Стандартные фразы в деловой переписке

МИНИСТЕРСТВО АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ УКРАИНЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АГЕНТСТВО РЫБНОГО ХОЗЯЙСТВА УКРАИНЫ

КЕРЧЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Иностранных языков»

АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК

ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ НАПРАВЛЕНИЮ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

К практическим занятиям и самостоятельной работе

по теме: «ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО»

Для студентов 3 курса

направления 6.070104 «Морской и речной транспорт»

специальности «Судовождение»,

«Судовождение и промышленное рыболовство»

Дневной и заочной формы обучения

Керчь, 2012

УДК 811.111’276.6: 656.6

811.111’276.6: 639.2.06

Составитель: Осипова М.А., преподаватель кафедры иностранных языков КГМТУ.

Рецензенты: Иващенко Т.Н.., старший преподаватель кафедры

иностранных языков КГМТУ;

Методические указания рассмотрены и одобрены на заседании кафедры иностранных языков КГМТУ, протокол № 2 от 23.10.2012 г.

Методические указания утверждены и рекомендованы к публикации на заседании методической комиссии МФ КГМТУ, протокол № 5 от 06.11. 2012 г.

Ó Керченский государственный морской

технологический университет, 2012 г.

Предисловие

Данные методические указания предназначены для студентов 3-го курса направления 6.070104 «Морской и речной транспорт» специальностей «Судовождение» и «Судовождение и промышленное рыболовство» как дневной, так и заочной формы обучения.

Целью данного пособия является научить самостоятельно составлять на английском языке деловые письма различного характера (извещение о готовности судна к погрузке или разгрузке, требование о проведении того или иного ремонта судна, сообщение о повреждении судна или аварии, заявление об истечении срока сталийных дней, заявление о морском протесте и т.п.), развитие навыков профессионального общения, усвоение характерных особенностей деловой переписки.

В предисловии даны правила расположения содержания делового письма – написание дат, адресов, вступительных и заключительных обращений – и целый ряд стандартных фраз, которыми обычно начинаются деловые письма.

Основная часть пособия состоит из шести уроков, каждый из которых включает набор стандартных писем по деловому письму согласно тематике и лексические упражнения.

В конце пособия даны тексты для внеаудиторного чтения, разговорные темы и набор выражений, часто употребляющихся в деловой переписке.

Предисловие

Деловое письмо должно быть кратким, ясным и содержать необходимую информацию. Необходимо избегать ненужных повто­рений, путаных и расплывчатых аргументов. Стиль письма про­стой, официально-деловой. В результате многолетней практики выработалась стандартная форма делового письма. По устано­вившейся традиции структура его выглядит следующим образом:

1. Заголовок (название и адрес отправителя).

2. Дата отправления письма.

3. Название и адрес получателя.

4. Вступительное обращение.

5. Указание на содержание.
6. Основной текст письма.

7. Заключительное обращение, подпись.

ЗАГОЛОВОК преимущественно печатается типографским спосо­бом - это бланк фирмы или учреждения. Наиболее распространён­ные сокращения:

Co – company (компания); Ltd – Limited (Limited Liability Company) – акционерная компания с ограниченной ответственностью. В США вместо Ltd. употребляется Corp. – Corporation (корпорация) или Inc. – Incorporation (зарегистрировано как корпорация).

ДАТА пишется в правом верхнем углу письма:

25(th) July, 1977 – читается: the twenty-fifth of July, nineteen seventy-seven.

July 25(th), 1977 – читается: July the twenty-fifth, nineteen seventy-seven.

Порядковые числительные пишутся следующим образом: 1st, 2nd, 3rd. Названия месяцев сокращаются: Jan., Feb., Apr., Sept., Aug., Oct., Nov., Dec., кроме: March, May, June, July.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС - название и адрес организации, которой адресуется письмо. Его обычно пишут на левой стороне листа, немного ниже даты. Если письмо пишется фирме или организации, в названии ко­торой есть имена собственные, то перед названием ставится слово Messrs. (от фр. Messieurs) – господа. Например: Messrs. Brown & Co., Messrs. White & Sons, Grain Importers.

Если обращаются к одному лицу, то ставят Mr., Mrs.или Miss, обычно с указанием его должности:

Mr. A. Smith

President

March Shipping Limited

40, Craig Street, West

Montreal 1,

Canada

Перед названием организаций и фирм, не содержащих собственных имён, слово Messrs. не пишется, а часто ставится предлог То и определён­ный артикль. Например:

To theHarbour Master,

То theMaster of the m/v " Transatlantic".

Когда отправитель письма, адресованного какой-нибудь организации, желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в этой орга­низации, то перед вступительным обращением (или под ним) ставится следующая надпись:

For the Attention of Mr. D. Brown

Attention of Mr. D. Brown Вниманию г-на Д.Брауна
Attn.: Mr. D. Brown

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ является обязательной и официальной формой. Оно пишется на левой стороне письма, сразу же под внутренним адресом. После обращений Dear Sir, или Dear Sirs, всегда ставится запятая. В США принято обращение Gentlemen:, после которого ставят двоеточие.

УКАЗАНИЕ НА СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА помещают между вступительным обращением и текстом письма.

Re: M/v " B" sailed Sept. 4th, 1977

Re (ri)- от лат. in reу – по делу, касательно.

ОСНОВНОЙ ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА должен отличаться чёткостью и ясностью. Каждый новый вопрос следует писать с красной строки.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ пишется в конце письма на правой сто­роне. Самыми распространёнными являются следующие формы:

Yours faithfully (Faithfully yours),

Yours truly (Truly yours),

Yours very truly,

После заключительного обращения ставится запятая, а ниже помещается подпись – фамилия с указанием должности лица, подписавшего пись­мо:

Yours faithfully,

Sheldon B. Korner, Head Engineering Department.

Практика деловой переписки выработала чёткое взаиморасположе­ние на бумаге всех этих составных частей письма. Они обычно располагаются следующим образом:

W. K. MacCormic & Co., Ltd.

Stevedoring Company

I7th July, 2012

Messrs, White & Co., Ltd.

15 Fenchurch Street,

London, E. C. Z.,

England.

Dear Sirs,

Re: Our order N 115.

This is to inform you that …

In connection with …

Yours faithfully,

W. K. MacCormic & Co., Ltd.

W. I. Williams

General Manager

СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ

Вступительные фразы

Ссылка на предыдущую корреспонденции.

Подтверждение получения

Приложения, извещения об отправке

Выражения благодарности, признательности

Выражение сожаления, извинения

Просьба, запрос

Претензии, жалобы

Заключительные фразы