Документы, массивы документов и базы данных.

Многочисленными исследованиями доказано, что человек с помощью зрения получает около 90% информации об окружающем мире, и поэтому в процессе эволюции человечества именно и возникла потребность в сохранении и передаче информации, которая воспринималась бы именно с помощью человеческого зрения. Документы, созданные специально (или изначально) для того чтобы информация, зафиксированная на их носителях, воспринималась посредством зрения человека, определяются как «визуальные документы».

Документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта, предмета или события ГОСТом Р 51141-98 определяются как изобразительные документы. Этим же стандартом изобразительные документы подразделяются на:

- графические документы - изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

- фотодокументы - изобразительные документы, созданные фотографическим способом;

- иконографические документы - документы, содержащие преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Изобразительные документы содержат статичные (не изменяющиеся по содержанию по времени) изображения. Но при этом также существует группа документов, изображение в которых динамично во времени. Созданию подобных документов способствовало изобретение в конце 19-ого века братьями Л.Ж. и О.Л.Люмьер киноаппарата для съёмки и проекции «движущихся фотографий». Документы, созданные кинематографическим способом на традиционных фотоматериалах, получили название «кинодокументы» (изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическим способом), которые по своей сути являются набором статичных во времени изображений (отдельных кадров).

В современных условиях киносъемка на традиционные фотографические материалы применяется практически только в кинематографии, а в повседневной жизни она полностью уступила свои права видеосъемке, сначала с помощью аналоговых, а затем с помощью цифровых видеокамер. Кино- и видеодокументы, в подавляющем большинстве случаев, являются комбинацией аудио- и визуальных документов, и ГОСТом Р 51141-98 определяются как «аудиовизуальные документы».

С изобретением письменности появились документы, на носителе которых с помощью письмен (знаков, цифр, символов, иероглифов и т.п.) стала фиксироваться речевая (коммуникативная, вербальная) информация. Эта информация обозначается как текст, т.е. зафиксированная письменами (знаками, цифрами, символами и т.п.) информация, ограниченная единым смысловым значением, вне зависимости от способа ее нанесения. Документы, содержащие текст, т.е. информацию, зафиксированную любым типом письма, определяются как «письменные документы»

Письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки, получили традиционное название - «рукописный документ». При рукописном способе изготовления текстовых документов письмена могут наноситься как красящими веществами, так и в виде рельефных неокрашенных штрихов (чеканка, резьба, гравировка и т.п.).

Документы созданные с использованием различных технологий полиграфической печати носят условное название «полиграфические документы».

В 1903 г. фирма «Ундервуд» (США) разработала наиболее удобную конструкцию для производства и эксплуатации пишущей машины, принципиальная схема которой стала прототипом всех остальных пишущих машин. Механический (ударный) способ нанесения информации на носителе с помощью пишущих машин получил название «машинописного». ГОСТом Р 51141-98 «машинописный документ» определяется как «текстовый документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами».

В настоящее время практическое использование пишущих машин сошло на нет, уступив место другим техническим средствам, однако способ нанесения на носитель информации с помощью технических средств (различных типов знакопечатающих и знакосинтезирующих устройств (матричных, лазерных, светодиодных, струйных принтеров)), по-прежнему традиционно сохраняет название «машинописный».

В первой половине 20-ого века были изобретены способы и технические средства электрофотографии, которые сегодня используются для воспроизводства (копирования) малотиражной документации (обычно информационного или управленческо-административного характера). Документы (а вернее копии документов), созданные с помощью электрофотографического аппарата по технологии так называемой сухой печати (от греч. xeros – сухой), получили обиходное название – «ксерокопия».

По естественно-научным основаниям «визуальные документы» можно разделить на две основные группы.

Первая группа – это документы, информация с которых может восприниматься непосредственно с помощью зрения человека без ее какого-либо преобразования или использования специальных технических средств (обычные очки к ним не относятся). Информация, нанесенная на носителях подобных документов, характеризуется в основном пространственными (размерными), яркостными и спектральными (цветовыми) характеристиками.

