Средства обработки документов

Классификация средств обработки документов показана на рис. 7.5.

Рис. 7.5. Классификация средств обработки документов

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелейшаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Пример 7.2. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Пример 7.3. Серия настольных вертикальных ленточных подборщиков: DC 6 Mini (8лоточныи). DC 8 Mini (10лоточный), DC 10 Mini (10лоточный), имеют производительность 2100 блоков в час, работают с бумагой формата АЗА4.

· Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

· Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

· Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Пример 7.4. Машины СВ 350, СВ 400, СВ 3000, РМ 12 осуществляют переплет пластмассовыми пружинами до 450 листов; СВ 600, WB 600 переплет металлическими пружинами до 150 листов; Т 90. Т 95 термоперсплет высокого качества в течение 40секунддо 150 листов.

· Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

· Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 " Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

· Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

· Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

· Состав пакета Microsoft Office 2007

·

· Microsoft Office Word 2007 - обновленная версия текстового процессора Microsoft Office Word 2003, который разработан для создания, редактирования и форматирования текста. В обновленной версии стали доступны множество функций, в том числе возможность защиты вашего документа, преобразования его в разные форматы. Инструменты пакета помогут быстро, качественно и красиво изменять внешний вид текста, добавлять в него графические элементы, фигуры, таблицы, графики и диаграммы.

· Microsoft Office Excel 2007 объединил в себе плюсы Microsoft Office Excel 2003 и работу программистов над исключением ошибок. Основным предназначением данного приложения является процесс сбора и обработки информации. Теперь есть огромный выбор способов обработки и выведения полученного результата в виде графиков, схем, диаграмм и таблиц, управление которыми стало намного проще в данной версии.

· Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, можно быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразовывать существующие базы данных или создавать новые базы данных. Также можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям.

· Microsoft Office Outlook 2007 предоставляет широкие возможности по управлению своим рабочим временем и данными. С помощью новых средств, таких как быстрый поиск и список дел, можно быстро находить и организовывать требуемые данные. Можно совместно использовать данные, хранящиеся в Office Outlook 2007, коллегам, друзьям и родственникам независимо от их местонахождения. Программа облегчает решение задачи распределения времени, позволяя сконцентрировать внимание на самых важных моментах.

· Microsoft Office PowerPoint 2007 дает пользователям возможность быстро создавать впечатляющие динамические презентации, объединяя рабочий процесс пользователя и удобные способы совместного использования информации.

· Microsoft Office Publisher 2007 помогает самостоятельно создавать, настраивать широкий диапазон маркетинговых материалов, а также обмениваться ими. Новые и усовершенствованные возможности обеспечивают пошаговое руководство в процедурах создания маркетинговых материалов и их распространения в печати, через Интернет и по электронной почте, что помогает создавать фирменный стиль, управлять списками клиентов и отслеживать ход маркетинговых кампаний.

Выделение текста в документе

Чтобы произвести какие-либо действия с уже набранным текстом, его надо выделить. Самый простой способ это выделение протяжкой мыши (при этом должна быть нажата левая кнопка мыши). Эту же операцию можно проделать при помощи клавиш управления курсором при нажатой кнопке Shift.

В Word 2007 существует специальный режим выделения текста. Для переключения в этот режим необходимо нажать клавишу F8. После этого текст можно выделять клавишами управления курсора (или щелчком мыши в нужном месте) при этом использовать кнопку Shift не нужно. Для выхода из этого режима необходимо нажать клавишу Escape.

Несколько нажатий F8 последовательно выделяют слово, предложение, абзац, весь текст.

Можно выделять текст щелчком мыши на полях документа: 1 щелчок выделяет строку, 2 щелчка - абзац, 3 щелчка - весь текст. Весь текст также можно выделить с помощью команд Ctrl+A, либо вкладка Главная -Редактирование - Выделить все.

Для выделения отдельных частей текста (блоков) используется клавиша Ctrl. Мышью выделяем необходимый блок, затем зажимаем клавишу Ctrl на клавиатуре, затем снова мышью выделяем следующий нужный блок и так далее, пока не выделим все необходимые блоки текста.

