Сотрудничество с зарубежными партнерами, перевозчиками (авиакомпаниями, предприятиями, владеющими автотранспортными средствами).

Работа с зарубежным партнером – важнейший аспект деятельности туристской фирмы. Услуги отелей, трансферты, экскурсионные программы составляют большую часть туристского пакета и, как правило, значительную часть его стоимости. Поэтому успешное взаимодействие с зарубежными партнерами позволяет получить оптимальные цены на услуги, что напрямую ведет к успешной деятельности туристской фирмы. Следует выделить несколько стадий процесса сотрудничества с зарубежными партнерами.

1) Переговоры с партнером:

1.1 подготовка к переговорам – сбор информации о потенциальных партнерах из всех возможных источниках. Сбор информации о партнерах позволяет: получить общее представление о сложившейся на туристском рынке ситуации касательно интересующих аспектов предстоящих переговоров; изучить цены фирм-конкурентов потенциального партнера на предлагаемые ими услуги. Информация о партнерах анализируется, после чего происходит отбор потенциальных партнеров, и назначаются встречи.

1.2 переговоры с зарубежным партнером – имеют право проводить лица, уполномоченные директором фирмы, на основании приказа или доверенности. Как правило, это руководители фирмы, менеджеры по направлениям и, в особых случаях, референты. Правильное построение переговоров способствует достижению взаимовыгодных условий и позволяет значительно расширить рамки сотрудничества. Переговоры с зарубежным партнером проводятся, как правило, по предварительной договоренности сторон либо носят незапланированный характер при встречах на выставках, презентациях и пр.

Рекомендации по проведению переговоров:

§ важно достойно представить свою фирму;

§ уделять больше внимания успехам фирмы;

§ уделить внимание опыту работы партнера, месторасположению офиса и его оснащению, наличию русскоговорящих сотрудников и лицензированных гидов, наличию раннее заключенным выгодным контрактам;

§ обсудить: услуги, в предоставлении (получении) которых заинтересованы стороны; условия предоставления услуг; возможность предоставления дополнительных услуг (дополнительное экскурсионное обслуживание); комиссионное вознаграждение; стоимость услуг, тарифы; скидки для больших групп, детей; условия оплаты – сроки, штрафные санкции;

§ важно уделить внимание обсуждению нормативно-правовых вопросов (напр., валютное регулирование);

§ обсудить совместные рекламные программы; организацию рекламных туров.

2) Процедуру заключения договора уполномочены проводить руководители фирмы, либо доверенные лица. Обе стороны перед подписанием должны предъявить друг другу следующие документы:

§ белорусский партнер – копию лицензии, доверенность на подписание договора на английском языке;

§ зарубежный партнер – копию регистрационного сертификата, доверенность на подписание договора от директора фирмы.

Договор должен быть составлен и оформлен по всем правилам (см. №32).

3) Деловое общение с партнером:

1.1 деловая переписка. Рекомендуется использовать факсимильную и электронную связь, которые являются экономически выгодными и позволяют документально фиксировать все изменения в ходе переговоров с партнером.

§ факсимильное сообщение является документом, следовательно, существует ряд требований к его оформлению (на фирменном бланке – логотип, название фирмы, адрес, телефоны, факс, банковские реквизиты; регистрационный номер, дата отправления, количество страниц, формы вежливости, текст, подпись руководителя или сотрудника фирмы).

§ электронная почта, как правило, используется для обмена рекламными предложениями, информацией большого объема, а также для переписки, которую нет необходимости фиксировать документально.

1.2 телефонные переговоры являются одной из основных расходных статей бюджета фирмы. Поэтому время переговоров должно регламентироваться финансово-экономическим отделением и руководителем фирмы. Сотрудник обязан заранее подготовиться к телефонным переговорам с зарубежным партнером, чтобы в их процессе четко формулировать вопросы и за минимальный по времени срок успеть получить необходимую информацию.

4) Расчеты с партнером. Условия оплаты и порядок расчетов отражаются в договоре с партнером. Как правило, расчеты производятся следующим образом:

выставление счета → сверка счетов с ценами партнера → окончательная сверка взаимных платежей (по окончании года) → выяснение разногласий за имением таковых → урегулирование спорных вопросов → расчет.

Работа с перевозчиком: