Документооборот в корпоративных интра- и экстрасетях

Интрасеть (или intranet) -- это частная корпоративная сеть, использующая программные продукты и технологии Internet, например, Web-сервер. Интрасети могут быть изолированы от внешних пользователей Internet с помощью специальных программ, называемых брандмауэрами, или просто функционировать как автономные сети, не имеющие доступа извне. Обычно компании создают интрасети для своих сотрудников, однако полномочия на доступ к ним иногда предоставляются деловым партнерам и другим группам пользователей.
Другим способом обеспечения совместного доступа деловых партнеров к информации, хранящейся в интрасети, является создание экстрасети (extranet). Этим термином обычно называют часть интрасети, предназначенную для доступа извне. Деловые партнеры часто создают экстрасети, обеспечивающие ограниченный доступ к отдельным частям своих интрасетей. Деловым партнерам доступны только те части интрасети, на которые они имеют соответствующие права доступа. Для конкурентов же любой доступ к такой интрасети закрыт.

Создать интрасеть несложно. Например, компании достаточно организовать в своей локальной или территориально распределенной сети Web-сервер, снабдить пользователей Web-браузерами и при необходимости предусмотреть брандмауэр.

Как и сама сеть Internet, интрасети быстро становятся ключевым элементом корпоративных информационных систем. Фактически, большинство проданных на сегодня Web-серверов используются именно в интрасетях. Компании пришли к пониманию того, что такие " внутренние" Web-узлы являются идеальным средством распространения информации среди сотрудников. Причина проста: интрасеть обладает всеми достоинствами Web, включая возможность публикации документов, содержащих графику, звук, видео и гипертекстовые ссылки. Поскольку все документы Web создаются в одном и том же формате (HTML), они доступны любому работающему в сети сотруднику, у которого есть Web-браузер. Если Internet изменила способ взаимодействия коммерческих предприятий с " внешним миром", то интрасети совершенно меняют характер внутренних коммуникаций.

Интрасети являются для компаний идеальным средством предоставления информации своим сотрудникам. Независимо от конкретной платформы, оснащенная интрасетью компания может публиковать на своих узлах важные внутренние документы. Такие документы обычно включают в себя внутренние правила, различные процедуры, связанные с кадрами, сведения о сотрудниках, руководства, данные о продукции, рекламную информацию, отчеты отраслевых аналитиков, прайс-листы и каталоги. Важно то, что все эти документы легко доступны для любого работающего в сети сотрудника, оснащенного браузером.

Сотрудники получают преимущества мгновенного доступа к самой последней информации, хранящейся в центральном архиве, а компании могут сократить или совсем исключить затраты на печать документов. Короче говоря, предоставляя доступ к разнообразной информации в масштабе всего предприятия, интрасети позволяют сотрудникам работать эффективнее, а компания начинает функционировать более слаженно и экономично.

Важную роль в корпоративной интрасети играет электронная почта. Она обеспечивает своевременное взаимодействие между сотрудниками и ускоряет деловые процедуры. Поскольку электронная почта позволяет присоединять к своим сообщениям файлы, сотрудники могут распространять средствами электронной почты любую информацию - от простых отчетов до обновлений программного обеспечения и полноценных мультимедиа-презентаций.

Наиболее совершенные системы электронной почты способны также маршрутизировать документы между отдельными пользователями и досками объявлений, обеспечивая коллективную работу над проектами. С учетом всех тех затрат, которые связаны с традиционными коммуникациями, стоимость электронных коммуникаций несравненно ниже.

Кроме WWW и E.mail интрасети предоставляют и ряд других весьма заманчивых возможностей.

Например, вместо обычных совещаний можно проводить видеоконференции в интрасети. При этом можно не только слышать своих партнеров, но и видеть их, просматривать документы, вносить в них необходимые коррективы.

Весьма показательны результаты опроса 445 немецких компаний самого разного масштаба, проведенного в начале 1996г. фирмой Computerwoche. Большинство принявших участие в опросе менеджеров информационных систем считает, что внедрение технологий intranet позволит повысить экономическую эффективность корпоративных компьютерных сетей. Более всего в реализации intranet заинтересованы компании, число сотрудников в которых превышает 500 человек: они на 1-2 шага опережают остальных, хотя пятая часть компаний в этой категории высказала твердое " нет" сетевой революции. Что касается временных рамок, то 16% опрошенных компаний были намерены перейти к intranet еще в 1996 году, более половины планировали внедрить их в 1997 г. Менее одной пятой опрошенных организаций оставляли решение этой проблемы до 1998 г., одна десятая - до 1999 г. И только 2% - до следующего столетия.

Экономия и удобство. Основные технологии, на которых строится интрасеть, были специально разработаны так, чтобы обеспечить независимость от платформы и общедоступность. Такие технологии как Всемирная " паутина" (World Wide Web) были созданы для того, чтобы дать возможность ученым, работающим на различных платформах, обмениваться информацией через Internet, не тратя времени и сил на подготовку версий одного документа для нескольких платформ. В результате любой пользователь интрасети может просматривать помещенные в ней документы с помощью Web-браузера.

Даже небольшая компания, имеющая только один офис и располагающая сетью скромных р азмеров, может выиграть от создания интрасети. Выгоды от использования этой технологии увеличиваются вместе с ростом количества сотрудников, размеров сети и числа удаленных сетевых узлов.

По мере роста организации увеличиваются и ее затраты, если информация распространяется среди сотрудников посредством таких традиционных способов как печатные меморандумы и бюллетени. Другие методы распространения информации, такие как электронная почта и совместный доступ к файлам, тоже могут оказаться достаточно трудоемкими и потребовать больших затрат времени на управление.
Публикация документов в интрасети оказывается наиболее рентабельным и быстрым среди всех способов электронного взаимодействия. Каждый сотрудник, который имеет соответствующим образом настроенную рабочую станцию и браузер Web, может читать документы, подготовленные в определенном формате и помещенные на сервер интрасети. Если бы те же документы нужно было представлять в виде файлов в каталоге общего доступа или в виде электронных сообщений, то зачастую пришлось бы создавать несколько копий одних и тех же документов в разных форматах, чтобы сделать их доступными для всех платформ рабочих станций и приложений, имеющихся в организации.

Создав интрасеть, организация может по мере необходимости изменять содержание опубликованных в ней документов с очень небольшими дополнительными издержками. Если в организации, не имеющей интрасети, возникает необходимость изменить и скорректировать содержание разосланного пользователям электронного сообщения, то приходится посылать каждому из них новое сообщение. Почтовый ящик каждого пользователя в таком случае содержит две версии электронного сообщения.

Интрасети имеют преимущество и перед другими способами взаимодействия. В интрасети можно создать такие документы, которые предоставляли бы пользователям информацию в реальном времени, например, текущие биржевые сводки или самые последние данные о каком-либо сегменте рынка. Имея практически мгновенный доступ к таким сведениям, сотрудники компании могут более оперативно реагировать на изменения рынка или на действия компаний-конкурентов, а это в свою очередь сказывается на росте доходов компании.