Рассчитать объем заказа конкретной поставки.

Формула расчета объема конкретной поставки конкретного товара будет зависеть от того, нормированы ли товарные запасы, можно ли установить периодичность поставок и т. д. Например, если у вас небольшой бутик эксклюзивных ювелирных украшений, заказ товара вообще трудно формализовать и точно невозможно автоматизировать, т. к. каждое закупаемое изделие будет уникально, не будет повторяться, и к тому же они будут меняться в зависимости от модных трендов. Также значительная доля продаж будет приходиться на изделия по предварительному заказу от постоянных покупателей.

Однако большинство магазинов имеют довольно стандартные ассортименты известных видов товаров, поставки которых повторяются, и имеется «история» их продаж. В таких случаях необходимо формализовать процедуры расчета поставок. Поскольку имеется множество факторов, которые делают невозможным вывод универсальной формулы расчета поставки, рассмотрим два варианта, которые охватывают многие случаи практики розничной торговли.

Вариант 1. Характер спроса на товар не меняется, влияние случайных факторов на продажи минимально, и ими можно пренебречь. Будем отталкиваться от данных статистики прошлых периодов. В основу может быть положена скорость продаж товара:

Таким образом мы подсчитываем среднее значение продаж товара в день. Важно помнить, что скорость продаж должна быть рассчитана за период, аналогичный планируемому. Иначе велика вероятность ошибки. Если прошлые продажи были удачными, то за основу можно взять необходимые остатки товара за прошлый период:

Средние остатки товара = Остатки товара на начало + Остатки товара на конец,

причем остатки на начало берутся за прошлый период до момента очередного привоза товара.

В случае неудачных остатков прошлого периода необходимо скорректировать эти остатки на нужный коэффициент. По разным оценкам, средние остатки товара могут колебаться от 1 до 5 % от объемов продаж. Однако следует помнить, что средние остатки товара являются вложенным капиталом. Чем они выше, тем менее рентабелен вложенный капитал.

Рассчитаем необходимый объем закупок товара:

Объем закупок = ((Средние остатки товара + + Скорость продаж х Период закупок) х К увеличения продаж) – Остатки на начало планируемого периода,

где К увеличения продаж – ожидаемое увеличение продаж (например, прирост 10 % = 1, 1); период закупок – средняя продолжительность периода между двумя поставками; Остатки на начало планируемого периода – остатки до закупок товара. Вариант 2. Расчет экономически обоснованного заказа – известная модель Уилсона [17].

Модель Уилсона позволяет рассчитать «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ, или EOQ – economic order quantity), т. е. определить такое количество товара для заказа, при котором минимизируются расходы на его хранение и обработку.

Для расчета ЭОЗ нужно знать:

♦ издержки пополнения заказа (К);

♦ издержки хранения (S);

♦ ежедневный спрос (v);

♦ стоимость единицы товара в закупочных ценах (s);

♦ общее количество дней, когда товар находится в продаже за год (t).

Эту модель имеет смысл применять для таких розничных компаний, в ассортименте которых имеются товары со стабильным характером продаж – постоянно продающиеся товары повседневного спроса (продукты питания, бытовая химия, бытовая техника, стоковая одежда и обувь, товары для дома, текстиль, посуда и пр.). Во многих компаниях достаточно товара, подпадающего под эту модель. Но если у вас в магазине товар исключительно сезонный или коллекционный (салон меховых изделий, бутик обуви или бутик ювелирных изделий), если большинство товаров имеет нестабильный спрос, то нет смысла применять эту модель.

Рис. 2.14. График затрат на управление запасами в модели Уилсона

Суть данной модели заключается в определении одной точки, в которой издержки на закупки и затраты минимальны – необходимо найти эту точку (£ У), чтобы тратить меньше (рис. 2.14). На рисунке использованы следующие обозначения:

Q — размер заказа (шт.);

v – спрос или интенсивность (скорость) потребления запаса (шт.); s — затраты на хранение запаса (у. е.);

К — затраты на осуществление заказа, включающие оформление и доставку заказа

(у– е.);

L — общие затраты на управление запасами в единицу времени (у. е.).

