Служеное письмо, бланк и фомуляр служебного письма

Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».

Деловое письмо в условиях унификации – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

Служебное письмо относиться к группе справочно-информационных документов.

Письмо составляется в соответствии с условиями унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его стиль, словарный состав, морфологию, синтаксис, пунктуацию, форму (оформление).

Письма, как правило, пишутся от имени юридического лица, являющегося субъектом права.

Они оформляются на специальных бланках организации согласно стандарту. Письма доожны содержать комплекс обязательных элементов (реквивзитов).

Реквизит – это элемент официального документа.

Бланк – стандартный вид бумаги с нанесенными постоянными реквизитами и местами отведенными для переменных.

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

- Государственный герб Республики Беларусь;

- эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

- код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

- наименование вышестоящей организации;

- полное и сокращенное наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие данные;

- ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

Выводы: служеьное письмо – незаменимое средство общения между организациями. Оно оформляется на бланке для писем, в соответствии с требованиями стандарта.