Документы первой группы (за исключением кинодокументов) имеют множество обиходных названий, среди которых наиболее распространены такие как: «рукописные документы», «письменные документы», «текстовые документы», «машинописные документы», «твердые копий», «бумажные копии», «машинограммы», «фотодокументы», «ксерокопии», «факсы» и т.д. и т. п. Однако все эти названия являются частными, во многом некорректными, и никоим образом не характеризуют в общем данную группу документов. В них достаточно часто и необоснованно смешиваются свойства носителя документа, способы и технологии нанесения информации на документы и непосредственно содержание информации на них. Но поскольку в настоящее время самым широко распространенным носителем подобных документов является бумага, а также учитывая многовековую практику создания подобных документов и традиционную терминологию, наиболее удачным и приемлемым термином для их определения будет являться - «документы на бумажных и аналогичных им носителях».

Ко второй группе относятся документы, на носителях которых визуальная информация находится (зафиксирована) в преобразованном (закодированном) виде, а для ее визуального восприятия требуется проведение ее обратного преобразования (декодирования) с помощью каких-либо специальных способов и технических средств.

В конце XIX-ого века французский учёный Ш.Кро впервые научно обосновал принципы записи звука и её последующего воспроизведения. Первым аппаратом записи и воспроизведения звука был фонограф (заявка на изобретение 1877 г.) американского изобретателя Т.Эдиссона. В 1888 г. немецкий инженер Э.Берлинер предложил использовать для записи носитель в форме диска. Предложенные ими системы записи звуковой информации получила название - «механическая запись звука». Основными ее недостатками являлись сравнительно быстрый износ носителя из-за непосредственного механического контакта граммофонной иглы с ней, невозможность монтажа и стирания записи. Для устранения этих недостатков в 1898 г. датским инженером В.Паульсеном был предложен первый аппарат для магнитной записи звуковой информации на стальную проволоку (телеграфон). В 40-х -50-х гг. XX-ого века получили распространение запись и воспроизведение звуковой информации на магнитную ленту посредством магнитофонов. В 1901 г. немецким инженером Э.Румером был изобретен фотографофон, предназначенный для фотографической записи звука. При фотографической записи в такт со звуковыми колебаниями изменяется (модулируется) сила или форма светового луча, падающего на движущуюся киноплёнку. В результате звук оказывается «сфотографированным».

Вне зависимости от технологии записи и воспроизведения звука, документы, «содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи» называются «фонодокументами» или «аудиодокументами». Фонодокумент, содержащий речевую информацию, относится к текстовым документам.

Потребность человечества в автоматизации обработки огромного объема информации, уменьшении сроков создания документов, ускорения процессов передачи документов во времени и пространстве и доведение ее одновременно до наибольшего количества людей, потребность в хранении больших массивов информации на небольших объемах носителя и т.п., можно было решить только при одновременном использовании носителей, отличных от традиционных, способов кодирования и декодирования информации, специальных технологий и технических средств записи, обработки, передачи и воспроизведения информации.

Человеку удобнее всего использовать десятичную систему исчисления, но значительно ускорить и автоматизировать процессы обработки числовой и иной информации с помощью каких-либо технических устройств можно именно с использованием двоичной системы. Первым это обосновал еще в начале второй половины 17-ого века великий немецкий математик Г.Лейбниц. Следующим уровнем в области двоичной системы стали работы английского математика Дж.Буля, посвященные переводу логических операции (И, ИЛИ, НЕ, ЕСЛИ …ТО) на язык математики и созданию булевой алгебры. И именно основы булевой алгебры в 1910 г. американский физик П.Эренфест предложил использовать для описания работы реле (переключателей) в телефонных системах, которые впоследствии привели к созданию автоматических телефонных станций. Эти работы, а также работы трех выдающихся ученых – Клода Шеннона, Алана Тьюринга и Джона фон Неймана стали теоретической основой для создания архитектуры и структуры электронно-вычислительной техники.