Рассчитаем ЭОЗ для различных товаров (табл. 2.13). Как видно из таблицы, оптимальная величина заказа колбасы составляет 110 кг. Но можно еще рассмотреть пример с недорогим пакетом, который постоянно продается и имеет низкую стоимость. Оптимально привезти значительную партию (около 2000 штук), т. к. стоимость пакетов невелика, а затраты на заказ (усилия менеджера, транспортировка и т. п.) – относительно стоимости самого пакета велики.

Таблица 2.13. Варианты расчета ЭОЗ для различных товаров в таблице Excel

Управление поставщиками

Управление закупками тесно связано с задачей управления поставщиками. Во-первых, магазину необходимо, чтобы заказанные товары поставлялись своевременно, по согласованным ценам, в указанном количестве и известного качества, т. е. важна надежность поставщика как партнера. Во-вторых, магазину выгоднее и интереснее работать с поставщиками, которые поставляют большой ассортимент товаров, имеют большие обороты, участвуют в продвижении товара, т. е. важен масштаб компании поставщика (также косвенный показатель его надежности).

Для построения политики розничной компании в отношении поставщиков необходимо сначала определиться с наиболее важными характеристиками, по которым будет производиться оценка существующих и потенциальных поставщиков, т. е. выстраиваться рейтинг по степени их значимости для розничной компании. По сути, это будет ABC-анализ поставщиков, т. е. деление поставщиков на три больших группы (см. ниже АВС-анализ):

♦ самые значимые поставщики;

♦ поставщики средней значимости;

♦ малозначимые поставщики.

Для анализа поставщиков в качестве критериев оценки могут использоваться следующие характеристики:

♦ уровень цен;

♦ надежность в смысле исполнения договорных обязательств;

♦ условия оплаты;

♦ условия доставки;

♦ участие в маркетинговом бюджете;

♦ значимость и известность поставляемых товаров;

♦ стабильность качества товара;

♦ рекламационная политика;

♦ поставляемый ассортимент;

♦ сумма товарооборота поставляемых товаров.

По результатам анализа для каждой группы поставщиков розничная компания разрабатывает свою политику по вопросам сотрудничества. Например, от мало-значимых поставщиков добиваются больших сроков отсрочки платежа, большей частоты поставок, ужесточают штрафные санкции за невыполнение договорных условий, и т. п. Также их легко заменяют на других поставщиков. Значимые поставщики с большими оборотами и маркетинговым бюджетом обычно предоставляют выгодные условия сотрудничества, поскольку они – крупные игроки на рынке и могут себе это позволить. Относительно них придерживаются политики сотрудничества: своевременно оплачивают поставки, совместно разрабатывают стандарты мерчандайзинга, организовывают совместные мероприятия по продвижению товара и т. д.

Данный анализ проводится как для определения групп поставщиков по степени важности, так и для выбора основного и дублирующих поставщиков по определенной товарной категории (табл. 2.14).

Основной поставщик, предложивший наиболее выгодные условия сотрудничества, может быть заменен на поставщика-дублера в случае невыполнения заказа, резкого повышения цен, сокращения ассортимента или при регулярном нарушении договорных условий. Всегда присутствующие в резерве поставщики-дублеры необходимы для снижения рисков розничной компании и для дисциплинирования основных поставщиков.

Таблица 2.14. Пример сравнительного анализа поставщиков для выбора основного поставщика и поставщиков-дублеров

Управление товарными запасами

Планирование товарных запасов, их нормирование и управление ими является одной из важнейших задач магазина. Значительный товарный остаток на складе не только является «замороженными» деньгами, которые невозможно применить с пользой для дела, но к тому же этот товар банально устаревает – как морально (вышел из моды), так и физически (порча, утруска, усушка и т. п.). Именно поэтому в магазинах периодически устраивают крупные распродажи. Их цель: с одной стороны, – физически избавиться от стоков и вернуть хотя бы часть вложенных средств, с другой стороны – привлечь дополнительные группы покупателей, которые не могли приобрести данный товар по полной цене (сугубо маркетинговая задача). Цели распродаж также зависят от товарной специфики магазина, сложившихся традиций распродаж в отрасли и формата магазина.

Ограниченный товарный запас также несет свои риски: востребованный товар может закончиться в самый неподходящий момент.

По данным ECR Europe [18], неудовлетворенный спрос, вызванный отсутствием необходимого товара в магазине, влечет самые негативные последствия:

1. Недополучение прибыли около 10–15 % (нижняя оценка).

