Глоссарий

Координация — обеспечение согласованности в работе всех элементов хозяй­ственного механизма организации.

Система управления конкретным объектом или видом деятельности — совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

Практические ситуации

Экспресс-ситуации:

1. Ценного специалиста по маркетингу переманивает конкурент.

2. Организация находится на начальной стадии формирования кол­лектива. Люди с большим трудом притираются друг к другу. Происхо­дит много разногласий.

3. Отдел-победитель внутрифирменного соревнования прошлого года в новом году занял предпоследнее место.

4. В плановом отделе в третий раз возникают громкие скандалы между сотрудниками.

Проанализируйте предложенные десять экспресс-ситуаций, сложившихся на фирме, обоснуйте причины и источники их возникновения (явные и неявные) и предложите способы мотивации сотрудников с целью устранения конфликтной ситуации с максимальной пользой для фирмы. Анализ ситуации проведите по предложенной ниже схеме мотивационного процесса.

5. Из офиса генерального директора происходит утечка информации конкуренту.

6. В организации работают преимущественно женщины, происходит определение иерархии потребностей.

7. Молодые сотрудники постоянно участвуют в проектах НИР на стороне.

8. На генерального директора постоянно поступают анонимки в адрес руководства корпорации.

9. Работники крупной корпорации противятся слиянию с другой крупной компанией.

10. Опытный (10 лет стажа работы) специалист стал хуже выпол­нять задания.

Вопросы для самоконтроля

1. Раскройте сущность и содержание функции планирование.

2. Дайте характеристику процесса организации в деятельности фирмы.

3. Назовите главный мотивирующий фактор в организациях.

4. Назовите базовый элемент функции контроля.

5. Раскройте сущность и значение координации в деятельности организации.

Тема 1.6
Общая ХАРАКТЕРИСТИКА

ФУНКЦИИ планированиЯ

Общая характеристика функции планирования

Функция планирования является первой в процессе управления организацией. Она осуществляется менеджеристским корпусом для определения целей организации, а также путей и средств их достижения. По своей сути реализация функции планирования представляет заблаговременную и детальную подготовку к будущему.

Содержание планирования как функции управления состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса рынка.

Планирование предусматривает разработку целей и комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных результатов деятельности с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и организацией в целом.

Выполнение функции планирования включает формирование обоснованного ответа на три вопроса: где мы находимся в настоящее время? Куда мы хотим двигаться? Как мы собираемся это сделать?

Суть ответа на первый вопрос заключается в определении реальных возможностей организации в сфере ее основной деятельности на основе анализа сильных и слабых сторон в важных функциональных областях: маркетинге, финансах, производстве и др.

При формулировании ответа на второй вопрос дополнительно к выполненному анализу (при ответе на первый вопрос) изучаются другие факторы, определяющие успех организации. Анализируются экономические условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения, а также влияние факторов внешней среды (покупательского спроса, конкуренции, общих факторов состояния экономики, научно-технического прогресса, политических условий и др.) на деятельность организации. Ответ выражается в обоснованной постановке реалистичных целей организации и определении угроз, которые могут помешать их достижению.

Ответ на третий вопрос содержит конкретные мероприятия, которые должны осуществить подразделения и сотрудники организации при решении поставленных задач для достижения сформулированных целей.

При таком подходе реализация функции планирования выходит за рамки определения планов деятельности организации (предприятия, корпорации).

Планирование в этом случае рассматривается как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации на достижение успеха путем детального представления желаемого результата и определения мероприятий по его достижению с учетом использования возможностей предприятия и внешней среды.

Для обеспечения эффективного управления деятельностью предприятия функция планирования должна обеспечивать полноту и максимальную достоверность планирования, ясность и прозрачность планов, а также непрерывность планирования.

Обеспечение полноты и достоверности планирования означает, что планы должны отражать все виды деятельности организации и ее подразделений, необходимые для достижения успеха, определяемого как соответствующие конкретные цели и задачи. При планировании должны учитываться все факторы и ситуации, которые могут оказать влияние на развитие организации. При этом необходимо использовать современные подходы, методы, средства процедуры, обеспечивающие повышение достоверности прогнозов и рациональное использование всех привлекаемых ресурсов.

Ясность и однозначность планов означает, что цели и задачи должны иметь понятные и воспроизводимые формулировки, доступные для недвусмысленного понимания всеми членами организации, а также количественные показатели.

Непрерывность планирования отражает факт, что планирование не является одноразовым актом, а представляет непрерывный процесс. Это находит выражение в цикличности осуществления планирования, реализация которого сама также представляет многоэтапный процесс.

