Суть та необхідність функції контролю

Розглянемо зміст терміну " конт­роль в управлінні" відносно сфери управління виробництвом.

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чо­гось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час вико­нання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.

Термін " контроль", як і термін " влада", викликає, перш за все, негативні емоції у виконавців. Для них контроль пов'язаний з певними обмеженнями, відсутністю самостійності та виявів ініціативи у при­йнятті рішень, примусовим виконанням визначених дій, застосуванням штрафних санкцій за порушення встановлених правил і процедур.

Контроль — це процес забезпечення досягнення цілей орга­нізації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, опера­тивного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання нормативно встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і ви­никає на певній стадії управлінського процесу.

Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.

Дуже поширеним є погляд на контроль лише як на засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визна­чення призводить до того, що процедура контролю на практиці зво­диться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо).

До основних економічних категорій, що стосуються контро­лю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо.

Контроль — це одна з функцій управління, що має аналітичний характер. Під час її. виконання здійснюється спостере­ження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої про­грами, порівнюються величини та значення параметрів, що контро­люються з заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі.

Трактування терміну " контроль" залежить від об'єкта контро­лю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому, і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття " контроль в управлінні" необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

§ як систематичну та конструктивну діяльність керівників та ор­ганів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;

§ як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є меха­нізм зворотного зв'язку;

§ як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управ­лінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення.

Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з ви­значення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсут­ність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльнос­ті структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями її діяльності, роз­поділяють зусилля та впливають на виконання робіт. Пітер Друкер за­значає, що " контроль та напрями діяльності — взаємозалежні поняття".

Будь-який контроль має багато ознак та характери­стик: завдання, об'єкт і суб'єкт, типи та загальні види.

У будь-якій діяльності мета контролю полягає у перевірці того, чи все відбувається згідно з заздалегідь прийнятим планом, діючими інструкціями та встановленими принципами.

Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні - всебічна діяльність об'єктів, що контролю­ються.

Основними завданнями контролю є:

q визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний мо­мент часу;

q прогнозування стану та поведінки об'єкта та його частини на визна­чений майбутній період часу;

q зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини таким чином, щоб при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхід­ні та оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини:

q завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих. що передбачались);

q збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;

q забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних зна­чень характеристик об'єкта.

Об'єкт контролю — це те, що (хто) контро­люється. У системі управління виробництвом об'єктами контролю є народне господарство в цілому, його окремі галузі, регіони, об'єднання та підприємства. Все­редині підприємства об'єктами контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Контролюються технологічні процеси, якість продукції, що виготовляється, витрати сировини та матеріалів, інструменти, викори­стання основних виробничих фондів, дані про продуктивність праці та заробітну плату, випуск продукції, постачання матеріалів і обладнання, реалізацію продукції." 2

До числа об'єктів контролю належать такі технологічні системи, як наприклад, машина, агрегат, поточна лінія; технологічний лан­цюжок: потік - лінія - цех - завод - об'єднання.

Предметом управління є отримання запла­нованого результату об'єктом управління.

Предмет контролю — це стан і поведінка об'єкта управління. Предметом контролю таких об'єктів, як об'єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановле­них законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату.

Стан об'єкта контролю описується якісними, кількісними, структурними характеристиками, а також такими, що визначені у часі та просторі, закріплені відповідними стандартами.

Суб'єктом контролю може бу­ти група людей або організація, що на­ділена відповідними повноваженнями.