2. Снижение лояльности покупателей – если покупатель не находит нужный товар, он:

1) переключается на другие бренды – 37 %;

2) покупает аналог того же производителя – 16 %;

3) откладывает покупку – 17 %;

4) ничего не покупает – 9 %;

5) уходит к конкуренту – от 21 до 43 % (до 70 % при 3-кратном обращении).

Поэтому планирование товарных запасов является весьма важной задачей, которую необходимо решать руководителю магазина или розничной сети, чтобы найти ту единственно правильную грань, которая позволит сэкономить оборотный капитал и удовлетворить запросы покупателей.

На размеры товарных запасов оказывает влияние целый ряд факторов:

♦ равномерность и частота поставок;

♦ транспортные условия поставок;

♦ возможности хранения в магазине (условия и площадь склада);

♦ свойства товаров (скоропортящиеся или долгого хранения);

♦ объем продаж товара за период (день, месяц) согласно прогнозу или данным статистики;

♦ сроки подготовки и исполнения заказа и т. д.

Важно понимать, что не для всех товаров можно определить нормы товарного запаса – только для тех товаров, продажи которых стабильны (см. ниже XYZ-анализ). Для таких товаров вы должны рассчитать, с какой периодичностью нужно поставлять товар, на сколько дней и в каком объеме его нужно иметь на складе. Периодичность поставок и средний объем товарного запаса зависят, в том числе, от транспортно-логистических затрат и затрат на составление и обработку заказа. Нужно ответить на вопрос: что нам выгоднее – закупать больше и реже или понемногу и часто? Ответ будет зависеть от того, каковы объемы и на кого ложатся транспортные расходы – на вас или поставщика, а также какова площадь вашего склада и какова стоимость хранения товара на складе.

Например, если доставку осуществляет поставщик за свой счет, выгоднее увеличить частоту поставок, чтобы не хранить товар у себя. Если доставка осуществляется за ваш счет, то окончательное решение будет зависеть от наличия или отсутствия скидок при увеличении объема заказа и стоимости денег. Например, если вы успеваете продать товар до наступления срока его оплаты (при отсрочке платежа), тем самым вы экономите свои оборотные средства и снижаете стоимость денег.

Для товаров, не имеющих стабильного характера продаж, либо в случае отсутствия стабильных поставщиков или возможности установить периодичность поставок, необходимо рассчитать точку заказа – показатель товарного остатка, при наступлении которого необходимо делать следующий заказ. Точка заказа равна сумме неснижаемого товарного запаса плюс страховой запас.

Для товаров, имеющих крайне нестабильный (случайный) характер продаж расчет среднего товарного запаса практически невозможен.

Для контроля товарных запасов осуществляется их нормирование. Постоянное наблюдение за величиной товарных запасов, сравнение их с нормативами и выявление отклонений является одной из основных задач сотрудников, ответственных за закупки товаров в розничной компании.

Основные способы учета и контроля товарных запасов следующие:

♦ оперативный контроль остатков товаров;

♦ инвентаризация;

♦ балансовый метод.

Повседневный учет товарных запасов осуществляется методами бухгалтерского учета. Оперативный контроль остатков товаров в современных условиях заключается в просмотре данных по товарным остаткам в системе электронного учета с целью своевременного заказа товара поставщику. Многие современные программы учета позволяют формировать заказ на поставку товара автоматически – при достижении товарным запасом определенного показателя.

С помощью балансового метода можно определить расчетным путем общую сумму запасов товаров на определенную дату. Для этого используется следующая зависимость:

Зн + П = Р + В + Зк;

Зн = Р + В + Зк – П;

Зк – Зн = П – Р – В,

где Зн, Зк – стоимость запасов товаров на начало и конец периода соответственно; П – стоимость поступивших за период товаров; Р – сумма выручки за проданные товары; В – прочее выбытие товаров.

Балансовый метод и инвентаризация (см. ниже раздел «Проведение инвентаризации») позволяют выявить недостачи и растраты товаров.

Относительный показатель обеспеченности товарооборота товарными запасами рассчитывается по формуле

Выраженный в днях товарооборота товарный запас показывает, за сколько дней может быть продана масса товаров, составляющая товарный запас. Этот показатель может быть исчислен как по отдельным товарам и товарным группам, так и в целом по розничной компании. Для анализа обеспеченности розничного товарооборота товарными запасами сравнивают фактические показатели обеспеченности с нормативными показателями.