Бендеру О. И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. - если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением, …» - если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой - «Искренне Ваш, …».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен. И письма, которые не соответствуют данному стилю не проходили дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому я отказался от экспериментов и стал писать так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела - это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен возможно, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он сможет вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать то, что вы хотите получить. В письме не должно быть никаких двойных толкований, только одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества - понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;

2. Закон противоречия - «не противоречь сам себе»;

3. Закон исключенного третьего - «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость - сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!