Этапы формирования текстового электронного документа.

Любой текстовый документ в процессе своего формирования проходит следующие этапы (рис.7.2): [2]⁾

1. Создание документа.

2. Ввод и редактирование текста.

3. Рецензирование текста.

4. Форматирование документа.

5. Сохранение текстового документа.

6. Публикация документа.

Рис.7.2.Этапы формирования текстового документа.

Дадим пояснения каждому из упомянутых этапов.

1. Создание документа. Назначение этого этапа — инициализация процесса начального формирования нового текстового документа. Это действие можно выполнить двумя способами:

§ На основе имеющегося текстового документа — открывается имеющийся документ, затем он редактируется и сохраняется под новым именем. Этот метод интуитивно прост, и его зачастую используют большинство даже опытных специалистов, однако он категорически не рекомендуется начинающим пользователям из-за опасности нечаянного искажения исходного документа при неправильном сохранении нового документа поверх старого.

§ На основе шаблона — открывается так называемый шаблон документа как некоторый чистый образец и далее он заполняется с последующим сохранением со своим именем.

Определение. Шаблон – это специальный файл, который является образцом электронного документа (ЭД), и он сохраняет все необходимые внутренние установки текстового редактора для создания ЭД, включая параметры страницы, характеристики используемых шрифтов, атрибуты абзацев и прочее.

2. Ввод и редактирование текста — производится с помощью клавиатуры и и органов управления пользовательского интерфейса текстового редактора. При необходимости в текст могут быть внедрены внешние объекты – таблицы, рисунки, диаграммы, формулы. схемы и другие графические объекты.

3. Рецензирование текста, под которым понимаются два процесса:

§ Редактирование текста с регистрацией изменений. При этом редактор сохраняет две версии ЭД: предыдущую и действующую. Это позволяет увидеть все введённые исправления путём сравнения этих версий. Многие текстовые редакторы позволяет сохранять более двух версий одного и того же документа и проводить многоступенчатое редактирование.

§ Комментирование текста с созданием заметок на полях ЭД в виде примечаний, которые можно просмотреть в специальном окне только на экране монитора, напротив соответствующих абзацев. При печати текстового документа эти примечания обычно не выводятся.

4. Форматирование документа, которое заключается в выполнении ряда действий для придания заданной формы представления тексту ЭД и внедрённых в него объектам. К этим действиям относятся:

§ Выбор параметров шрифта (гарнитуры, размеров, начертания и цвета);

§ Управление выравниванием текста на странице, управление абзацами;

§ Управление размерами и расположением внедрённых объектов;

§ Создание маркированных, нумерованных списков;

§ Управление параметрами страницы (поля, колонтитулы, ориентация документа и пр.)

5. Сохранение текстового документа — это процедура записи текстового файла на внешние носители информации. При сохранении ЭД можно использовать собственный формат текстового редактора (процессора), либо один из стандартных текстовых форматов файла: TXT, RTF и др.

6. Публикация документа — это процедура обнародования документа, когда доступ к документу получают многие пользователи. Существует открытая (общедоступная), корпоративная или закрытая публикация. Любая публикация может быть представлена в трех видах

§ На бумажном носителе (статья или заметки в газете, журнале, буклете, монография, брошюра и пр.), путем распечатывания электронного документа с помощью принтера или иного печатающего устройства.

§ В электронном формате (электронный документ рассылается по электронной почте, на компакт дисках и дискетах в том формате, в котором он был создан).

§ В Web-формате — это преобразование ЭД в HTML -формат и выставление его на Web-сайт.