45 Правил N 225). В приказе (распоряжении) рекомендуем сразу отметить, что в случае направления работника, ответственного за ведение трудовых книжек, в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются другому лицу (с указанием фамилии, имени, отчества и должности этого лица) (см. образец).

Образец

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Общество с ограниченной ответственностью " Максим" │

│ │

│ Приказ N 15 │

│ от " 11" июля 2012 г. │

│ г. Москва │

│ │

│ О возложении обязанностей по ведению, учету, хранению │

│ и выдаче трудовых книжек │

│ │

│ В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, │

│ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, │

│ утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ 1. С 12 июля 2012 г. назначить ответственной за ведение, учет и│

│ выдачу трудовых книжек в организации инспектора по кадрам М.С. Иванову. │

│ 2. Установить, что во время отсутствия М.С. Ивановой в связи│

│ с временной нетрудоспособностью, командировкой, отпуском или иного│

│ длительного отсутствия (свыше одного дня) полномочия, связанные│

│ с ведением, учетом и выдачей трудовых книжек, передаются главному│

│ бухгалтеру В.Б. Петровой. │

│ │

│ Генеральный директор Н.К. Сидоров Сидоров │

│ │

│ С приказом ознакомлен │

│ " 11" июля 2012 г. М.С. Иванова Иванова │

│ " 11" июля 2012 г. В.Б. Петрова Петрова │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

2.2. Трудовая книжка иностранца

Правила оформления и ведения трудовых книжек распространяются как на граждан Российской Федерации, так и на иностранцев, а также лиц без гражданства (ст. 11 ТК РФ). В соответствии со ст. 66 ТК РФ на территории России ведутся только трудовые книжки установленного образца, причем они обладают одинаковой силой. Следовательно, работодатель, согласно ст. 65 ТК РФ, обязан либо потребовать от иностранного гражданина трудовую книжку установленного в Российской Федерации образца, либо завести ее, если трудовой договор с иностранным гражданином (лицом без гражданства) заключается впервые или трудовая книжка установленного образца у него отсутствует по другим причинам.

Обратите внимание! Если гражданин при трудоустройстве представил работодателю трудовую книжку иностранного образца, вносить в нее какие-либо записи, а также делать в российскую трудовую книжку записи о трудовом стаже на основании иностранной книжки работодатель не вправе (Письмо Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1 " Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника"). В этом случае работодатель обязан завести на иностранного работника новую трудовую книжку.

2.3. Порядок внесения записей

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать " пр." вместо " приказ", " расп." - вместо " распоряжение", " пер." - вместо " переведен" и т.п. Нельзя также писать " ТК РФ" вместо " Трудовой кодекс Российской Федерации" или " ст." - вместо " статья".

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2008 г. в трудовой книжке делается запись: " 05.09.2008".

2.4. Запись об обучении в вузе

Записи о времени обучения в высших учебных заведениях вносились в трудовые книжки работников только до 30 ноября 2003 г. в соответствии с действовавшей в тот период Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 < 1>.

--------------------------------

< 1> В настоящее время эта Инструкция утратила силу.

Правилами N 225 уже не предусматривается внесение записей об обучении на дневных отделениях в учреждениях профессионального образования. В соответствии с п.

21 Правил в раздел " Сведения о работе" трудовой книжки лица работодатель перед записью о приеме на работу вносит следующие сведения:

- о времени военной службы в соответствии с Законом N 53-ФЗ, а также времени службы в органах внутренних дел, налоговой полиции, по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Таким образом, запись о времени обучения работника в вузе не делается. Если работодатель оформляет трудовую книжку выпускнику вуза, для которого эта работа является первой в его трудовой биографии, он производит запись в разделе " Сведения о работе" в общем порядке.

Сначала в виде заголовка вписывается наименование организации. Под этим заголовком ставится порядковый номер вносимой записи - " 1" и т.д.

2.5. Плата за трудовую книжку

Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем по рыночной цене. По общему правилу при выдаче трудовой книжки и вкладыша работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил N 225). Стоимость трудовой книжки и вкладыша может быть удержана из заработной платы работника (по его письменному заявлению).

Плата за трудовую книжку не взимается с работника только в трех случаях:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- при неправильном заполнении титульного листа трудовой книжки;

- в случае порчи трудовой книжки не по вине работника.

В соответствии с п. 48 Правил N 225 в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

2.6. Списание испорченного бланка трудовой книжки

Если при заполнении титульного листа трудовой книжки (вкладыша) лицом работодателя, ответственным за ее ведение, были допущены ошибки, бланк трудовой книжки подлежит списанию (например, работник кадровой службы неправильно написал фамилию, имя или отчество работника, поставил неправильную дату и т.д.).

Обратите внимание! Внесение исправительных записей на титульной странице трудовой книжки не допускается. Это правило не распространяется на внесение изменений в титульную страницу трудовой книжки, например, при смене работником фамилии.

Итак, при порче бланка трудовой книжки он должен быть уничтожен. Для этого необходимо составить акт о списании бланка трудовой книжки.

2.7. Записи о переводах на другую постоянную работу

у того же работодателя

Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, где он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же

работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ) (например, работник был принят на должность бухгалтера, а впоследствии был переведен на должность финансового директора). Сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Между тем порядок внесения записи в трудовую книжку при переводе работника не регламентирован ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек, ни Правилами N 225.

Пунктом 10 Правил N 225 предусмотрено, что запись о переводе делается на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Работодатель обязан ознакомить работника с записью о переводе, внесенной в трудовую книжку. Факт ознакомления подтверждается подписью работника в разд. 3 личной карточки.

Учитывая общие правила внесения записей в трудовую книжку, запись о переводе на другую постоянную работу выглядит следующим образом (см. образец).