При необходимости в любом месте документа можно выделить вертикальный прямоугольный фрагмент, для этого при нажатой клавише Alt нужно произвести выделение мышью.

Копирование и перемещение текста

На панели Буфер обмена расположены четыре основные кнопки: Вставить, Вырезать, Копировать, Формат по образцу.

Кнопка Вставить активна лишь в том случае, если в буфере обмена есть какой-то объект. Соответственно, кнопки Вырезать, Копировать активны, если есть какой-либо выделенный фрагмент.

Буфер обмена в Word 2007 позволяет хранить до 24 объектов. Если вы работаете в обычном режиме, в буфере сохраняются только последние скопированные данные. В расширенном же режиме можно работать одновременно с 24 фрагментами данных (см. [1, с.79]). Чтобы активировать расширенный режим, нужно щелкнуть на кнопке открытия диалогового окна для работы с буфером обмена в группе Буфер обмена вкладки Главная. При наведении указателя мыши на какой-либо объект, находящийся в буфере обмена, появляется всплывающее меню предлагающее вставить, либо удалить объект из буфера.

Поиск и замена текста

Для поиска и замены текста используется вкладка Главная-Редактирование. Для поиска нужно активировать команду Найти и в открытом окне поиска и замены ввести искомый фрагмент (символ, слово, текст), при этом искомый фрагмент выделяется. В настройках можно выставить Выделение при чтении - Выделить все, тогда найденный фрагмент во всем документе выделяется желтой заливкой.

При необходимости поменять несколько фрагментов текста, которые неоднократно встречаются, для удобства и экономии времени для поиска, используется функция Заменить, при этом вводим в поле новый фрагмент, который необходимо вставить в текст.

Команда Автозамена служит для исправления ошибок, которые часто возникают при наборе (опечаток). В словарь автозамены вносятся правильные и ошибочные написания слов. При вводе ошибочного написания Word автоматически исправляет его на правильное (см. [1, с. 86-87]). Словарь автозамены можно дополнить вручную, для этого:

- щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word;

- перейдите в раздел Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены в одноименной области;

- в открывшемся окне настройки автозамены в поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, а в поле на наберите правильный вариант написания этого слова;

- нажмите кнопку Добавить, а затем OK, чтобы подтвердить ввод новых значений.

Замечание. Функцию Автозамена можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь часто повторяющихся слов и предложений. Например, вместо целого предложения можно ввести несколько первых букв и установить для них автозамену.

Проверка орфографии и пунктуации

Если слово содержит ошибку, оно выделяется красной волнистой линией, если ошибка в пунктуации или несогласовании слов, то предложение выделяется зеленой волнистой линией. Для проверки правописания нажмите клавишу F7 (автоматическая проверка правописания), а затем используйте отобразившееся диалоговое окно или область задач для просмотра файла или элемента, над которым ведется работа (рис. 2.2). Также можно выделить отдельный абзац и нажать клавишу F7.

Диаграммы

Кроме графических файлов, в документы Word можно вставлять диаграммы. При помощи диаграмм можно наглядно представить числовые данные в графическом виде, их гораздо легче воспринимать.

Для создания диаграммы необходимо нажать кнопку Диаграмма на панели Иллюстрации вкладки Вставка. В появившемся окне Вставка диаграммы надо выбрать тип диаграммы и ее вид. После этого, автоматически открывается окно программы Excel 2007, с набором некоторых стандартных значений для построения диаграммы (рис. 7.15). Необходимо ввести свои данные для ее построения.

После ввода данных в документе Word появится построенная диаграмма. При этом в ленте главного меню появится контекстный инструмент Работа с диаграммами, содержащий три ленты: Конструктор, Макет, Формат.

• Лента Конструктор состоит из четырех панелей: Тип, Данные, Макеты диаграмм, Стили диаграмм. Основные операции, выполняемые этими инструментами: изменение типа и вида диаграммы, ее данных и стиля.