Business Letter writing

КРАТКО:

I. Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

· Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.

· В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. (1)

· Далее (с новой строки) указывается имя адресата ( определяется по указываемому ниже обращению ) и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес. (2)

· Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма. (3)

· Далее – обращение к адресату (обычно начинается словами Dear Mr./Ms.) (4)

· Основной текст должен быть помещен в центральной части письма. (5)

· Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности (" Thank you for your prompt help...") и приветствием " Yours sincerely, " если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет. Ниже ставится полное имя автора и должность. (6)

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Подробно:

Первое - верхняя часть письма («шапка») содержит информацию о данных вашей фирмы.

Каждое деловое письмо печатается на уже заготовленном фирменном бланке. В верхней части бланка размещается заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:

- зарегистрированное название компании (the registered company name and address)

- краткие сведения об ее деятельности (some data about the company, including its logo)

- контактная информация (company’s contacts)

Примеры:

1) MEGATON‘S Department Store

12745 Bulset Strip

Los Angeles, California 941474

2) The Modern Machine Tool Corporation,

300 Lincoln Street,

Chicago, Illinois,

U.S.A.

3) Ketchuv Collection Agency

1267 Hollywood Boulevards

Los Angeles, CA 91401

Второе – это дата. Она ставится несколькими строчками ниже «шапки». Существует несколько способов написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку. При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. В Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. 10.08.2009 в Англии обозначает 10 августа 2009 года, а в США 8 октября 2009 года. Лучше придерживаться одного варианта из первого способа во всех своих письмах.

Примеры:

10 August 2009 / 10th August 2009 /10th August, 2009 /August 10, 2009 / August 10th, 2009

Третье – адрес того, кому пишете. Хотя адрес вашего партнера есть на конверте, тем не менее, он обязательно указывается и в письме.

Пример:

Centrum Collection Agency

4376 Hollywood Boulevard

Los Angeles, California 947661

Mr. Herring F.E.

Четвертое – приветствие: В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.

Пример:

Mr.J.R.Talkien

Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien

Другие формы обращения:

Mrs. - должностное лицо – замужняя женщина

Miss- должностное лицо – незамужняя женщина

Ms- должностное лицо – женщина, чье семейное положение нам не известно

Messrs (сокр. от messieurs «господа») - используется при адресации к двум или более мужчинам

Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто, указывается его должность или отдел.

Если письмо адресуется одному человеку (мужчине) Dear Sir - «уважаемый господин».

Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs «уважаемые господа» или Gentlemen.

Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских – запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как

Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать не культурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.

Если пол адресата вам не известен, то пишите Dear Sir or Madam.

Если вы пишите человеку, с которым знакомы, то можете поставить в обращении его фамилию Dear Mr. Smith.

При длительной переписке можно перейти на «Ты» - Dear Michael. Можно свое обращение сделать еще более душевным и теплым: для того, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения