Запуск Access и открытие баз данных

Министерство образования и науки Украины

Киевский национальный экономический университет

Имени Вадима Гетьмана

Криворожский экономический институт

Кафедра информатики и информационных технологий

Методические указания

по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:

«Microsoft Access. Таблицы»,

для студентов всех специальностей

Часть 1

Кривой Рог - 2006

Министерство образования и науки Украины

Киевский национальный экономический университет

Имени Вадима Гетьмана

Криворожский экономический институт

Кафедра информатики и информационных технологий

Методические указания

по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:

«Microsoft Access. Таблицы»,

для студентов всех специальностей

Часть 1

Утверждено

на заседании кафедры

информатики

Протокол №

от " " 2006 г.

Кривой Рог - 2006

Методические указания по курсу «Информатика» для самостоятельного изучения темы: «Microsoft Access. Таблицы», для студентов всех специальностей. Часть 1.

Составители Ж.В. Цымбал, Чурин Н.А., Хоцкина В.Б. – Кривой Рог. Криворожский экономический институт КНЕУ, 2006, - с. 56.

Составители: Цымбал Ж.В., ст. преп.

Чурин Н.А., ст. преп.

Хоцкина В.Б., ст. преп.

Рецензент: Баран С.В., к.э.н., ст. преп.

Содержание

1. Microsoft Access - основные понятия, запуск. 5

2. Создание таблиц. 9

Создание таблицы путем ввода данных. 10

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц. 11

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц. 14

Определение имен полей. 15

Определение типа данных. 16

Свойства полей таблицы.. 17

Использование Мастера подстановок. 23

Импорт и присоединение внешних таблиц. 27

Определение ключевых полей. 28

Создание и использование индексов. 29

Создание связей между таблицами. 32

Связывание таблиц на схеме данных. 33

Обеспечение целостности данных. 35

Ввод и проверка данных. 36

Навигация по таблице. 36

Работа с записями. 38

Контроль и проверка введенных данных. 39

Ввод данных с помощью копирования и перемещения. 42

Использование списков значений. 43

Отображение подчиненных таблиц. 44

Изменение внешнего вида таблицы.. 45

Печать таблицы.. 50

Сортировка, поиск и фильтрация данных. 52

Поиск и замена данных. 53

1. Microsoft Access - основные понятия, запуск.

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами.

Для выполнения операций с данными используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. При проектировании структуры баз данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией.

Access позволяет просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах, однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах.

Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web.

Другим удобным средством, которым вы можете пользоваться, чтобы публиковать данные в вашей сети интранет или Интернет, являются страницы доступа к данным.

Они могут содержать не только статическую информацию для просмотра отчетов, но могут также иметь вид динамических страниц, позволяющих пользователю создавать запросы к базе данных, которые извлекают или изменяют нужные данные.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов, а также избежать рутинных действий.

Запуск Access и открытие баз данных

Для того чтобы запустить Microsoft Access, необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола.
2. Открыть в главном меню пункт Программы.
3. Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.

· Выбрать в меню Файл из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Открытие базы данных из меню Файл

• Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения.
• Выбрать команду Открыть в меню Файл, и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Диалоговое окно Открытие файла базы данных

Открыть файл можно в одном из четырех режимов:

· Открыть — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.

• Открыть монопольно — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
• Открыть для чтения — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
• Открыть монопольно только для чтения — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.