Участие туристского предприятия в специализированных выставках.

Туристская выставка – это рекламное мероприятие, цель которого не только демонстрация туристского продукта, но и изучение состояния рынка туризма и новшеств в данной области, изучение спроса, а также продажа продукта и формирование имиджа фирмы.

1) Подготовка к выставке:

• необходимо получить полную информацию об условиях участия в выставке;
• оформляется заявка на участие, которая является основанием для предварительной регистрации и бронирования площади;
• необходимо получить подтверждение о регистрации фирмы в качестве участника выставки, ее план и номер арендуемого стенда;
• составляется перечень материалов и оборудования, необходимого для выставки;
• составляется письмо-заявка в адрес оргкомитета с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на ввоз (вывоз) груза;
• проводится подготовительная работа, связанная с оформлением стенда;
• проводится работа по подготовке рабочего материала для выставки (рекламно-информационные листовки, буклеты, проспекты, каталоги, бланки договоров, визитные карточки и пр.);
• сотрудникам фирмы рекомендуется заранее договориться с партнерами о деловых встречах на выставке;
• необходимо обеспечить пропусками сотрудников фирмы, участвующих в выставке;
• составляется приказ по фирме, в котором утверждается график участия сотрудников в выставке;
• обеспечивается доставка материалов и оборудования для оформления стенда;
• оформляется стенд;
• руководитель фирмы проводит инструктаж сотрудников, участвующих в выставке, разъясняя цели и задачи, стоящие перед ними.

2) Работа на выставке заключается в следующем:

• встречи с деловыми партнерами;
• участие в переговорах, обсуждение аспектов сотрудничества;
• поиск новых партнеров;
• поиск фирм-турагентов;
• сбор материалов для работы в новом сезоне;
• посещение стендов фирм-партнеров;
• сбор информации с целью изучения туристского рынка;
• сбор рекламной информации о фирмах-конкурентах с целью проведения маркетинговых исследований, повышения конкурентоспособности своего продукта;
• заключение договоров с партнерами.

В дни, когда выставка открыта для посетителей, менеджеры по направлениям работают на стенде, предлагая клиентам турпакеты, а также рекламно-информационные листовки фирмы.

3) Подведение итогов выставки. По окончании выставки рекомендуется проводить презентацию для закрепления достигнутых результатов. Целью презентации может быть также демонстрация возрастающих возможностей фирмы при открытии новых маршрутов, представлении новых зарубежных партнеров.

Подготовительную работу к презентации рекомендуется провести еще до начала выставки, чтобы максимально заинтересовать турагентов в сотрудничестве. С этой целью пригласительные билеты оформляются заранее и предлагаются турагентам непосредственно на выставке. Названия и контактные телефоны фирм, получивших приглашение, в обязательном порядке регистрируются в специальном журнале. При подготовке к презентации:

• проводится работа по выбору помещения для проведения презентаций;
• составляется и утверждается программа презентаций, которая включает: вступительное слово руководителя фирмы, представление маршрутов, выступление юриста, заключительное слово руководителя, фуршет;
• подготовка рабочего материала;
• производится сбор информации у менеджеров по направлениям о турагентах, присутствие которых желательно на презентации;
• производится рассылка пригласительных билетов;
• составляется полный перечень фирм-участников;
• проводится подготовительная работа, связанная с оформлением помещения.

На презентации:

• представитель фирмы встречает участников презентации;
• после регистрации каждому участнику выдаются рекламно-информационные материалы;
• руководитель фирмы произносит вступительное слово, представляя фирму, рассказывая о ее достижениях и перспективах развития;
• менеджеры по направлениям представляют маршруты фирмы, рассказывая об их преимуществах по сравнению с предложениями других фирм;
• менеджеры по направлениям отвечают на вопросы участников презентации;
• руководитель фирмы произносит заключительное слово и приглашает участников для дальнейшего общения к праздничному столу;
• участники презентации сдают заполненные опросные листы.