Информация вводимая, обрабатываемая с помощью средств электронно-вычислительной, компьютерной и иной аналогичной техники, хранящаяся (записанная) на различных видах (типах) машинных носителях, или передаваемая посредством телекоммуникационных технологий, имеет вид или зафиксирована (представлена) в виде дискретных сигналов только двух уровней. Поэтому информацию, представленную двумя уровнями дискретных сигналов, стали назвать бинарной (двоичной). Наличие сигнала в заданной точке физического носителя с определенными характеристиками стали считать за цифру «1», а сигнал другого уровня - за цифру «0». Соответственно информация, хранимая на машинных носителях, обрабатываемая средствами электронно-вычислительной компьютерной и иной микропроцессорной техники, получила условное название «цифровой информации» или «информации в цифровой форме». Данные определения стали общепризнанными, и под ними сегодня никто не подразумевает запись, исполненную цифрами арабской, римской или иной системы исчислений.

Каждую систему письменности также можно перевести (перекодировать) на язык цифр в любой системе исчисления, и опять же проще процесс кодирования или декодирования сделать именно с помощью двоичной системы исчисления. Аналогично можно перекодировать аналоговые звуковые волны или изображения в систему дискретных сигналов.

Особая ценность научно-технического прогресса во второй половине 20-ого века, состояла в том, что информация стала фиксироваться, обрабатываться и передаваться в цифровой форме. Но для фиксации информации в подобной форме требуются специальные носители. Поскольку запись информации первоначально осуществлялась с помощью технических средств (машин) то они стали называться машинными носителями информации (МНИ).

В 1981 г. впервые появляется термин – «документ на машинном носителе»[9], который спустя три года был закреплен в названии Государственного стандарта СССР[10]. В ГОСТ Р 51141-98 под термином «документ на машинном носителе» определялся «документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной». Поскольку подавляющее большинство документов на машинных носителях создавалось с помощью компьютеров, то они получили обиходное название - «компьютерные документы»[11].

В 1993 г. впервые в нормативном акте появился, правда, без его расшифровки, термин «электронный документ»[12].

В ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» «электронный документ» стал определяться как документ, в котором «информация представлена в электронно-цифровой форме»[13]. Это же определение без изменения было перенесено и в ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[14]. И хотя законодатель в этом определении обратил внимание лишь на форму предоставления информации данного класса документов, отличающую его от других документов, но, даже при поверхностном рассмотрении оно характеризуется своей некорректностью и далеко не полностью раскрывает рассматриваемое понятие. Словосочетание «электронный документ» является более коротким чем «документ на машинном носителе» или «документы, подготовленные с помощью электронно-вычислительной техники», и поэтому мы им будем пользоваться в дальнейшем, но при этом будем учитывать, что слово «электронный» является в данном словосочетании абстрактным, не относящимся ни слову «электрон», ни слово «электроника», и таким же условным, как и понятия «цифровая информация» или «информация в электронно-цифровой форме».

Полагаем, что для уяснения сути электронного документа его следует определить как файл (или объединенную специальным образом совокупность файлов), зафиксированный (записанный) на машинном носителе, содержащий документную информацию, созданный с помощью аппаратно-программных средств микропроцессорной техники [15].

В этом определении мы сознательно ушли от понятия электронно-вычислительная и компьютерная техника по следующим причинам. ЭВМ, компьютеры и иные средства вычислительной, коммуникационной, периферийной и иной цифровой техники (калькуляторы, электронные записные книжки, цифровые фотоаппараты, кассовые и игровые аппараты и т.д. и т.п.) объединяет то, что основой их аппаратной части является микропроцессор, под которым понимается «устройство, выполненное в виде одной либо нескольких взаимосвязанных интегральных схем, реализующим выполнение программ и управляющим работой остальных узлов и устройств средств микропроцессорной техники»[16].

В современных условиях широко распространены комбинированные документы, представляющие собой комбинацию традиционных документов на бумажных и аналогичных им носителях и электронных документов, которые ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определены как совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных). Наиболее распространенными представителями комбинированных документов являются банковские и кредитные карты, а также, например, современный российский загранпаспорт с вклеенным в обложку машинным носителем информации.

