Офис турфирмы

В «Положении о лицензировании туристской деятельности» указано, что у юридического лица, осуществляющего туристическую деятельность, должно быть в наличии помещение, отвечающее законодательно установленным санитарным нормам, и оборудованное программно-техническими средствами связи; внешней рекламной вывеской с информацией о лицензиате и режиме его работы.

Поиск и выбор помещения для туристской фирмы – один из важных вопросов становления бизнеса. Поэтому следует сразу определиться с тем, какой офис нужен для эффективной работы турфирмы: его размер, местоположение, оборудование. Офис может быть однокомнатный, двухкомнатный, трехкомнатный и более; в деловом центре, административном или офисном здании; в жилом доме; в торговом центре; в холле гостиничного комплекса; в здании автовокзала, железнодорожного вокзала, аэровокзала; в здании профессиональных учреждений и др.

Важными характеристиками для офиса являются:

Ø тип здания, метраж офиса и количество комнат;

Ø срок договора аренды и стоимость аренды в месяц;

Ø возможное количество рабочих мест;

Ø количество телефонных линий, возможность их увеличения;

Ø наличие вентиляции/кондиционирования;

Ø тип охраны и пропускная система;

Ø парковочные места;

Ø оплата коммунальных платежей;

Ø предельная электрическая мощность;

Ø возможные дополнительные расходы в месяц, год;

Ø допустимый режим работы офиса, в том числе и в выходные дни;

Ø возможность оформления юридического адреса (адреса местонахождения предприятия);

Ø наличие санитарных и пожарных согласований.

После того как помещение для офиса найдено и соответствующим образом оформлены документы, необходимо подготовить его к организации туристской деятельности. Хороший офис турфирмы должен быть чистым и уютным; с современной техникой и удобными местами для посетителей; вызывать доверие у клиентов и желание обратиться сюда снова. Помещение офиса турфирмы можно разделить минимум на две функциональные зоны: приемную для работы с клиентами и так называемый бэк-офис – зону обработки заказов. При наличии дополнительных помещений (метража) выделяют также финансовую зону (касса), зоны ожидания и отдыха, переговоров, руководства, хозяйственную. Минимальный набор мебели для офиса турфирмы – это рабочие столы с конференц-приставками для посетителей, тумбочками, стол-ресепшн для секретаря, стеллажи для документов, рабочих и рекламных материалов, комфортные стулья, кресла для сотрудников и посетителей, возможно диван для ожидающих посетителей и другие элементы мебели и декора. Для хранения денежных средств и бланков строгой отчетности необходимо наличие сейфа. Обязательной техникой для офиса турфирмы являются компьютеры, телефон-факс, принтер, ксерокс, сканер. Для эффективной работы и предотвращения возможных сбоев и форс-мажорных обстоятельств с техникой компьютер должен быть на каждом рабочем месте и подключен к Интернет.

Уголок потребителя должен содержать необходимый комплект документов: свидетельство о государственной регистрации турфирмы, лицензию (лицензии) на осуществление турист­ской деятельности, сертификат соответствия[13]; общие правила реализации туристских услуг; бланки доку­ментов, оформляемые при реализации туристских услуг; Закон Республики Беларусь «О туризме»; Закон Республики Беларусь «О защите прав потребителей»; адреса и кон­тактные телефоны республиканских и местных органов управления в сфере туризма; адрес регионального общества защиты прав потребителей; книгу отзывов и предложений. Уголок потребителя может быть настенного крепления или стоять на приемном столе в доступном для обозрения месте. Можно оформить его в виде маленького «островка» под пальмой, тем самым, создав дополнительный уют и благоприятную обстановку для клиентов турфирмы.

В офисе турфирмы в доступном для посетителей месте должны находиться информационно-справочные материалы:

Ø рекламные проспекты, каталоги, буклеты, листовки, подобранные по турам;

Ø расписания и тарифы на все виды пассажирских перевозок на международных и внутренних линиях;

Ø цены на гостиничные и другие туристские услуги в стране и за ее пределами;

Ø адреса и телефоны туристских агентств, гостиниц, транспортных предприятий;

Ø туристские путеводители, карты, планы городов;

Ø телефонные справочники;

Ø календари проведения туристских выставок, бирж, ярмарок;

Ø специальные газеты и журналы по вопросам туризма и др.

Самым популярным атрибутом офиса турфирмы является глобус различных цветовых гамм и размеров.

Решая вопросы дизайна офиса турфирмы, следует предусмотреть такие составляющие, как способ и интенсивность освещения, цветовую палитру и оформление стен, покрытие пола и др. Так для покрытия пола может быть использована плитка, ламинат или паркет. Помещение офиса должно иметь хорошее освещение (но не слишком яркое). Зеленые растения послужат украшением любого офисного пространства. Можно приобрести красивые искусственные цветы или деревья и несколько живых горшечных цветов, не требующих сложного ухода. Специфику деятельности турфирмы можно отразить и в интерьере стен: яркие и сочные тона создадут позитивное настроение. Для украшения стен используют карты мира, регионов и курортов; фотографии из путешествий; картины и фотографии с изображением культурно-исторических мест Беларуси и города Витебска; дипломы и сертификаты в рамках; сувенирную продукцию туроператоров. Одним из современных приемов продвижения турпродукта являются мультимедийные технологии. Например, ЖК-панель, вставленная в картинную раму предоставит возможность сотруднику турфирмы демонстрировать клиентам фильмы и слайды о курортах в различных странах, электронные фотоальбомы и т.п. Используются в офисах турфирм и такие нестандартные приемы, как ароматы (например, ваниль, восточные благовония) и музыкальный фон.

Для создания яркого, запоминающегося образа турфирмы специалисты рекомендуют использовать фирменные цвета компании, а также разработать фирменную одежду или обязательные аксессуары для сотрудников, например, шейные платки или галстуки, определенного цвета рубашки, бейджики, значки и т.п.

Офисное пространство во многом определяет восприятие философии фирмы. Поэтому задача оформления офиса турфирмы - отразить в его дизайне и планировке основное направление деятельности компании, ее идеологию и занимаемое положение на рынке. Успешно выраженная в офисе идеология турфирмы приведет к более сильному сближению с ней сотрудников и посетителей, а также послужит отличной рекламой.