Автоматизированные рабочие места (АРМ)

Общая структурная схема информационной системы АТП приведена на рис.1. Включает комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМов):

1 – АРМ отдела кадров;

2 – АРМ технического отдела;

3 – АРМ диспетчера;

4 – АРМ таксировщика;

5 – АРМ отдела эксплуатации (учет регулярности работы);

6 – АРМ бухгалтерии;

7 – АРМ планового отдела;

8 – АРМ техника по учету топлива;

9 – АРМ техника по учету ходимости шин;

10 – АРМ ремонтной службы;

11 – АРМ склада;

12 – АРМ администратора системы (базы данных).

Сразу следует оговорится, что структура информационной системы и функции отдельных АРМов будут разными для различных типов АТП (пассажирские, грузовые, таксомоторные и пр.). Однако вне зависимости от этого все рабочие места должны работать в рамках единой (локальной) сети, с использованием единой базы данных. Ниже приводятся структура и основные функции каждого АРМа на примере пассажирского предприятия.

Рис.1. Структура информационной системы автотранспортного предприятия

АРМ отдела кадров. АРМ отдела кадров предназначен для ввода корректировки информации о персонале предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (прием, увольнение, перехода другое подразделение), а также изменения по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа кадрового состава позволит получить оперативные данные о текучести, потребности, вакансиях, списочный состав подразделений и пр. Вся информация об изменениях кадрового состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными на чтение с других рабочих мест.

Рис. 2. Функциональная схема АРМ отдела кадров

АРМ технического отдела. АРМ технического отдела предназначен для ввода и корректировки информации о подвижном составе предприятия (рис.3). Здесь заполняются необходимые справочники (марки автомобилей, нормативы технического обслуживания и пр.). персонал технического отдела отслеживает все перемещения автомобилей (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закрепления за водителями и пр. Все данные об изменениях подвижного состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступным на чтение с других рабочих мест.

АРМ диспетчера. АРМ диспетчера предназначен для оперативного планирования работы водителей и кондукторов. Здесь заполняются необходимые справочники (маршруты, режимная таблица, расписания и пр.). Диспетчер составляет месячный график работы линейного персонала, вносит в данный график оперативные корректировки (невыход по болезни), анализирует табеля фактической работы линейного персонала, составляет суточные наряды выходов на работу. Делает оперативную корректировку нарядов, обеспечивает их печать и передачу в автоколонны. Наличие данного АРМа резко сокращает трудозатраты на обработку путевых листов, поскольку после формирования наряда плановая работа водителей автоматически заносится в базу данных.

АРМ таксировщика. АРМ таксировщика предназначен для ввода и обработки путевых листов. На данном АРМе должны обрабатываться путевки по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.). Здесь же вводится информация о полученном водителем топливе (с ведомости топливо-раздачи или путевых листов), выручка кондукторов (с билетно-учетных или путевых листов). Кроме того, здесь же оформляются сходы подвижного состава с линии, смена маршрута, замена кондукторов и пр. В фоновом режиме происходит расчет отработанных часов, корректировка плановой выручки (в случае схода с линии), расчет пробегов и нормативного расхода топлива. Результаты обработки путевых листов сразу попадают в базу данных и становятся доступными на чтение с других рабочих мест.

Рис. 5 Функциональная схема АРМа таксировки путевых листов

АРМ отдела эксплуатации. АРМ отдела эксплуатации предназначен для обработки листов регулярности (рис. 6). Его наличие необходимо только для тех ПАТП, где работает система учёта регулярности (например, обработки СКАД отметок). На данном АРМе обрабатывается работа только маршрутных автобусов. Он должен работать в 2-х режимах: расчёт выполненных рейсов и регулярности только на основе СКАД отметок, ручной ввод выполненных рейсов с расчётом регулярности по СКАД отметкам (в случае не стабильной работы табло). Данный АРМ должен иметь полную стыковку с АРМом таксировщика, а вернее выполнен в 2-х вариантах – как самостоятельное рабочее место (только обработка листов регулярности), как элемент АРМа таксировщика.

		Путёвки (листы) регулярности
		АРМ «Кадры» БД водителей
				Арм отдела эксплуатации Справочник маршрутов Режимная таблица Справочник расписаний
		Путёвки (листы) регулярности
		БД

Рис 6. Функциональная АРМа обработки СКАД отметок

АРМ бухгалтерия. Это наиболее сложная служба (с точки зрения реализации и сопровождения) и должна состоять из комплекса самостоятельных АРМов, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами предприятия. Все бухгалтериские проводки должны фиксироваться в главной книге. Исходя из этого в бухгалтерии должны функционировать следующие подсистемы (рис. 7).

Рис. 7. Основные элементы подсистемы бухгалтерского учёта

- расчёта заработной платы (все категории работников);

- подсистема учёта основных средств;

- подсистема учёта малоценных материалов;

- подсистема работы с банком (выписка платёжных поручений);

- подсистема работы с внешними организациями (поставщики запчастей, договорные работы и пр.).

Подсистема расчёта зарплаты (рис. 8) должна рассчитывать начисления:

- основную заработную плату;

- доплаты (ночные, праздничные, за работу в выходной день, за классность, за разрывной график работы, за сверхурочные и пр.);

- премии (готовится плановым отделом);

- дополнительные выплаты и пр.

Рис. 8 Функциональная схема АРМа бухгалтерии (расчёт заработной платы)

Удержания:

- подоходный налог;

- пенсионный фонд;

- алименты;

- профсоюзные взносы и пр.

В качестве справочной информации бухгалтера заносят в базу данных праздничные и рабочие дни, начисления и удержания, таблицу настройки по справочнику начислений, справочник минимальных зарплат по месяцам, тарифов и пр. В течение месяца бухгалтера обрабатывают только больничные листы, отпуска и начисляют зарплату уволенным работникам, корректируют табеля выходов для служащих. Расчёт зарплаты выполняется раз в месяц, после чего делается распечатка нужных выходных документов (кассовые ведомости, расчётные листки и пр.).

Учёт основных средств (рис. 9) сводится к формированию необходимых справочников (виды, подвиды средств, нормы амортизации и пр.). Сведения о новых основных средствах вводятся в базу данных с накладных. При необходимости в автоматическом режиме делается расчёт их износа (остаточной стоимости), а также переоценка стоимости (в случае инфляции, морального износа и пр.). При списании средств в автоматическом режиме составляются соответствующие акты. В системе присутствуют модуль анализа состояния основных средств, с помощью которого можно получить любые интересующие сводки (прибытие, убытие, наличие, стоимости и пр.).

Рис. 9. Функциональная схема АРМа бухгалтерии

(учет основных средств)

Рис. 10. Функциональная схема АРМа бухгалтерии

(учет малоценных материалов).

Учет малоценных материалов (рис. 10) сводится к формированию необходимых справочников (виды, подвиды материалов, материально ответственные лица и пр.). Сведения о малоценных материалах средствах вводятся в базу данных с накладных (оформляется поступление на склад). При необходимости малоценные материалы передаются в эксплуатацию с указанием конкретного подразделения или лица, при этом делается расчет их износа. При списании малоценных материалов в автоматическом режиме составляются соответствующие акты. В системе присутствует модуль анализа состояния малоценных материалов, с помощью которого можно получить любые интересующие сводки (прибытие, убытие, наличие на складе и в эксплуатации, стоимости и пр.).

Работа с банком. Любое предприятие работает с банком, соответственно должна быть подсистема выписки платежных поручений и выполнением других проводок денежных средств. Вся эта информация должна автоматически попадать в главную книгу. В данной подсистеме ведутся свои справочники (реквизиты предприятия, банка, клиентов, и пр.), выполняются проводки денежных средств с автоматической выпиской необходимых документов, имеется модуль анализа состояния счетов и движения денежных средств (рис. 11).

Рис. 11. Функциональная схема АРМа бухгалтерии

(работа с банком)

Работа с внешними организациями. Автотранспортное предприятие имеет массу смежников и клиентов (поставщики запасных частей, топлива, резины, ремонтные заводы, заправочные станции). Ведутся работы с другими организациями по хозяйственным договорам (ремонт зданий, обслуживание линии связи, и пр.). Естественно в одних случаях возможно поставка материалов без оплаты (в долг), в других предварительная плата (полная или частичная). При большом количестве клиентов и поставок необходимо отслеживать движение материальных денежных средств, эта функция выполняется подсистемой учета работы с внешними организациями (рис. 12).

Рис. 12. Функциональная схема АРМа бухгалтерии

(работа с внешними организациями)

В системе присутствует модуль ведения основных справочников (склады, клиенты, поставщики, виды договоров и пр.). Все новые договора вводятся в систему через соответствующий модуль, денежные проводки выполняются либо в данном АРМе, либо в АРМе работы с банком. Имеется модуль анализа состояния поставок и движения денежных средств, который позволяет выдать соответствующие выходные формы.

АРМ планового отдела. АРМ планового отдела предназначен для планирования технико-экономических показателей (ТЭП), убытков и доходов (рис.13). Кроме того, здесь выполняется расчет премий и анализ деятельности предприятий. Формы анализа должны формироваться по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.) в разрезе всех подразделений предприятия (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка и пр.).

