Краткие теоретические сведения. Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы, отобранных так

Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы, отобранных так, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом. Таблицы, на основе которых строится сводная таблица, должны содержать заголовки строк или столбцов, которые необходимы для создания полей данных.

Сводная таблица во многом объединяет возможности других обобщающих инструментов, таких как Итоги, Фильтр, Консолидация. В Сводной таблице можно произвольным образом изменить структуру исходных данных, располагая заголовки строк и столбцов удобным образом, а также получить все необходимые промежуточные итоги и сортировки.

Задание 1. Создание сводной таблицы

Сводные таблицы создаются на основе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Построение сводной таблицы на основе внешних источников данных выполняется с помощью программы Microsoft Query.

Создание и обработка сводных таблиц осуществляется с помощью специального мастера, для запуска которого предназначена команда Сводная таблица из меню Данные. Последовательно рассмотрим эти средства на примере данных, представленных на рис. 11

Рис. 11 Исходная таблица.

1 шаг. Выберем из меню Данные инструмент Сводная таблица. В появившемся окне в качестве источника укажем собственную таблицу Excel, результат также сформируем в виде таблицы.

2 шаг. Определение источника данных. По умолчанию Excel сам определяет исходный блок, если курсор находиться в нужной области. В нашем примере в диапазоне A1: G16. Если исходные данные находятся в других файлах, следует открыть их с помощью кнопки Обзор.

3 шаг. Определение местоположения и структуры сводной таблицы. Сначала следует указать, где именно будет отображена сводная таблица. В нашем примере можно расположить на существующем листе и в качестве начальной ячейки укажем клетку В17. Далее выбираем кнопку Макет, где формируем вид таблицы через интерфейс, изображенный на рис 12.

Рис. 12 Задание начального макета сводной таблицы.

Здесь предлагается определить структуру формируемого документа. В области Столбец и Строка переносятся поля, сведения о которых будут находиться на соответствующих осях формируемой таблицы. Здесь имеет значение относительный порядок расположения полей. Поле, находящееся первым, является старшим по отношению к следующему. Это означает, что одному значению первого поля будут соответствовать все значения второго. В поле Данные будут отображаться собственно данные, в нашем примере Итоговая оценка. Дважды щелкнув по полю Итоговая оценка, можно изменить Параметры поля.

После нажатия кнопки можно изменить числовой формат поля Итоговая оценка, представив его в виде целого числа.

Рис. 13 Созданная сводная таблица.

Задание 2. Реорганизация сводной таблицы

Чтобы реорганизовать сводную таблицу, можно просто перетащить один или несколько заголовков полей. Например, чтобы узнать средний балл по каждой группе, достаточно перетащить поле Группа из области сводной таблицы в область столбцов.

Рис. 14 Сводная таблица, показывающая средний балл по каждой группе

Контрольные вопросы:

1. Какие функции может выполнять инструмент Сводная таблица?

2. Перечислите средства настройки сводной таблицы (Параметры сводной таблицы).

3. Из каких данных состоит поле Данные сводной таблицы?

4. Можно ли на основе одной сводной таблицы построить другую?

5. Что собой представляет диалоговое окно Отобразить детали?