Кроме того, при определении уровня детализации плана и объема работ по планированию необходимо всегда руководствоваться принципами разумности и экономичности планирования, другими словами: затраты на планирование должны находиться в определенном соотношении с получаемым от планирования выигрышем.

Цель планирования

Планирование — процесс обоснования решения и распределения ресурсов (материальных, финансовых, людских, информационных, временных); зависит от целей и стратегии развития организации. Выделяют следующие виды стратегии планирования:

· стратегия роста во времени (например, объемов продаж, объемов производства, производительности, качества, финан­совых показателей от достигнутого плюс прирост в %);

· стратегия ограниченного роста во времени (от достигну­того плюс прирост на инфляцию);

· стратегия снижения во времени (себестоимости продук­ции, финансовых показателей и т. д.);

· стратегия сокращения (функций или подразделений органи­зации, аппарата, численности персонала, рынков сбыта и т. д.);

· комбинированная стратегия.

По времени различают:

1) краткосрочное (оперативное) планирование (на срок до одного года);

2) долгосрочное планирование (на срок более года).

После определения целей и стратегии развития приступают к пла­нированию необходимых для выполнения задачи ресурсов. С точки зрения привлекаемых ресурсов можно провести следующую клас­сификацию планирования:

· материально-техническое планирование (планирование необходимых для выполнения задачи станков, оборудования, запасов, рабочих площадей, мощностей, транспорта, комму­никаций, снабжения, сбыта и т. д.);

· финансовое планирование (планирование будущей прибыль­ности и рентабельности работы, заработной платы, оборачи­ваемости средств, кредитов и др.);

· планирование численности персонала;

· временное планирование (построение сетевых графиков, графиков Ганта и т. д.);

· планирование информационной архитектуры организа­ции и ее информационных ресурсов.

Типы планов, бизнес-план

В практической деятельности организаций существуют раз­личные формы планирования, использующие соответствующие им методы и виды планов. В зависимости от содержания, целей и задач, а также в зависимости от длительности планового периода можно выделить следующие формы планирования:

Долгосрочное планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности организации и ориентиро­вано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспече­ния необходимыми для этого ресурсами. Долгосрочное планиро­вание охватывает период 5—10 лет и более, имеет отдаленные последствия, влияет на функционирование всей системы управ­ления и основывается на привлечении значительных ресурсов.

Среднесрочные планы охватывают период в 2—5 лет. Такой план обычно содержит количественные показатели, в том числе и в отношении распределения конкретных ресурсов. В среднесроч­ном плане приводятся детальные сведения по всей номенклатуре продуктов, данные о капиталовложениях (инвестиции в основной капитал) и источниках их финансирования.

Краткосрочное (текущее) планирование заключается в опре­делении промежуточных (краткосрочных) целей и задач. Гори­зонт планирования составляет 1 год. При этом детально разрабатываются средства и способы решения всех предусмотренных планом задач, использование конкретных ресурсов, в том числе внедрение новой технологии. Основными звеньями текущего пла­на производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые, годовые), которые представляютсобой де­тальную конкретизацию целей и задач, определенных перспек­тивным и среднесрочным планами.

Форма долгосрочных планов включает разработку перспективного и долгосрочного стратегического планов организации. Среднесрочное планирование предусматривает формирование среднесрочного стратегического и оперативного планов. Реализа­ция среднесрочных и текущих планов осуществляется через сис­тему бюджетов или финансовых планов, которые составляются но каждому отдельному подразделению (по видам деятельности, продуктам и бизнесам) на соответствующий период, а затем кон­солидируются в единый бюджет или финансовый план организа­ции (предприятия). Основу бюджета составляет прогноз продаж и оценка издержек на производство и реализацию продукции и ус­луг. Бюджет организации охватывает все стороны ее деятельнос­ти и базируется на планах отделений и других структурных обра­зований предприятия (корпорации). Поэтому план и бюджет яв­ляются также средством координации работы всех звеньев орга­низации.

Виды планов могут быть классифицированы по двум основ­ным признакам: в зависимости от видов хозяйственной деятель­ности и от организационной структуры предприя­тия (уровня планирования). При классификации по видам дея­тельности организации (конкретных подразделений) разрабатываются планы научных исследований и опытно-конструкторских работ (НИОКР), производства, сбыта, материально-технического снабжения, финансовый план, план капитальных вложений и другие виды планов. По уровню планирования различают планы: организации (предприятия) в целом, производственного отделения, дочерней компании, структурного под­разделения и т. д.

Бизнес-план — обоснование деятельности предприятия в рыночных условиях и рабочий инструмент, который при уме­лом использовании поможет управлять фирмой. Он составляется как для действующей, так и для вновь создаваемой фирмы. Для работающего предприятия бизнес-план составляется после проведения тщательного всестороннего анализа успехов и неудач фирмы. Содержание и объем бизнес-плана зависят от различных факторов: размеров предприятия (для малого бизнеса — 10—20 страниц, для крупной фирмы — 40—50); полноты составных частей (укрупненный или детализированный); назначения (для внутреннего использова­ния, для инвесторов, как заявка на банковский кредит); периода планирования (на один год или несколько лет); квалификации составителей и практического опыта подготовки технико-экономического обоснования.

Перспективное и стратегическое планирование

В современных условиях промышленные предприятия и корпорации уделяют перспективному планированию все большее внимание как инструменту централизованного управления.

Перспективное планирование, как правило, осуществляется на период 10—15 лет и предусматривает следующие основные цели:

1) формулирование и объявление общих целей предприятия (корпорации), определяющих направленность его деятельности (сферу бизнеса) и условия существования на весь горизонт плани­рования;

2) формирование принципов ориентации на перспективу, которыми необходимо руководствоваться при разработке конкрет­ных целей и стратегий развития предприятия (корпорации);

3) определение долгосрочных направлений деятельности предприятия (корпорации).

Перспективный план предназначен для обеспечения помощи руководству при подготовке и принятии решений по важнейшим комплексным проблемам развития и деятельности предприятия, в том числе:

• определение направлений и размеров инвестиций и источ­ников их финансирования;

• внедрение технических новшеств и прогрессивной технологии;

• диверсификация производства и обновление продукции;

• определение форм осуществления инвестиций за рубежом (в условиях приобретения или создания новых предприятий);

• совершенствование кадровой политики;

• организация и совершенствование управления предприяти­ем и его отдельными подразделениями для достижения целей.

Содержание перспективного плана обычно ограничивается разработкой важнейших качественных характеристик развития предприятия, конкретизируемых в целевых программах или прогнозах.

Перспективное планирование предусматривает разработку долгосрочного и среднесрочного стратегических планов, которые отличаются методологией их формирования, сформулированны­ми целями и содержанием.

Координация перспективных направлений развития всех под­разделений предприятия осуществляется через конкретные про­граммы, определяемые в рамках долгосрочного стратегического планирования. На основе этих планов разрабатываются среднес­рочные планы с учетом их обеспечения конкретными ресурсами. Среднесрочные стратегические планы конкретизируют цели, на­меченные в рамках долгосрочного планирования, и определяют выбор средств для их реализации.

Стратегия представляет собой детальный комплексный план уп­равленческих действий, предназначенный для того, чтобы обес­печить достижение долговременного успеха предприятия. Раз­работка и выбор стратегии должны обосновываться обширными исследованиями и достоверными данными.

Стратегическое планирование является инструментом, помо­гающим в принятии управленческих решений при проведении необходимых нововведений и изменений на предприятии с целью достижения желаемого стратегического результата. Процесс стратегического планирования включает четыре основных вида управленческой деятельности: 1) распределение стратегических ре­сурсов; 2) адаптацию деятельности и управления к изменениям внешней среды; 3) внутреннюю координацию работ; 4) организацион­ное стратегическое предвидение.

Распределение ресурсов предусматривает приоритетное обес­печение стратегическими корпоративными ресурсами (фондами, дефицитными управленческими талантами и технологическим опытом) важных направлений деятельности предприятия, определяющих его конкурентную позицию на рынке и успех в длительной перспективе.

Сущность стратегического планирования заключается в фор­мулировании основных направлений деятельности предприятия (миссии) и показателей его развития на планируемый период (це­лей), определяющих желаемый результат его деятельности в це­лом и в конкретном бизнесе. В рамках стратегического планиро­вания обеспечивается комплексное обоснование проблем, с кото­рыми может столкнуться предприятие, и определяются действия по их разрешению, а также разрабатывается конкретный план управленческих действий (стратегии) по выполнению миссии предприятия и достижению сформулированных целей.

Стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы быть целостными в течение длительного периода и одновременно достаточно гибкими, позволяющими при необходимости осуществить их совершенствование и переориентацию. Общий стратегический план следует рассматривать как программу дея­тельности предприятия на длительный период времени с услови­ем, что постоянно меняющаяся деловая и социальная обстановка делает коррективы этого плана неизбежными.

Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем мире бизнеса, фирма должна постоянно заниматься сбором и анализом огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах.

Стратегический план придает фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников, и в то же время не привлекать работников других типов. Этот план открывает перспективу для организации, которая направляет ее сотрудников, привлекает новых работников и помогает продавать изделия или услуги.