Тема № 5. Документация и инвентаризация

1. Первичные документы: создание, реквизиты, подпись. Классификация первичных документов. Учётные регистры. Исправление ошибочных бухгалтерских записей.

2. Организация документооборота. Порядок и сроки хранения документов.

3. Порядок проведения инвентаризации имущества и расчётов и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте.

Первичный документ – это письменное доказательство, что хозяйственная операция завершена или разрешение на её проведение получено. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» первичные документы необходимо оформлять на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций Госкомстат России разработал типовые бланки для учёта основных средств, нематериальных активов и материалов, кассовых операций, операций, связанных с оплатой труда, и результатов инвентаризации. Кроме того, Госкомстат России разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учёта: торговых операций, операций на предприятиях общественного питания, капитального строительства и ремонтно-строительных работ, работ строительных машин и механизмов, операций на автомобильном транспорте, денежных расчётов с население с применением ККМ, сельскохозяйственной продукции и сырья.

Типовые формы документов, используемых при безналичных расчётах, утверждает Центральный банк Российской Федерации.

Разрешается включать в типовые бланки дополнительные реквизиты, например, адрес и телефон организации. Важно, чтобы все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, были сохранены. Исключение составляют документы по учёту кассовых операций и безналичных расчётов: никаких изменений и дополнений в них вносить нельзя. Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, то предприятие может разработать его самостоятельно. Формы самостоятельно разработанных документов утверждаются в приложении к приказу об учётной политике предприятия. Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) чёткое наименование документа;

2) код формы по ОКУД, если данный код используется при автоматизированной обработке документов;

3) дата составления документа;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание оформленной документом хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции: натуральные, трудовые или денежные;

7) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, личные подписи должностных лиц и расшифровки подписей.

В зависимости от характера операции и требований нормативных актов, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для выполнения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение, и другое) и прочие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяйственной операции.

Первичные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Не принято заполнять документы зелёными или красными чернилами, свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочёркиванию; итоговые данные в первичных документах пишут цифрами и прописью, причём суммы прописью пишут с заглавной буквы. Первичные учётные документы должны составляться либо в момент совершения хозяйственной операции, либо сразу после совершения хозяйственной операции.

Порядок исправления ошибок в первичных учётных документах следующий:

1) Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются корректурно: зачёркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачёркнутым исправленный текст или суммы. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, и датой исправления.

2) В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

3) В первичных кассовых и банковских учётных документах исправления не допускаются.

Первичные документы классифицируютсяпо трём признакам:

1. По месту составления: внутренние (например, приходные и расходные кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств) и внешние ( накладные от поставщиков, акты приёмки-сдачи работ).

2. По назначению: распорядительные (приказ о приёме на работу, приказ на выплату премии), оправдательные (авансовый отчёт, накладная, расчётная ведомость по заработной плате), комбинированные (сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов: (расчётно-платёжная ведомость на зарплату, расходный кассовый ордер), документы бухгалтерского оформления (бухгалтерские справки).

3. По объёму содержания информации: первичные (разовые), отражающие одну операцию (например, накладная на отпуск материалов), накопительные, отражающие несколько операций, (например, лимитно-заборная карта) и сводные (кассовые, товарные, материальные отчёты).

Данные сгруппированных документов заносятся в учётные регистры.

Учётные регистры – это учётные документы определённой формы: книги, журналы, карточки, сводные листы, машинограммы, дискеты, магнитные диски и другие подобные документы.

Классифицируются учётные регистры следующим образом:

1. По видам бухгалтерских записей: хронологические, в которых данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию без разноски по счетам (кассовая книга); систематические, в которых производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам на счетах синтетического и аналитического учёта (регистры учёта затрат по объектам калькуляции, Главная книга); комбинированные – это журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

2. По объёму и содержанию: регистры аналитического учёта ( инвентарные карточки учёта основных средств, карточки учёта материалов)и регистры синтетического учёта (журналы-ордера и ведомости, оборотные ведомости).

3. По внешнему виду: бухгалтерские книги, журналы, журналы-ордера, ведомости, карточки, машинограммы.

