Документированная и недокументированная информация

Первоначально сообщения передавались только при личном контакте человека с человеком посредством невербальных знаков - мимики, жестов и звуковых и голосовых сигналов. Становление речи как второй сигнальной системы стало одним из наиболее важных этапов развития человечества. Сообщения от человека к человеку к человеку стали передаваться в виде словесных (вербальных) сигналов. Кодирование передаваемой информации в виде речи позволило в значительной степени позволило сократить объем передаваемой информации при сохранении ее значимости.

Систему жестов, которую используют при общении глухонемые, можно также отнести к вербальным сообщениям, поскольку в своей основе она является лишь одним из способов кодирования устной речи.

Коммуникативная информация (сообщения) передаваемая с помощью речи, звуков, мимики, движений и жестов получила общепринятое название недокументированной информации.

В древние времена каждый человек являлся источником коммуникативной информации, которую он мог передавать только при личном контакте в пределах видимости или слышимости, т.е. в пределах ограниченного пространства. В процессе развития человеческого общества возникла проблема передачи коммуникативной информации и накопленных человечеством знаний во времени. Вероятно, первоначальным решением этой проблемы стало появление наскальной живописи. Среди некоторых ученых бытует мнение, что рисунки животных и быта древних людей являются прообразами первых учебных пособий, с помощью которых производилось обучение подрастающего поколения.

Вторую по насущности проблему передачи информации в пространстве человечество решило, став использовать переносимые носители информации: некрупные камни или их части, кусочки древесины, кожи животных и т.п. При этом в качестве носителя информации служила и кожа человека. На ней, в частности, наносилась информация о социальном положении человека в сообществе людей. При встрече людей уже не требовалось долго объяснять о том, кто ты есть на самом деле, достаточно было продемонстрировать нанесенные на теле татуировки. Татуировки, прошли сквозь тысячелетия, и сегодня для лиц, отбывших или отбывающих уголовное наказание, они являются как визитной карточкой, характеризующей криминальную специализацию, так и краткой автобиографией.

В древние времена не каждый человек обладал даром графически изображать какие-либо объекты, сцены охоты или быта. Другие люди, пытаясь что-то изобразить, стали упрощать изображения, пытаясь их свести к условным обозначениям, доступными для их исполнения любым человеком. Когда дальнейшее упрощение уже стало невозможным, появился знак. С помощью условных знаков уже практически любой человек мог передавать во времени и пространстве информацию о предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Устоявшаяся система условных знаков стала прообразом создания письменности.

В Государственном стандарте ГОСТ 16487-83 «документ» определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве»[5]. Т.е. обязательным условием существования такого объекта материального мира, определяемого термином «документ» - является целенаправленная деятельность человека по передаче информации во времени и пространстве. Лист бумаги с оставленным на нем кошкой отпечатком своей лапки не будет являться документом, а лист бумаги с нарисованным на нем человеком изображением отпечатка кошачьей лапки уже будет считаться таковым.

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация определена как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Формы возможного представления информации конкретизированы в ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», в котором «документ» определен как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания…»[6]. Зафиксированная на носителе информация в виде текста, звука, изображения и (или) их сочетания, ГОСТом 7.0-99 определена как «документная информация»[7] (не путать с понятием «документированная информация», считающегося синонимом термина «документ»).

ГОСТом Р 51141-98 носитель документа определяется как «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем … информации, в том числе в преобразованном виде»[8]. Тип, вид, морфологические свойства, химический состав носителя определяются характером назначения документа, видом фиксируемой информации, условиями доступности и распространения носителя, технологией фиксации (записи) информации, и некоторыми другими причинами, которые будут рассмотрены в следующем параграфе.

Если привести к общему знаменателю приведенные выше определения, содержащиеся в законодательно-нормативных актах, то для целей данной работы в самом общем смысле под документом будем понимать материальный носитель, на котором созданным человеком способом с целью передачи во времени и пространстве зафиксирована документная информация, в том числе в преобразованном виде.

На условия существования документа как искусственно созданного человеком предмета материального мира не должны накладываться ограничения на:

- физическую природу или какие-либо иные свойства носителя информации;

- способы и технологии нанесения (фиксации) информации на носитель;

- содержание и формы представления информации;

- способ восприятия человеком информации, нанесенной (зафиксированной) на носителе;

- на количество людей, создавших документ;

- на роль, которую при играл человек при его создании: являлся ли он автором (т.е. источником) информации или исполнителем (т.е. лицом, непосредственно самим каким-либо способом и с помощью каких-либо технических средств нанесшим (зафиксировавшим) информацию на предмет материального мира) или одновременно тем и другим;

- время существования (жизни) документа в целом (как носителя документа так зафиксированной на нем документной информации).

В современных условиях, как и в древние времена, для передачи информации только во времени могут использоваться неподвижные (неперемещаемые) носители естественного происхождения (например, надпись потомкам на скале - «Здесь был Вася»). Носителем документа может быть и объект искусственного происхождения, но изначально не предназначенный для изготовления документов (записать телефон друга на бумажной салфетке или сигаретной пачке является обыденным делом). Трудно, наверное, назвать надпись на стене дома документом, хотя подобное сочетание носителя и нанесенного на него человеком текста формально попадает под определение понятия документ.