В «докомпьютерную» эру вызванное той или иной потребностью человечества происходило постоянное накопление документов на традиционных носителях в виде какой-либо совокупности, получивших название «массивы документов» или «информационные массивы». В качестве массивов документов могли выступать библиотеки и архивы. Информационные массивы учреждений, организаций и предприятий формировались, как правило, по функциональному признаку; в них объединялись документы или фактические данные, в той или иной форме и на том или ином материальном носителе отражающие деятельность данной организационной структуры, финансовую, производственную, управленческую характеристики ее кадрового состава, оборудования и пр.

Кроме того, практически все органы законодательной и исполнительной власти и органы муниципального управления, коммерческие, некоммерческие и общественные организации формируют информационные массивы, в которых накапливаются нормативно-правовые акты, содержащие юридические основы регулирования их деятельности.

Однако поиск необходимого документа или документов в информационном массиве, созданном на основе традиционных документов на бумажных или аналогичных им носителях отнимает значительные временные и трудовые ресурсы. При условии, что создание подобных массивов требует значительных материальных затрат и площадей для их хранения.

Устранить эти недостатки могли только новейшие технологии создания и использования информационных массивов, основные на современных компьютерно-телекоммуникационных методах и системам.

Информационные массивы, созданные и записанные на машинных носителях информации, получили название базы данных (англ. data base), под которыми в самом широком смысле понимается совокупность хранимых в памяти компьютера данных, относящихся к определенному объему или кругу деятельности, специально организованных, обновляемых и логически связанных между собой. Они представляют собой своеобразную информационную модель конкретного объекта управления или вида деятельности. И именно базы данных позволяют в полной мере реализовать идею сбора, систематизации и доставки пользователю так называемой фактографической информации, роль которой в задачах управления, в первую очередь в правоохранительных и правоприменительных органах на всех уровнях, непрерывно возрастает.

При формировании баз данных на первый план выходит такой принципиально существенный критерий, как информационная потребность, диктующая не только выбор необходимых признаков объединения документов при фактографических данных в единую базу данных, но и способы ее «эксплуатации», особенности доступа к содержащейся в ней информации, возможность и целесообразность ее включения в различного рода компьютерные сети, необходимость и степень ее защиты и т.д.

1.4. Информационные процессы и информационные технологии: понятие и классификация.

Эпоха научно-технической революции в корне изменила представления о мире, захлестнув общество потоком разнообразной информации. В наши дни информацию рассматривают как источник ресурсов наравне с трудом и капиталом, а информационные системы и технологии — как средство повышения производительности и эффективности труда.

Информация несет человеку новые знания об объектах, процессах, явлениях. Процесс работы с информацией очень сложен и зависит от множества факторов как объективного, так и субъективного характера. На протяжении всей своей жизни человек постоянно участвует во всевозможных информационных процессах, среди которых можно выделить следующие.

Первым информационным процессом, с которым сталкивается человек при его рождении, это получение информации (данных) с помощью его органов чувств. В дальнейшем происходит уже целенаправленный поиск и сборинформации от внешних источников, как в рамках осуществления образовательного процесса, а в последствие и для реализации своей профессиональной деятельности.

Человек не только активно собирает необходимую ему информацию, но и в результате мыслительной деятельности создает новую информацию, которая необходима либо ему самому, либо окружающим его людям. Причем эта информация должна быть соответствующим образом обработана, для того, чтобы она имела вид человековоспринимаемой формы. И зачастую процессы создания и обработки информации связаны с процессом ее преобразования из одной форму в другую. Так, например, визуально воспринимаемое изображение может быть преобразовано в текст, или текст с одного языка можен быть переведен на другой язык.

Для того чтобы созданную и обработанную информацию можно было воспринять спустя какое-то время, должны быть использованы способы и технологии хранения информации, т.е. ее передачи во времени. В основном это достигается путем фиксации информации на каких-либо материальных носителях. В подавляющем большинстве случаев созданная одним человеком или группой лиц должна быть доведена до сведения (потребления) другой группы лиц. Т.е. должны быть осуществлены процессы передачи и распространения информации в пространстве.

Таким образом, в самом общем смысле, все какие-либо возможные операции с информацией и/или над информацией, можно обозначить как информационные процессы, в которые входят поиск, сбор, создание, фиксация, обработка, преобразование, хранение, передача, распространение и потребление информации.