Следует отметить, что в различных литературных источниках приведена более подробная классификация учётных регистров, причём в разных источниках признаки классификации совпадают не полностью. Поэтому здесь приведены только основные на наш взгляд, признаки классификации учётных регистров.

Для выявления ошибок в учётных регистрах бухгалтер использует или сплошную проверку записей или выборку, если итоги отдельных синтетических и аналитических счетов не совпадают. При неправильно составленных проводках проводится просмотр определённого учётного регистра и относящихся к нему первичных документов, на по данным которых он был составлен. Ошибки в учётных регистрах можно исправлять тремя способами:

1 ) корректурным (как и в первичных учётных документах);

2) дополнительной проводкой (записью), если стоимостная оценка показателя занижена, а корреспонденция счетов верна);

3) методом «красное сторно» (сторнировочной записью): если сумма завышена, а корреспонденция счетов указана верно, тогда на сумму превышения делается эта же проводка, а сумма превышения указывается красными чернилами; если неверны и проводка, и сумма, тогда в документе делается этаже проводка красными чернилами (уничтожается) и после этого делается дополнительная проводка..

Создание первичных учётных документов или получение их от других предприятий, принятие их к учёту, обработка и передача в архив называется документооборотом. Движение же первичных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиком документооборота. График документооборота представляет собой приказ (или схему) с перечнем работ по созданию, проверке и обработки документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Ответственность за соблюдение графика документооборота на отдельных подразделениях предприятия несут руководители подразделений; контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

На предприятиях при любой схеме документооборота обязательно должны соблюдаться следующие этапы движения документов:

1. Составление документов в момент совершения хозяйственных операций в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их оформлению.

2. Передача документов в бухгалтерию, где контролируется своевременность и полнота их сдачи для учётной обработки.

3. Проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка.

4. Обработка документов: 1) таксировка (расценка) – оценка в денежной форме операций, отражённых в документах (например, на основании табеля рабочего времени рассчитывается заработная плата работников); 2) группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию (например, документы по приходу и по расходу товарно-материальных ценностей); 3) контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции.

5. Составление по обработанным документам учётных регистров и отчётности.

6. Систематизация обработанных документов по видам операций, подшивка документов в дело, нумерация подшитых документов. Составление описи документов по каждому делу.

7. Подшивка или переплетение дел в отдельные папки. Составление описи дел по каждой папке.

8. Составление сводной описи дел по всем папкам в трёх экземплярах (первый и второй экземпляры составляются для сдачи в архив, третий экземпляр остаётся в бухгалтерии). В сводной описи дел указываются: индекс дела (номер папки); наименование дела; количество дел в папке; срок хранения и номер папки по перечню.

9. После этого документы поступают в текущий бухгалтерский архив, где хранятся 1 год.

10. По истечении данного срока документы передаются в постоянный архив.

Сроки хранения документов следующие: 1) приказ о приёме на работу, личная карточка работника, лицевой счёт работника, приказ об отпуске и приказ об увольнении хранятся 75 лет; 2) остальные бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет. Отсчёт срока хранения начинается после года, в котором документы использовались для составления бухгалтерской отчётности последний раз.

Инвентаризация – проверка фактического состояния материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учёта.

Причины проведения инвентаризации различны:

- ошибки при отпуске и приёме ценностей;

- наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);

- хищения и злоупотребления;

- контроль действий материально ответственных лиц.

Количество инвентаризаций в отчётном году, время их проведения и перечень проверяемых объектов устанавливаются руководителем самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

1) при смене материально-ответственных лиц (на день приёма-передачи дел);

2) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

3) при реорганизации предприятия;

4) перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года;

5) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

6) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по трём признакам:

1. По охвату имущества: полные и частичные.

2. По назначению: плановые и внезапные.

3. По методу проведения: выборочные и сплошные.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества предприятия. Такая инвентаризация проводится, как правило, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (например, проверка фактического наличия готовой продукции). Такая инвентаризация может проводится, например, один раз за полгода.

