Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с П(С)БУ 4 «Отчет о движении денежных средств» и Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине. Согласно П(С)БУ 4, денежными средствами и их эквивалентами в финансовой отчетности на предприятии считаются денежные средства на расчетном счете в банке, денежные средства в кассе фирмы, денежные средства в пути и находящиеся на руках подотчетных лиц, любые другие активы с высокой степенью ликвидности (депозитные сертификаты сроком на 3 месяца).

Также учет денежных средств на предприятии ведется согласно Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине. Расчеты между предприятиями и организациями осуществляются, как правило, без участия наличных денег, путем перечисления средств со счета в банке своего предприятия на соответствующие счета других предприятий. Это исключает использование в расчетах наличных денег и связанные с ними расходы на охрану, транспортировку, но не исключает самих наличных из расчетных операций. Расчеты и платежи осуществляются, как правило, посредством денежных средств.

Текущий счет предназначен для обеспечения собственных потребностей этих организаций и учреждений (выплата заработной платы и платежей по ней; операции, связанные с социально-бытовыми расходами, и пр.).

Счет №31 «Счета в банках» предназначен для учета наличия и движения денежных средств, находящихся на счетах в банках и могут быть использованы для текущих операций.

На дебете счета № 31 отражается поступление денежных средств, на кредите – их использование (Приложение №2).

Аналитический учет на счете №31 осуществляется по выпискам банка, и только при наличии на предприятии расчетных субсчетов открывают отдельные аналитические счета для учета операций по текущему счету. Выписка обязательно представляется на 1-е число каждого месяца.

Касса – самостоятельное подразделение предприятия, предназначенное для сохранения средств и проведения расчетов наличными. Материальная ответственность за сохранение средств и ведение кассовых операций возложена на кассира, с которым заключают договор о материальной ответственности в форме обязательства кассира (или другого уполномоченного лица).

Кассир, получивший из бухгалтерии кассовые ордера, должен проверить правильность их оформления, наличие и действительность подписей, дополнения, перечисленные в ордере. Лицу, внесшему наличные в кассу, выдается квитанция. При выдаче наличных по расходному кассовому ордеру (Приложение №2) отдельному лицу кассир требует предъявления документа, подтверждающего личность получателя. Такими документами является паспорт, заграничный паспорт, военный билет, служебное удостоверение при наличии в нем фотографии и личной подписи владельца. Кассир все поступления и выдачи, наличных по приходным и расходным кассовым ордерам (Приложение №2) учитывает в Кассовой книге.

Для обеспечения сохранности денежных средств бухгалтерия осуществляет проверки кассы один раз в квартал с пересчетом всей наличности и других ценностей, находящихся в кассе, и составляет соответствующие акты. Выявленный проверками неиспользованный остаток, превышающий лимит кассы, сдается на Текущий счет, а недостача взыскивается с кассира.

На предприятии осуществляется также внешнеэкономическая деятельность, поэтому для расчетов с иностранными фирмами используется субсчет 312 «Текущие счета в иностранной валюте».

Под отчет выдаются наличные на операционные, хозяйственные и расходы, связанные с командировками. Подотчетное лицо по окончании установленного срока обязано представить авансовый отчет о расходах этих средств по назначению (Приложение №2) и предъявить подтверждающие документы, а также внести в кассу оставшуюся сумму средств. Бухгалтерский учет выданных под отчет средств ведут на субсчете №372 «Расчеты с подотчетными лицами.

Основными по учету денежных средств для данного предприятия являются следующие проводки:

1) Расчетный счет

В национальной валюте

Д311 К361 – поступила оплата за отгруженный товар

Д631 К311 – оплатили полученный товар

В валюте

Д312 К362 – поступила оплата за отгруженный товар – экспорт

Д632 К312 - оплатили полученный товар – импорт

2) Касса

Д301 К311 – поступили деньги в кассу из банка для выдачи з/п и на хоз. нужды

Д301 К3721 – возврат денежных средств из подотчета

Д301 К361 – поступили деньги в кассу за отгруженные товары, услуги

Д3721 К301 – выданы деньги под отчет на хоз. нужды или командировку

Д661 К301 – выдана зарплата по ведомости