Импорт и присоединение внешних таблиц

Импорт и присоединение таблиц являются специфицическими способами создания новых таблиц в активной базе данных. В результате выполнения любой из этих операций в открытой базе данных появится таблица, возможно, уже содержащая информацию. Можно импортировать или присоединять таблицу из другого файла базы данных (mbd-файла), лист книги Excel, таблицу из базы данных в других форматах (db, dbf и т.д.), тексовые файлы (в табличной форме) и другие объкты. Разница между импортом и присоединением внешней таблицы заключается в том, что при импорте таблица физически помещается в файл активной базы данных и последующая ее модификация никак не отразится на исходной таблице, в то время как при присоединении таблицы в файл открытой базы данных будет помещена только ссылка на нее. Присоединенная таблица сохраняет связь с первоисточником и любое изменение информации в ней автоматически сохраняется во внешнем файле таблицы. Нельзя менять структуру присоединенной таблицы в режиме конструктора (хотя просматривать можно), а при ее удалении удаляется только связь из активной базы данных, сама таблица визуально остается там, где и была первоначально. В окне базы данных импортированная таблица визуально ничем не отличается от «родных» таблиц, а у присоединенных слева от наименования и иконки таблицы появляется жирная стрелка.

Процессы импорта и присоединения таблиц практически ничем между собой не отличаются. Единственное различие состоит в том, что для импорта нужно выбрать пункт меню Файл ► Внешние данные ► Импорт, а для присоединения - Файл ► Внешние данные ► Связь с таблицами того же меню (эти же команды доступны из контекстного меню окна базы данных или при нажатии на кнопку Создать).

После активизации соответствующего пункта в появившемся окне Связь, которое является обычным диалоговым окном открытия файла, необходимо выбрать файл, содержащий таблицу. В диалоговом окне Связь с таблицами (см. рис 2.20) нужно выбрать таблицу и нажать кнопку ОК. Можно выделить несколько таблиц, щелкая на их наименованиях левой клавишей мыши в произвольном порядке. В результате выбранные таблицы будут присоединены (в случае импорта - добавлены) к текущей базе данных (см. рис. 2.21).

Рис. 2.20. Диалоговое окно Связь с таблицами

Рис. 2.21. Присоединенные таблицы в окне базы данных

При импорте таблицы, содержащей поля подстановки, в базу данных Microsoft Access, следует также импортировать таблицы или запросы, которые используют подстановочные поля. Если этого не сделать, то при открытии импортированной таблицы в режиме таблицы, Access выведет сообщение об ошибке для каждой отсутствующей таблицы или запроса. Чтобы избавиться от этой ошибки, импортируйте недостающие таблицы и запросы. Если вы не можете или не хотите импортировать эти объекты, откройте импортированную таблицу в режиме конструктора, выберите подстановочное поле, которое ссылается на отсутствующие таблицу или запрос, откройте вкладку Подстановка и установите свойство Тип элемента управления в значение Поле. Повторите эту процедуру для каждого подстановочного поля, ссылающегося на отсутствующие таблицу или запрос.