Рис. 13. Функциональная схема АРМа планового отдела

АРМ техника по учету топлива. АРМ техника по учету топлива предназначен для вода и корректировки топливных нормативов, получения выходных форм анализа расхода топлива, ежедневного контроля правильности ввода топлива, полученного водителями, получение оперативных сведений о перерасходах. Данные о пробегах и расходе топлива формируются автоматически в ходе работы АРМа таксировщика (рис. 14).

Рис. 14. Функциональная схема АРМа техника по учету топлива

АРМ техника учета ресурса шин. АРМ техника учета ресурса шин предназначен для определения пробегов по каждой шине, установленной на автомобили, составления заявок для отправки шин на шиноремонтные заводы, для анализа износов шин(в разрезе моделей шин, шинных заводов, маршрутов, марок автомобилей и пр.). С помощью данного АРМа возможен и анализ причин преждевременного износа шин. Здесь заполняются необходимые справочники (модели шин, шинные заводы, классификаторы причин преждевременного износа, нормы износа шин и пр.) персонал данной службы переносит в базу данных картотеку шин, установленных на автомобили, отслеживает все перемещения шин по автомобилям (установка, снятие), с выдачей соответствующих актов, приказов и распоряжений. Модуль разноски пробегов шин позволит делать расчет пробега в автоматическом режиме (данные о пробегах автомобилей формируются в АРМе таксировщика). Модуль анализа износов шин позволит получить оперативные данные о пробегах шин, данные о причинах их преждевременного износа пр. (рис. 15).

Рис. 15. Функциональная схема АРМа техника по учету ресурса шин

АРМ ремонтной службы. АРМ ремонтной службы предназначен для планирования ТО-1 и ТО-2, для учета ремонтных воздействий на автомобили (рис. 16).

Рис. 16. Функциональная схема АРМа ремонтной службы

3. Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоемкости и простоев в ТО и ремонте, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все перемещения автомобилей по предприятию (постановка в ремонт, перемещение по ремонтным зонам, выход из ремонта) с формированием соответствующих документов (ремонтных листков). Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о местонахождении автомобилей, о готовности к выполнению транспортной работы, о простоях в ремонте и пр. вся информация об изменениях состояния подвижного состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной на чтение с других рабочих мест.

АРМ склада. АРМ склада предназначен для отслеживания движения запасных частей и материалов (приход, расход, остаток). Функционально он дублирует АРМ материальная часть бухгалтерии и отличается от него тем, что учет ведется с указанием местоположения деталей на складе. Для части предприятий (особенно если склад находится на значительном расстоянии от административного здания) данный АРМ может быть необязательным. Здесь заполняются необходимые справочники (виды материальных средств, места их хранения, группы, подгруппы деталей и пр.). Персонал склада отслеживает все перемещения запчастей по предприятию (приход, выдача водителю, передача на промежуточный склад, продажа и пр.) с формированием соответствующих документов. Модуль анализа состояния склада позволит получить оперативные данные о наличии и о местонахождении запчастей, о складских остатках, о «залежалости» или дефиците материалов и пр. Вся информация об изменениях состояния склада мгновенно отражаются в базе данных, и становится доступными на чтение с других рабочих мест. При реализации данного рабочего места нужна четкая согласованность функций с рабочим местом материальной части бухгалтерии (рис. 17).

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В АТП

Внедрение информационных систем в АТП необходимо выполнять в определенной последовательности. Все рабочие места связаны на информационном уровне и «питают» друг друга определенными данными. На первой стадии запускаются рабочие места, обеспечивающие систему нормативно-справочной информацией, на второй — текущей (первичной) информацией, и на третьей — формирующие выходные формы. Примерная последовательность реализации АРМов приведена на рис. 18.

При реализации комплексной системы предприятия в первую очередь необходимо запустить АРМы «Техотдел» и «Кадры» поскольку без сведений о подвижном составе, водителях и ремонтных рабочих и другом персонале ни одна из подсистем работать не будет.

На втором этапе необходимо реализовать подсистемы работы диспетчера, обработки путевой документации и учета топлива. В результате комплексной обработки путевых листов будут формироваться сведения о расходах топлива, отработке водителей (часы) и о пробегах автомобилей.

На третьем этапе возможна реализация рабочих мест бухгалтерии (начисление заработной платы) и планового отдела (формирование форм анализа работы предприятия).

На четвертом этапе, после того как в системе налажен учет пробегов, можно реализовать АРМ техника по учету ходимости шин, АРМ ремонтной зоны (планирование ТО-1 и ТО-2, диспетчерское управление постановкой в ТО и ре­монт, учет работ исполнителей при ТО и ремонте автомобилей), АРМ склад.

Внедрение информационных систем в АТП необходимо выполнять в две стадии: на первой — реализуются учетно-статистические задачи, на второй — задачи управления эксплуатационными затратами (на топливо, шины, запчасти и

т.п.)