Применение форм первичных учетных документов.

Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

 все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;

 удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

 вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:

 расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

 включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов  Однако при многообразии производственно-хозяйственных видов деятельности встречаются и более сложные случаи, когда по тем или иным операциям унифицированные формы отсутствуют. В таком случае организация вправе разработать форму первичного документа самостоятельно. Но при этом в документе необходимо привести обязательные реквизиты, которые установлены пунктом 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете. Разрабатываемый документ должен содержать:

 наименование документа;

 дату составления документа;

 наименование организации, от имени которой составлен документ;

 содержание хозяйственной операции;

 измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

 наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

 личные подписи указанных лиц.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п. Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку.

В действующем законе о бухучете требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов нет. Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, а во-вторых, далеко не все унифицированные формы стали необязательными. Об этом, в частности, шла речь на семинаре, который провела для самарских бухгалтеров И.Г. Спирина. Представляем краткий конспект выступления лектора.

Первичные документы – унифицированные и свои

Согласно действующим правилам, с 1 января 2013 г. унифицированные формы необязательны к применению. Но при этом их по-прежнему можно использовать (как многие компании и делают). Унифицированные формы и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.

При этом некоторые формы первичных документов по-прежнему являются обязательными. К ним относятся следующие.

· Кассовые документы, предусмотренные положением Центробанка РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П (кассовая книга, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость).

Напомню, что сейчас, согласно требованиям ЦБ РФ, на расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер надо ставить штампы. Какие именно должны быть штампы, нигде не указано (видимо, что-то типа «выдано» и «принято»). Наличие штампов может проверить налоговая инспекция, поскольку теперь именно на нее возложены обязанности по контролю кассовой дисциплины. Во-первых, налоговики проверяют наличие и регистрацию кассового аппарата, а во-вторых, полноту учета выручки (чтобы деньги не приходовались, минуя кассовый аппарат). В рамках этих проверок может быть проверено и наличие штампов на РКО и ПКО.

Но если у вас кассового аппарата нет (то есть в случае, когда вы не являетесь предприятием розничной торговли), то вряд ли вам придет налоговая проверять кассовую дисциплину. Если речь идет о хождении наличных денег не предприятии (например, вам внесли заем, дали залог, вы сняли зарплату с расчетного счета и т.д.), то никакой кассовый чек, разумеется, не нужен. Кассовый чек требуется, только если у вас что-то купили. Чек – это подтверждение факта получения выручки.

· Документы для безналичных расчетов (платежное поручение, аккредитив, инкассовое поручение).

· Документы кадрового учета (многочисленные формы Т: приказы о приеме на работу, об увольнении и т.д.). Они утверждены Госкомстатом в целях реализации требований Трудового кодекса РФ, а не исключительно для целей бухучета. Проверяет все эти документы ГИТ.

· Транспортная накладная (т.к. она утверждена не Госкомстатом, а постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Именно этот документ подтверждает расходы по доставке грузов на предприятие. Поэтому, если поставщик дает вам ТОРГ-12, и в нем последняя строчка «доставка – 3 000 рублей», но при этом транспортной накладной нет, то безопаснее эту доставку на расходы не принимать.

Аналогично, если поставщик дает вам отдельно ТОРГ-12 на товары и акт о выполненных работах на доставку (3 000 руб.), тоже безопаснее эти расходы не принимать. Самый идеальный вариант – указать, что услуги по доставке включены в стоимость товара. Потому что как только появляются «транспортные расходы», сразу нужна именно транспортная накладная.

Заполнить транспортную накладную должен тот, кто перевозку заказывает.

· Счета-фактуры, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 (они считаются не первичными документами, а документами налогового контроля).

Если организация решит разработать собственные формы первичных документов, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование и дата составления документа;

· наименование экономического субъекта, составившего документ (т.е. вашей организации);

· содержание факта хозяйственной деятельности (т.е. описание операции);

· величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

· подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку или операцию и ответственных за правильность ее оформления