Для осуществления информационных процессов человек издревле применял и совершенствовал специальные технологии, методы и приемы. Так, одним из первых методов сбора информации об окружающем человека мире было визуальное наблюдение, а также получение данных с помощью других органов чувств. В дальнейшем, собранная подобным образом информация, с помощью человеческого сознания обрабатывалась, а результатом подобной деятельности были умственные (логические) выводы, которые человек использовал в дальнейшей своей деятельности.

В древние времена каждый человек являлся источником коммуникативной информации, которую он мог передавать только при личном контакте в пределах видимости или слышимости, т.е. в пределах ограниченного пространства и только в реальном масштабе времени (т.е. время передачи информации совпадало со временем его получения (современных условиях определяется термином «on-line»)).

В процессе развития человеческого общества возникла проблема передачи коммуникативной информации и накопленных человечеством знаний во времени, т.е. получение информации спустя какое-то время после ее создания («off-line»). О методах и технологии фиксации информации довольно подробно рассказано в предыдущих параграфах.

Со времени появления первых документов перемещение их пространстве от одного адресата к другому осуществлялась либо самим создателем документа или специально назначенным лицом. И спустя тысячелетия должность курьера не утратила своей актуальности. Впервые передачу небольшой по объему (и весу) информации на расстояние без участия человека начали применять еще в Месопотамии во 2-3 тысячелетиях до нашей эры. Для этих целей стали использовать голубей. Голубиная почта использовалась в течение нескольких тысячелетий. И даже в 1940 году, когда радиосвязь была развита хорошо, Англия «призвала» на военную службу 200 тысяч голубей.

В течение нескольких тысячелетий, так или иначе, технология передачи документов как материальных объектов в пространстве практически не менялась. Менялись только средства их доставки (лошади, суда, автомобили, железнодорожный транспорт, летательные аппараты).

Возможности органов чувств человека являются не только ограниченными, но в значительной степени субъективными. Поэтому с древнейших времен человек пытался использовать такие приемы и методы, которые, во-первых, давали максимально объективные данные, и, во-вторых, позволяли получать данные, недоступные для наших чувств.

Вероятно, первыми такими методами стали измерение веса и линейных размеров каких-либо материальных объектов. Измерения являются одними из важнейших информационных технологий получения данных об окружающем человека мира.

На познание человеком окружающего его материального и нематериального (энергии) мира сыграли многие открытия и изобретения. Так, изобретенное в 10-м веке в Китае увеличительное стекло в итоге стало своеобразным катализатором создания очков (13-й век) и камеры-обскуры с линзой (1550 г.), которая, в свою очередь стала прототипом для создания фотоаппарата. Развитие оптики, как одного из разделов физики, привело к созданию таких приборов, как микроскоп (1595 г.), зрительная (подзорная) труба (1600 г.), телескоп (1609 г.). Потребность человечества исследовать объекты с максимально возможным увеличением привело к созданию в 20-м веке электронной просвечивающей и растровой микроскопии.

Потребности человечества в анализе различных материалов и веществ, полей и излучений привело к открытию различных физико-химических методов исследования их свойств и/или состава. В основу классификации физико-химических методов анализа положена природа измеряемого физического или химического параметра анализируемой системы. В соответствии с этим все физико-химические методы делятся на следующие группы: химические, электрохимические; оптические; спектральные; хроматографические.

Федеральным законом (ФЗ) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[17] информационные технологии определяются как «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов». И хотя в данном определении и не акцентируется, но фактически предполагается, что в современном понимании информационные технологии, по сути, есть применение существующих на данный момент компьютерно-телекоммуникационных аппаратно-программных средств для обеспечения разнообразных информационных процессов.

Но освоение, практическое применение и оценка перспектив использования современных информационных технологий в различных отраслях человеческой деятельности, в т.ч. и в юридической, невозможно без знания элементарных основ в области аппаратно-программных средств цифровой и телекоммуникационной техники, а также методов и технологии создания, обработки, хранения, передачи во времени и пространстве информации в цифровой форме. Поэтому следующая глава и будет посвящена основам компьютерно-телекоммуникационных технологий.