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (например, перед составлением отчётности за полугодие и за девять месяцев), внезапные инвентаризации проводятся по мере необходимости (по требованию вышестоящих органов или аудиторов, при смене материально-ответственных лиц).

При выборочной инвентаризации у конкретного материально-ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях организации.

Механизм проведения инвентаризации имущества следующий:

1. Для проведения инвентаризации создаётся постоянно действующая рабочая комиссия. В её состав включаются: представитель руководителя предприятия, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, товароведы, кладовщики и другие). Представитель руководителя является председателем комиссии. При большом объёме работ формируются и рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии и рабочей инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя организации.

2. Перед началом инвентаризации руководитель предприятия издаёт приказ о составе комиссии, сроках и объектах инвентаризации. Непосредственно с момента издания приказа проводятся подготовительные работы: к началу инвентаризации должна быть закончена обработка первичных приходных и расходных документов и сделаны все записи в аналитическом и синтетическом учёте, выведены остатки материальных ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по местам хранения, места хранения ценностей пломбируются. Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а второй – материально ответственное лицо. В инвентаризационной описи материально ответственные лица дают письменное подтверждение о передачи всех документов в бухгалтерию.

3. Инвентаризация проводится по каждому материально ответственному лицу и месту хранения, обязательно в присутствии материально ответственного лица. Материально ответственное лицо даёт расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение, и никаких претензий к комиссии у него нет. Проверку фактического наличия имущества проводят путём подсчёта, взвешивания и обмера непосредственно в местах хранения при обязательном участии материально ответственных лиц. Все полученные фактические результаты отражаются в инвентаризационной описи.

4. По окончании инвентаризации оформленная инвентаризационная опись сдаётся в бухгалтерию, проверяются бухгалтерией, выявляются расхождения между данными учёта и фактическим наличием – недостачи или излишки. По выявленным расхождениям фактических и учётных данных составляется сличительная ведомость. Ценности, по которым не выявлены расхождения, показываются в сличительной ведомости общей суммой.

5. Инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач или излишков. Решение комиссии оформляют протоколом, утверждённым руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте и отчётности того месяца, в котором она была завершена.

Результаты инвентаризацииимущества отражаются следующим образом:

1. Излишки:

Дебет счетов 01, 10, 41, 43, 50 Кредит счёта 91/1.

2. Недостачи:

1) Отражение сумм недостач:

Дебет счёта 94 Кредит счетов 01, 10, 41, 42 (способом «Красное сторно»), 43, 50;

2) списание недостач в пределах норм естественной убыли:

Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит счёта 94;

3) списание недостачи за счёт виновного лица:

Дебет счёта 73/2 Кредит счёта 94;

4) возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Дебет счетов 50, 70, Кредит счёта 73/2;

5) списание недостач на финансовые результаты при отсутствии виновных лиц:

Дебет счёта 91/2 Кредит счёта 94.

Инвентаризация расчётов – это инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности. Это инвентаризация расчётов по счетам: 60, 62, 76. Проводится перед составлением годовой отчётности.

Цель инвентаризации – уточнение сумм задолженности.

Сущность: составляется акт инвентаризации с участием дебиторов и кредиторов, в котором указываются суммы подтверждённой и неподтверждённой задолженности, суммы задолженности с истекшим сроком исковой давности.

К актуприлагается справка по дебиторской и кредиторскойзадолженности, в которой указываются:

1) Наименование дебитора или кредитора.

2) Причина задолженности.

3) Суммы задолженности.

4) Документы, подтверждающие задолженность.

По результатам инвентаризации расчётов неудовлетворённые претензии кредиторов относятся на увеличение внереализационных расходов:

- Д 91-2 К 76.

Невостребованные авансы относятся на увеличение внереализационных доходов:

- Д 62 К 91-1.

Контрольные вопросы.

1. Классификация документов. Реквизиты документов.

2. Виды учётных регистров. Методы исправления ошибочных бухгалтерских записей.

3. Правила документооборота.

4. Общие правила проведения инвентаризации имущества. Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учёта.

5. Общие правила проведения инвентаризации расчётов. Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учёта.