Создание запроса

Запросы могут создаваться двумя способами: “вручную” и с помощью мастеров запроса. Имеется четыре мастера запросов:

- мастер простых запросов;

- мастер перекрестных запросов;

- мастер повторяющихся записей;

- мастер записей без подчинения.

Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания запросов “вручную”. Для этого:

В окне БД на закладке “Запросы” нажать кнопку “Создать”. В окне “Новый запрос” выбрать “Конструктор” и нажать кнопку “ОК”. Открывается окно бланка запроса. Бланк запроса состоит из 2-х областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован. Эти таблицы выбираются из окна «Добавление таблицы», открывающегося на панели инструментов кнопкой “Добавление таблицы”.

Нижняя область бланка разбита на столбцы - по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. Для заполнения этих столбцов в верхней области бланка щелкают двойными щелчками на названиях полей, необходимых для результирующей таблицы (запроса) при этом автоматически заполняются столбцы в нижней области бланка. Формируется структура запроса: заполняются строки: “Поле”, “Имя таблицы”, из которой выбрано это поле.

Если необходимо, чтобы отобранные данные были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. Для этого в нижней области бланка имеется специальная строка «Сортировка». При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка: сразу по нескольким полям. В этом случае данные сортируются по полям слева направо.

В строке Вывод на экран по умолчанию все поля, включенные в запрос, выводятся на экран, но это не всегда целесообразно. Сброс флажка «Вывод на экран» запрещает отображение содержимого данного поля на экране.

В строке Условие отбора задается критерий (индивидуальное условие) для каждого поля, по которому выбираются данные из полей таблиц. Символы, используемые при задании критериев отбора:

- > (больше), < (меньше), = (равно), > < (не равно).

Например: а) Условие отбора по текстовому полю «ФИО» задано > К. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, начинающиеся на буквы от К до Я.

б) Условие отбора по числовому полю «Цена» задано < 100. Это значит в поле «Цена» будут только значения меньше 100.

- * - замена нескольких символов.

Например: Условие отбора по текстовому полю «ФИО» задано *ов. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, оканчивающиеся на «ов», независимо от того, сколько впереди символов.

-? - замена одного символа.

Например: Условие отбора по числовому полю «Цена» задано? 0. Это значит в поле «Цена» будут выбраны только значения 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90.

- is null – поиск по «пустому» значению поля;

- is not null – поиск по «не пустому» значению поля.

Например, в исходной таблице поле " Размер премиальных" содержит помимо размера премии у некоторых сотрудников пустые, незаполненные строки у сотрудников, которые не получили премии. Условие отбора по полю " Размер премиальных" задано is null. Это значитв результирующей таблице (запросе), при условии ввода в нее поля " ФИО", будут выданы фамилии сотрудников, не получивших премию.

- «between значение 1 and значение 2» - поиск по интервалу между значением 1 и значением 2.

Например, условие отбора по полю " Дата рождения" задано between 01.01.82 and 31.12.82. Это значит в поле " Дата рождения" будут выбраны только даты родившихся в 1982 году.

При задании условий отбора в строку по нескольким полям между ними устанавливается логическое “ И ”, в столбец - логическое “ ИЛИ ”. Сформировав в бланке запроса по образцу структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и далее запускают двойным щелчком на значке в окне База данных. Запустить запрос можно также в окне бланка запроса, щелкнуть на Панели инструментов кнопку с восклицательным знаком красного цвета. Порядок действий рассмотренный выше, позволяет создать простейший запрос, называемый запросом на выборку.